COMMISSION RELATIVE A LA COPROPRIETE - Les archives de la copropriété



Le nouveau logiciel en full web (SAAS)de gestion de copropriété, vous permet d'archiver tous les documents utiles aux copropriétaires qui pourront les consulter sur le portail privé de la copropriété.

Traitement en masse des données :
  • Appels de fonds ou gestion des impayés multi copropriétés
  • Traitement des courriers recommandés (comme les convocations ou PV d'AG ou bien les appels de loyers) intégré au logiciel
  • Prélèvement aux normes SEPA pour l'ensemble des immeubles avec passage automatique de toutes les écritures comptables...

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COMMISSION RELATIVE A LA COPROPRIETE
Recommandation n°20 concernant les archives du syndicat des copropriétaires
LA COMMISSION :
CONSIDÉRANT :

• que l'article 33 du décret du 17 mars 1967 modifié, pris en application de la loi du 10 juillet 1965, dispose, en son alinéa 1er, que :

« le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes. »

• que l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée dispose que :

« En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat. Dans le délai de deux mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat. Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au juge, statuant en référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas du présent article ainsi que le versement des intérêts dus à compter du jour de la mise en demeure. »

• que l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée dispose en ses alinéas 3 et 4 que :

« le conseil syndical.. peut prendre connaissance et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l’administration de la copropriété. Il reçoit, en outre, sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat ».
• que l'article 1er, de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives définit celles-ci comme étant « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ».

CONSIDÉRANT qu'une gestion rigoureuse des archives du syndicat des copropriétaires est essentielle au suivi d'une bonne administration de l'immeuble ;

CONSIDÉRANT que, dans de nombreuses situations, l'archivage des documents relatifs à l'immeuble et au syndicat se révèle incomplet ou insuffisant ;

CONSIDÉRANT qu'il convient d'examiner, tant au regard des textes applicables qu'au regard des obligations que font peser les nécessités quotidiennes sur les syndicats et les syndics, les questions relatives à la constitution, la conservation, la communication et la transmission des archives syndicales.
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