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Assistance comptable à la gestion locative !

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Facturer une dépense payée par le bailleur au locataire

Gestion des locataires et du bail avec le logiciel de gérance locative

Enregistrement du mouvement sur le compte du locataire et du bailleur

Dans le cas ou le bailleur aura payé une dépense que le locataire devra rembourser, il y a lieu de passer une écriture directe entre le locataire et le bailleur comme indiqué ci-dessous:

Enregistrer le paiement du locataire

Veuillez vous assurer que le reglement du locataire pointe bien avec l'affectation de la dette du locataire (1ère écriture ci-dessus), de manière à ne pas affecter ce reglement à des loyers.

Conséquence sur le compte du bailleur

Les mouvements ci-dessus montrent le parcours des flux « comptables » pour facturer une dépense payée par le bailleur au locataire. Cependant il est nécessaire de prendre en compte la reglementation.

Ci-dessus l'écriture passe un débit (une dette du locataire) et crédite le compte du bailleur (une créance du cabinet vis à vis du bailleur!). Là on découvre une anomalie!

En effet comment avoir une créance vis à vis du bailleur, alors que le locataire n'a pas encore payé sa dette ?

Plusieurs réponses possibles pour pallier à cette anomalie :

Passer l'écriture au moment ou le locataire paye sa dette : cette solution n'est pas acceptable car le locataire ne pourra payer sa dette que si celle-ci apparait sur son avis d'échéance... cette réponse ne peut donc pas être validée
Passer l'écriture mais ne pas reverser le montant de cette facturation au bailleur : cette solution consisterait à retenir sur les versements au bailleur le montant de cette facturation non encore payé par le locataire. Ici nous sommes sur la bonne route, à condition que le gestionnaire ce souvienne du cas, mais qu'en ai-t-il si le gestionnaire à 2000 bien à gérer ?????
Passer l'écriture, et indiquer dans le logiciel le même montant dans la rubrique « provision conservée ». Cela aura pour conséquence de « bloquer le montant de cette facturation non encore payé par le locataire » sur les sommes reversées au bailleur, sans pour se baser sur la mémoire du gestionnaire ! (voir ICI comment passer une provision conservée sur le logiciel des gestion locative ) . Dès que le locataire aura payé sa dette, il suffira de supprimer la provision conservée (en un clic sur le logiciel) pour revenir à une situation normale.

On l'a compris, la 3ème solution est la plus en adéquation avec la reglementation, surtout si ce cas est assez rare, sachant que la seconde reste possible et plus facile à assumer dans la gestion au quotidien.

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Litige locataire jugé pour une ancienne dette

Un litige a été jugé avant que nous avions la gestion avec un ancien locataire

Bonjour
pour notre bailleur Sxxxxx : un litige a été jugé avant que nous avions la gestion avec un ancien locataire MR Lxxxxxx
Ce locataire envoie 30€ par mois pour régler ce litige
comment dois je passer les écritures comptables de ce virement dans la mesure ou le locataire na jamais été référencé chez nous sur le logiciel de gestion locative vilogi ?
MERCI par avance
cdt

Passer par un compte spécial pour gérer l'ancienne dette du locataire

Bonjour,

Il ne s'agit pas à ce stade de gérer des loyers d'un locataire, mais d'une dette de l'ancien locataire qui ne fait plus parti du procéssus (loyer/quittance à recouvrer...) habituellement géré sur le logiciel des gestion locative.

Nous ne pouvons que vous conseiller de créer un compte «comptable» spécial sur lequel vous entrerez (écriture manuelle) les fonds que verse cette personne à la banque.

Puis périodiquement vous solderez ce compte par un versement sur le compte du bailleur et éventuellement lui retenir des honoraires (à passer manuellement aussi).

Le compte spécial pourrait être par exemple un compte de la classe 462 Créditeurs divers

Pour créer ce compte sur le logiciel de gestion locative, aller sur le plan comptable (Parametrage puis plan comptable)

Créer un nouveau compte 4620 0001 Mr XX (nom de l'ancien locataire)

(le numéro de compte doit avoir 8 chiffres)

Bonne comptabilité
Supprimer le lettrage des paiements du locataire avec les rubriques payées

Annuler tout le lettrage d'un compte locataire en une seule fois

Bonjour, j'utilise le logiciel de gestion locative depuis plusieurs mois et j'ai fais des mélanges dans l'engeristrement des paiements du locataires (qui paye son loyer par fragments).

Je souhaire donc annuler tout le lettrage d'un compte locataire, afin de refaire son compte proprement et recalculer les honoraires.

Est-ce possible et si ouin pourriez-vous m'indiquer comment le faire en une seule fois?

Merci d'avance,

Cordialement,

supprimer le lettrage des paiements locataire avec les logiciel immobilier VILOGI

Voici comment délettrer les paiements des locataires sur le logiciel immobilier gestion locative

Bonjour,

Oui, vous pouvez délettrer les paiements des locataires de tout un exercice en un seul clic, sur le logiciel de gestion locative immobilier.

Voici comment faire, mais auparavant vous devez mesurer les conséquences que cela aura sur le compte du bailleur.

1 - cela supprimera tous les honoraires/GLI calculés sur le compte du bailleur pour la période visée.

2 - Si les rapprochements paiement/rubriques payées n'étaient pas bien callés, lorsque vous allez les rapprocher proprement, cela aura pour effet de modifier tous les honoraires (puisqu'ils sont calculés sur les paiements des locataires), donc lors du re-lettrage, cela modifiera certainement le Compte Rendu de Gestion du bailleur pour la période.

3 - une fois ces informations prise en compte, le traitement prendra quelques minutes seulement pour repointer les paiements du locataire avec les rubriques. Vos comptes seront plus "propres".

Voici comment procéder:

1 - Aller sur l'écran du locataire

2 - sélectionner l'exercice que vous souhaitez dépointer (si tout le compte vous semble erroné, le mieux est de prendre l'exercice le plus ancien, puis de continuer jusqu'à l'exercice d'aujroud'hui.

3 - lorsque l'exercice est sélectionner, passer votre souris en haut de l'écran du locataire sur le montant qui apparait Solde dû, puis cliquer (vous aurez un message d'alerte, cliquer sur le bouton OUI.

C'est fait, tous les reglements du locataires sont décorellés, les honoraires sont supprimés sur le compte du bailleur, reste à repointer.

4 - aller dans LOCATAIRES CREDITEUR de l'onglet FINANCES, sélectionner le locataire, puis reconstituer les rapprochements paiements/rubriques.

Cordialement
Rejet du chèque du locataire pour absence de signature

Comment enregistrer le rejet de chèque du locataire pour absence de signature

J'ai enregistré le reglement du chèque du locataire.

Comment passer ce retour du chèque de la banque sur le logiciel de gestion locative ?

Merci

Procédure de retout du chèque du locataire

Bonjour,

Se positionner sur l'écriture de la remise de chèque.

Cliquer sur l'icone bleue devant l'écriture

Sur l'écran de modification il y a un bouton REJET DE PAIEMENT, cliquer dessus.

Modifier la date et enregistrer --> l'écriture est contre-passée --> il faudra dans ce cas supprimer le lettrage du 1er paiement avec la rubrique payée au départ, puis faire pointer l'annulation du chèque avec le paiement dans LOCATAIRE CREDITEUR.

Attention, ce rejet de chèque modifiera donc le CRG du bailleur ainsi que les honoraires.

Lorsque vous aurez passé à nouveau le chèque "signé" tout redeviendra normal sur le CRG.

Cordialement
Ajouter des garants au bail du locataire

Ajouter des garants au locataire

Bonjour
je voudrais rajouter 2 garant sur le locataire VxxxxxxE.

Comment faire.
Merci de me dire
MME GO

Ajouter des garants au niveau du bail

Bonjour,

A partir de l'écran du bailleur ou du locataire --> aller sur le bail

Dans le cadre GARANTS -> ajouter un garant -> remplir les zone -> enregistrer -> le garant sera intégré et le document à lui faire signer sera disponible.

Cordialement
Les montants versés par le locataires ne figurent pas sur le compte du bailleur

Le locataire paie la même somme chaque mois, pourquoi le bailleur ne perçoit il pas le même montant?

Bonjour,
la locataire du bailleur XXXX paie la même somme chaque mois, pouvez vous nous dire pourquoi le bailleur ne perçoit il pas le même montant, notamment janvier et février 2021 ?
dans cette attente,
bien à vous

Le locataire a trop versé il devient locataire créditeur

Bonjour,

Le 04/01 le locataire a versé 1163.29€ correspondand au loyer 939.17€ + charges 65€ + un ancien solde de l'exercice précédent de 159,12€. -> chaque rubrique est bien passée sur le compte du bailleur
Le 02/02 le locataire verse 1163.29€ par erreur le même montant que février alors qu'il aurait du payer 1007.17€.
Du coup il a trop versé 159.12€ -> il devient créditeur ce qui constitue une anomalie -> il apparait d'ailleurs une icone mauve en forme d'écran pour signaler cette anomalie
Il n'est donc pas possible de reverser le trop versé par le locataire sur le compte du bailleur (Loi Hoguet).
Ces fonds trops versés restent sur le compte locataires créditeurs.

A ce stade il faudrait demander au locataire de déduire 159.12€ sur son prochain reglement de loyer de manière à que son compte soit régularisé.
Ainsi le total de ce qu'il aura versé correspondra à ce qui sera basculé sur le compte du bailleur.

Bien cordialement

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Un litige a été jugé avant que nous avions la gestion avec un ancien locataire

Passer par un compte spécial pour gérer l'ancienne dette du locataire

Annuler tout le lettrage d'un compte locataire en une seule fois

Voici comment délettrer les paiements des locataires sur le logiciel immobilier gestion locative

Comment enregistrer le rejet de chèque du locataire pour absence de signature

Procédure de retout du chèque du locataire

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Le locataire paie la même somme chaque mois, pourquoi le bailleur ne perçoit il pas le même montant?

Le locataire a trop versé il devient locataire créditeur