Régularisation des charges du locataire automatique

Charges locatives récupérables par les copropriétaires auprès de leurs locataires


Ub système intégré de régularisation des charges du locataire

Votre logiciel immobilier de gestion locative dispose d'un outil de régulatisation des charges en automatique à partir de l'écran du locataire.

Pour le calcul de la régularisation des charges qui prend en compte :

  • les provisions appelées auprès du locataire pour la période à régulariser
  • les appels de fonds du syndic de copropriété payés par l'administrateur de biens pour le compte du bailleur
  • les dépenses effectuées pour le compte du bailleur par le gestionnaire, pour le logement loué
  • les dépenses assurées directement par le bailleur qu'il est possible d'ajouter (à la volée) en «extra comptable» pour les prendre en compte dans la régul des charges du locataire.

Le logiciel immobilier proposera le calcul et le montant de la régularisation calculée.

Après validation du montant de la régularisatrion proposé, le logiciel passe automatiquement toutes les mouvements comptables utiles sur le compte du locataire:

  • soit une régularisation négative au profit du locataire (au crédit de son compte)
  • soir une régularisation positive qui viendra s'ajouter au débit du compte du locataire.

Enfin le logiciel immobilier gérance locative, proposera un relevé qui récapitule les calculs, ce document restera archivé sur le logiciel.

 

Pour rappel la régularisation annuelle des charges consiste, à réaliser la différence entre les provisions sur charges qui ont été affectées à un locataire, avec les dépenses réelles de la période considérée. Cette régularisation, se fait habituellement chaque année, dès réception du décompte annuel du syndic (en principe quelques mois après la fin de l'année considérée). Les charges locatives sont liées à l'utilisation du logement. Elles comprennent entre autre, l'entretien des parties communes, le chauffage lorsqu'il est collectif...

 

Pour commencer, aller sur l'écran du locataire et cliquer sur l'icone «REGULARISATION DES CHARGES»

Préparer la régularisation des charges du locataire avec le logiciel immobilier gestion locative

Ub système intégré de régularisation des charges du locataire

Dans l'exemple qui suit, nous allons procéder à la régularisation des charges du locataire LAMARRE Pathy de l'exercice 2017.

En effet nous avons reçu et enregistré en date du 14/02/2018 la réédition des charges du syndic de copropriété.

Nous sommes le 22/02/2018 et nous allons lancer la procédure de régularisation du locataire


Présentation de l'écran de calcul de la régularisation des charges du locataire

  1. La partie supérieur pour saisir «à la volée» des dépenses payées directement par le bailleur (sans passer par le cabinet de gestion)

    Nous verrons plus loin comment ajouter à la volée des dépenses que pourrait avoir engagé le bailleur pour le logement loué, sans être passé par l'administrateur de biens.

    On y retrouve souvent la Taxe d'ordures ménagère, frequemment payé directement par le bailleur

  2. Le cadre au centre fait ressortir toutes les dépenses enregistrées sur le logiciel immobilier par l'administrateur de biens (voir le détail ci-dessous)
  3. Enfin le bloc inférieur fait le relevé de toutes les provisions sur charges qui ont été imputées sur le compte du locataire. Il s'agit ici de toutes les écritures de provisions s/charges qui ont été appelés sur le compte du locataire à partir des avis d'échéances de loyer mensuel.
Ecran de présentation du calcul de la régularisation des charges du locataire

Présentation de l'écran de calcul de la régularisation des charges du locataire


Le bloc des dépenses engagées par le gestionnaire dans la régul de charges du locataire

Ce bloc récapitule des mouvements financiers que l'administrateur de biens aura engagé et imputé sur le compte du locataire.

On y retrouve:

  • les appels de fonds du syndic de copropriété
  • la régularisation des charges de copropriété (en positif ou en négatif)
  • les dépenses diverses comme des réparations engagées pour le compte du locataire
  • les éventuelles taxes (TOM) par exemple

 

Figurent ici toutes les dépenses engagées et qui n'ont pas fait l'objet d'une régularisation précédente: pour cette raison, on peut y trouver des dates de dépenses sur plusieurs exercices!
Les dépenses payées par l administrateur de bien pour le logement loué

Le bloc des dépenses engagées par le gestionnaire dans la régul de charges du locataire

Chaque ligne correspond à l'enregistrement d'une dépense liée au bien loué, enregistrée sur le logiciel immobilier de gestion locative par l'administrateur de biens, pour le compte de son mandant.

 

  1. cochez les cases qui entrent dans le calcul des dépenses pour la régularisation des charges en cours (celles qui concernent l'exercice à régulariser)
  2. dates des mouvements comptables
  3. libellés
  4. le nom du bien et de son locataire visés
  5. les montants affectées au débit du compte (vient ajouter des dépenses au locataire)
  6. les montants affectés au crédit du compte de dépenses (vient en déduction des dépenses au profit du locataire)
  7. les comptes des fournisseurs des dépenses
  8. la part de ces charges récupérables sur le locataire, ce sont ces montants qui seront pris en compte pour affecter les dépenses au locataire.
    Exemple, sur la dernière ligne ici, le montant total de la dépenses payée par le gestionnaire (qui correspond à la régularisation des charges reçues du syndic de la copropriété où est situé le logement loué) s'élève à 95.68€, alors que la part récupérable auprès du locataire n'est que de 72.20€.

 

On aperçoit dans le cadre des dépenses liées à l'exercice 2018, alors qu'au dessus figurent celles de 2017. Dans notre exemple de régularisation, nous allons cocher uniquement celles de 2017, auxquelles nous allons ajouter la ligne correspondant à la regularisation des charges du syndic de copropriété (pour 95.68€ - 72.20€)

Les provisions de charges appelées auprès du locataire pour la régularisation des charges

Le bloc des provisions perçues, correspond aux provisions sur charges qui ont été appelées sur les avis d'échéance du locataire.

Celles-ci vont venir en déduction des dépenses réelles de la période considéré.

Les provisions sur charges appelées auprès du locataire sur la période

Les provisions de charges appelées auprès du locataire pour la régularisation des charges

  1. cocher les lignes qui correspondent aux provisions affectées pour la prériode
  2. date de l'écriture comptable (avis d'échéance du locataire)
  3. libellé
  4. bien loué et rappel du nom du locataire
  5. montant des charges provisionnées
  6. compte de contrepartie utilisé (ici c'est le compte «410-71 quittances à recouvrer» utilisé par le logiciel immobilier de gestion locative)

 

Dans cette exemple, nous avons coché les lignes correspondant aux provisions s/charges de l'exercice 2017

Ajouter des dépenses supplémentaires avancées par le bailleur dans la régulatisation des charges

Cette fonctionnalité permet d'ajouter à la volée des dépenses que pourraient avoir engagé le propriétaire bailleur de son propre chef. On y trouve souvent la TOM ou d'autres dépenses d'entretien. Ces dépenses viendront se greffer à celles enregistrées par l'administrateur de bien pour assurer la régularisation des charges du locataire.

L'enregistrement de ces informations n'aura aucun conséquence sur la comptabilité tenue par l'administrateur de biens, elles serviront uniquement à calculé la regularisation.

Avant de réaliser cette régularisation, l'administrateur de bien aura donc intérêt à demander au bailleur un relevé détaillé des dépenses qu'il aura effectué durant la période.

 

  1. Cliquer sur le bouton «Ajouter une information»
  2. saisir la date de la dépense
  3. sélectionner le bien ciblé parmis le choix (si le bailleur à confié les mandats pour plusieurs bien en gestion)
  4. saisir un n° de piece
  5. saisir un libellé de la dépense
  6. saisir le montant TTC
  7. saisir le montant de la TVA (utile si le locataire récupère la TVA)
  8. enregistrer votre travail
Ajouter les dépenses supplémentaires pour la régularisation des charges du locataire

Ajouter des dépenses supplémentaires avancées par le bailleur dans la régulatisation des charges

Ici nous avons enregistré le montant de la TOM qui a été payée directement par le bailleur (et qui n'apparaisent pas sur les comptes tenus par l'administrateur de biens).


Cocher tous les éléments à prendre en compte dans le calcul de la régularisation des charges

Verifiez bien que vous avez bien pris l'ensemble des éléments qui serviront à calculer la régularisation des charges.

Cliquer sur le bouton VALIDER LA REGULARISATION pour voir le résultat provisoire de la régularisation
Cocher les éléments à prendre en compte dans le calcul de la régularisation

Cocher tous les éléments à prendre en compte dans le calcul de la régularisation des charges


Résultat du calcul de la régularisation des charges du locataire

Le nouvel écran qui apparait montre le résultat de la régularisation des charges.

  1. résultat de la régularisation
  2. saisir la date à laquelle sera passée ce montant sur le compte du locataire
  3. saisir la période qui a servi de référence de calcul pour la régularisation
  4. valider la régularisation pour confirmer le passage de la régularisation
  5. en dessous on aperçoit le détail des rubriques pris en compte dans le calcul de la régularisation des charges
Résultat de la régularisation des charges pour le locataire

Résultat du calcul de la régularisation des charges du locataire

Le résultat de la régularisation s'élève à 585.45€, montant qui sera imputé sur le compte du locataire automatiquement.


Ecriture comptable de régularisation des charges passée automatiquement par le logiciel immobilier

L'écriture comptable de la régularisation des charges a été passée automatiquement au débit du compte du locataire.

  1. on remarque le libellé explicite qui reprend l'exercice concerné par la régularisation
  2. la piece justificative de la régularisation jointe (GED) décompose le détail pour le locataire 
  3. comme partout sur le logiciel immobilier gérance, si vous disposez des droits, vous avez la possibilité de modifier l'écriture, ou de la supprimer pour recommencer ce traitement.
Les mouvements pris en compte par cette régularisation (provisions s/charges, appels de fonds, dépenses diverses de la période), ne seront plus repris par le logiciel pour les prochaines régularisation.
Ecriture comptable automatique de régularisation par le logiciel immobilier

Ecriture comptable de régularisation des charges passée automatiquement par le logiciel immobilier


Justificatif détaillant le calcul de la régularisation des charges pour le locataire

Ci-dessous un specimen du justificatif qui sera mis à disposition du locataire à travers son extranet.

Donc inutile de lui envoyer, il pourra le consulter directement à partir de sont compte extranet locataire.

Justificatif de la régularisation des charges mis à disposition du locataire logiciel immobilier

Justificatif détaillant le calcul de la régularisation des charges pour le locataire

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
  • La régularisation des charges n'apparait pas sur le CRG du bailleur La régularisation des charges n'apparait pas sur le CRG du bailleur
  • Pièce comptable concernant les charges du locataire Pièce comptable concernant les charges du locataire