Affecter les lots aux copropriétaires

L'importation des lots, clés de répartitions de charges et des copropriétaires avec le logiciel syndic de copropriété


Associer les lots aux copropriétaires dans l'importation des données de la copropriété

Nous poursuivons la procédure d'importation et d'intégration des données automatiquement dans le logiciel de gestion de syndic, à partir de fichiers Excel.

Cette procédure est utile pour les grande copropriétés supérieures à 20 lots, car elle permet d'importer en quelques clics des centaines d'informations. Par contre en deça de 20 lots, il est préférable de saisir les informations à la main à partir de l'écran d'affectation des lots/copropritaires (voir image ci-dessous).

Après avoir importé donnéez concernant les lots, les clés de charges et les copropriétaires de la copropriété (voir les tutoriels précédents), l'étape suivante consistera à associer les lots aux copropriétaires dans votre logiciel de gestion de syndic.

La procédure est aussi simple à mettre en oeuvre que celle pour l'importation/intégration des lots, nous partons d'un fichier EXCEL sur lequel a été récupéré les informations sur les copropriétaires.

Voici pour rappel les differentes étapes à suivre pour importer automatiquement vos données de base pour paramétrer votre logiciel de gestion de syndic:

 

Préparation des fichiers à importer

Avant de lancer une importation de données dans la base de votre compte de copropriété, il est absolument nécessaire de verifier:

  • Que tous les champs (données) soient complèts (éviter que les données principales comme les noms des copropriétaires ou les numéros de lots soient vides!)
  • Eviter les lignes vides!
  • Eviter les données en double (doublons) bien que le logiciel supprimera les doublons!
  • Vérifier les données APRES IMPORTATION! (ce point est vital car toute la gestion de la copropriété en dépend).

Les données d'association des lots aux copropriétaires qui doivent impérativement figurer dans le fichier excel sont les suivantes:

  • Nom (INDISPENSABLE )
  • Prénom (INDISPENSABLE si plusieur copropriétaires portent le même nom)
  • Numéro du lot (INDISPENSABLE et figure dans le reglement de copropriété)
  • Date d'entrée dans les lots (INDISPENSABLE , si vous ne la connaissez pas saisir une date antérieure à l'année en cours, par exemple si nous sommes le 15/06/2014 et que vous ne connaissez pas la date d'entrée dans les lots des copropriétaires, saisir "01/01/2010"). Vous pourrez par la suite modifier les dates d'entrée dans les lots à partir de l'écran des copropriétaires.

Voici le modèle de fichier EXCEL que lequel figure les informations indispensables.

modele de fichier excel pour importer les lots coproprietaires dans le logiciel syndic

Associer les lots aux copropriétaires dans l'importation des données de la copropriété

Voci le lien pour télécharger et utiliser le modèle de fichier EXCEL pour importer l'affection des lots/copropriétaires: Téléchargez le fichier EXCEL des affectations des lots aux copropriétaires.


Ecran pour enregistrer les affectations des lots aux copropriétaires à partir d'une fichier Excel

Tutoriel logiciel immobilier pour syndic et administrateur de biens

Ecran pour enregistrer les affectations des lots aux copropriétaires à partir d'une fichier Excel


Ecran pour enregistrer manuellement les affectations des lots aux copropriétaires

Tutoriel logiciel immobilier pour syndic et administrateur de biens

Ecran pour enregistrer manuellement les affectations des lots aux copropriétaires