Assemblée générale des copropriétaires

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L'assemblée générale des copropriétaires

  • L'assemblée générale des copropriétaires

    L’assemblée générale est l’organe de décision de la copropriété.
    Elle réunit tous les copropriétaires au moins une fois par an afin de prendre les décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété, ainsi qu’à la préservation des parties communes et éléments d’équipement commun. Sa convocation, sa tenue et sa contestation répondent à des règles très strictes fixées par le législateur.
    • La convocation de l'assemblée générale des copropriétaires

      • Quand faut il convoquer l'assemblée générale des copropriétaires


        Il existe plusieurs types d’assemblées générales des copropriétaires qui devront être convoquées en fonction de leur objet.

        La plus importante est l’assemblée générale annuelle, qui est dite ordinaire dans le langage courant.
        Elle est obligatoire et doit être convoquée au moins une fois par an.
        Elle a pour but de se prononcer sur les comptes de l’année passée, sur le quitus à donner au syndic, sur le budget prévisionnel de l’année future, de reconduire le syndic dans ses fonctions ou d’en choisir un nouveau, d’élire les membres du conseil syndical, de fixer le seuil de consultation du conseil syndical et de mise en concurrence des entreprises, de voter les travaux nécessaires à l’entretien des parties communes, etc. Des assemblées générales des copropriétairessupplémentaires peuvent être convoquées.
        Elles sont dites assemblées générales extraordinaires . Leur réunion est, selon le cas de figure, soit aléatoire (vote de travaux imprévus et non connus le jour de l’assemblée annuelle par exemple), soit obligatoire (démission du syndic en place, ratification de travaux urgents exécutés sur l’initiative du syndic, etc).

        Dans ces deux cas de figure, tous les copropriétaires sont convoqués et sont appelés à voter.
        Toutefois, il existe des hypothèses où d’autres assemblées générales peuvent être convoquées pour se prononcer sur des sujets qui ne concernent que certains copropriétaires seulement.
        On les appelle les assemblées spéciales.

        Tel est le cas lorsque le règlement de copropriété a d’une part, mis à la charge de copropriétaires clairement identifiés des dépenses relatives à des parties communes spéciales ou à des éléments d’équipement commun et a précisé d’autre part, que les décisions afférentes à ces parties communes ou éléments d’équipement commun seront prises dans le cadre d’assemblées générales ne réunissant que ces copropriétaires.

        Il est également possible de convoquer des assemblées générales de copropriété spéciales dans les grands ensembles immobiliers où chaque bâtiment a été constitué en syndicat secondaire (chaque bâtiment est une sorte de copropriété à taille réduite avec son propre syndic, son propre conseil syndical et ses propres assemblées générales).

        Enfin, il est possible de convoquer une deuxième assemblée générale lorsque les points inscrits à l’ordre du jour d’une « première » assemblée n’ont pas recueilli la majorité requise. Une telle convocation n’est cependant possible que dans des cas bien précis (voir plus bas les règles de majorité).

      • Qui est habilité à convoquer l'assemblée générale des copropriétaires


        En principe, les assemblées générales doivent être convoquées par le syndic de sa propre initiative et aussi souvent qu’il le juge nécessaire.

        Toutefois, la loi lui fait obligation de convoquer une assemblée générale lorsque la demande en est faite soit par le conseil syndical, soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins ¼ des voix de la copropriété (à moins que le règlement de copropriété n’ait prévu un seuil plus bas de voix).
        Cette demande, qui prend la forme d’un écrit, doit lui parvenir par lettre recommandée avec accusé de réception ou lui être remise en main propre contre émargement, et doit indiquer les points à inscrire à l’ordre du jour.

        Lorsque le syndic ne donne pas suite à une telle demande de convocation, le conseil syndical ou les copropriétaires représentant plus d’1/4 des voix peuvent s’adresser au président du conseil syndical afin que celui-ci envoie au syndic une mise en demeure de convoquer par lettre recommandée avec accusé de réception (cette lettre devra préciser les points à traiter, ainsi que la date souhaitée de la future assemblée générale).
        A défaut de réponse sous 8 jours, le président du conseil syndical peut convoquer l’assemblée.

        Si le président du conseil syndical ne convoque pas l’assemblée générale, tout copropriétaire (et pas seulement celui ou ceux ayant présenté la demande initiale au syndic et représentant plus d’1/4 des voix) pourra alors saisir le président du tribunal de grande instance afin d’obtenir une convocation judiciaire.

        Pour ce faire, le copropriétaire doit justifier avoir au préalable mis en demeure le président du conseil syndical de procéder à la convocation d’une assemblée générale (par lettre recommandée avec accusé de réception) et n’avoir obtenu aucune réponse pendant plus de 8 jours. Si ces conditions sont réunies, le juge peut habiliter ledit copropriétaire à convoquer lui-même l’assemblée générale demandée (ou tout autre copropriétaire qu’il estimera compétent).
        Mais il peut aussi nommer un mandataire judiciaire à cette fin.

        S’il n’existe pas de conseil syndical, tout copropriétaire pourra de la même manière obtenir qu’une assemblée générale soit réunie à la demande du juge s’il démontre d’une part, qu’une première demande de convocation a été présentée au syndic par des copropriétaires représentant au moins ¼ des voix du syndicat et d’autre part, qu’à défaut de réponse de la part du gestionnaire, il lui a adressé personnellement une mise en demeure de convoquer restée infructueuse pendant plus de 8 jours.
      • Qui peut être convoqué à l'assemblée générale des copropriétaires


        Sauf le cas exceptionnel des assemblées générales spéciales (voir ci-dessus), le syndic doit convoquer tous les copropriétaires sans exception. A défaut, le copropriétaire non-convoqué peut demander l’annulation de l’assemblée générale.

        Lorsqu’un lot appartient à des époux, la convocation doit être adressée à Monsieur ou Madame.
        S’ils sont propriétaires chacun d’un lot dans la copropriété, une convocation distincte doit être adressée à chacun d’entre eux.

        En cas d’indivision ou d’usufruit/nue-propriété, la convocation doit être adressée au mandataire commun désignés par les intéressés ou à la personne désignée par avance par le règlement de copropriété.
        A défaut de stipulations particulières dans le règlement de copropriété ou de désignation d’un mandataire commun, ce dernier devra être nommé par le président du tribunal de grande instance saisi à la demande du syndic, d’un indivisaire, de l’usufruitier ou du nu-propriétaire selon le cas de figure.

        Lorsque le lot de copropriété appartient à une société immobilière dite d’attribution, une convocation distincte doit être envoyée à chaque associé.
        Chacun participera à l’assemblée et votera en fonction des tantièmes attachés au lot qu’il occupe (le représentant légal de la société est simplement informé de l’existence de la convocation et peut participer à l’assemblée avec voix consultative).
        Pour les autres types de sociétés, la convocation est adressée au représentant légal de celles-ci.

        En cas de vente d’un lot, le syndic doit adresser la convocation à la personne qui est propriétaire au moment de cet envoi. Contrairement à une idée reçue, la réception d’un questionnaire de vente par le syndic (envoyé par le notaire du vendeur) n’est pas une preuve que la vente est effective. Seul l’envoi de la notification de la vente, document qui indique au syndic le nom du nouveau propriétaire, permet au gestionnaire de lui adresser la convocation.
        Si la vente intervient entre l’envoi de la convocation et la tenue de l’assemblée générale, c’est le nouveau propriétaire qui est en droit de participer à la réunion même si la convocation a été valablement envoyée au vendeur (le syndic lui adressera alors une copie de la convocation afin qu’il puisse prendre connaissance de l’ordre du jour).
      • Comment est convoquée une assemblée générale ?
        • Les formes de convocation à l'assemblée générale des copropriétaires


          Le législateur n’admet pour l’heure que trois formes de convocation :
          • la remise contre émargement ou récépissé,
          • le recommandé avec accusé de réception
          • le fax avec récépissé.
          L’envoi par mail ne fait pas encore partie de cette liste, même si des pourparlers sont en cours sur ce sujet depuis 2010 ans.

          Tout autre mode de convocation serait susceptible de justifier l’annulation de l’assemblée générale, tel qu’un envoi par lettre simple ou un dépôt directement dans les boîtes aux lettres.

          De même, il est interdit au gardien ou au concierge de signer les recommandés ou la feuille d’émargement à la place des copropriétaires avant d’inviter ces derniers à venir retirer les convocations à la loge.

          La convocation est valablement adressée au domicile réel ou élu indiqué par chaque copropriétaire au syndic (si la convocation est faite par remise contre émargement ou envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception) ou envoyée au numéro de fax communiqué par ses soins. Le copropriétaire qui a omis d’indiquer au gestionnaire sa nouvelle adresse ou son nouveau numéro de fax ne peut demander l’annulation de l’assemblée générale au motif que la convocation lui a été envoyée par ce dernier à la dernière adresse connue ou au numéro en sa possession.
          Pour les copropriétaires demeurant à l’étranger, les convocations devront leur être adressées soit à leur domicile réel ou élu dans le pays où ils résident, soit à une adresse en France s’ils y ont notifié une élection de domicile.
        • Délai de la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires


          Une assemblée générale doit être convoquée au moins 21 jours avant sa tenue. En d’autres termes, il doit s’écouler au minimum 21 jours entre l’envoi des convocations et la date de la réunion, sachant que ce délai doit être décompté de la manière suivante :
          • si les convocations sont envoyées par lettre recommandée avec accusé de réception, le point de départ est le lendemain du jour de la 1ère présentation du recommandé au domicile du copropriétaire par le préposé des Postes (et non le jour où le copropriétaire a réceptionné son recommandé à La Poste). Par exemple, si le facteur se présente au domicile de M. Dupont le 2 avril 2013, le délai de 21 jours se compte à partir du 3 avril 2013.
            Ainsi, l’assemblée générale ne pourra se tenir qu’à compter du 25 avril 2013;

          • si les convocations sont remises contre émargement ou récépissé, le point de départ est le jour de la signature de la feuille d’émargement ou du récépissé ;

          • si les convocations sont envoyées par fax, le point de départ est le lendemain du jour de la réception du fax par son destinataire, date matérialisée par le récépissé adressé au syndic.
            Lorsque le syndic privilégie la remise des convocations contre émargement ou récépissé (essentiellement pour des raisons d’économie), il doit anticiper le fait que certains copropriétaires pourraient ne pas être présents à leur domicile le jour du passage de la personne en charge de cette remise (un membre du conseil syndical, le syndic lui-même s’il est bénévole, le gardien ou le concierge, etc.).
            Dans ce cas, il faut prévoir un délai supérieur à 21 jours afin de pouvoir par la suite leur adresser les convocations par lettre recommandée avec accusé de réception.

            La législateur a prévu des exceptions au délai de 21 jours :

          • le règlement de copropriété peut, en toute légalité, prévoir un délai plus long (par exemple 30 jours);

          • En cas d’urgence à convoquer une assemblée générale, le délai peut être réduit à moins de 21 jours, même si la loi ne mentionne aucun délai précis (celui-ci pourrait être par exemple de 10 jours). Tel pourrait être le cas de la réparation d’une toiture très endommagée suite à une forte tempête ;

          • Lorsqu’une deuxième assemblée générale est convoquée dans le cadre de l’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965 (voir plus bas les règles de majorité), le délai de convocation peut être réduit à 8 jours si l’ordre du jour est identique à celui de la première réunion.
        • Que doit contenir la convocation la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires


          La convocation d’une assemblée générale doit renseigner les copropriétaires sur un certain nombre de points d’ordre pratique, notamment quand aura lieu la réunion et où, les sujets qui y seront débattus, ainsi que la manière de procéder pour pouvoir se faire représenter à la réunion en cas d’empêchement de s’y rendre en personne.
            • Les Lieu, date et heure de la réunion de l'assemblée générale des copropriétaires


              L’heure et la date sont laissées à la discrétion du syndic (ou de la personne qui convoque).
              Toutefois, la date est parfois imposée par des impératifs, tels que par exemple la date de renouvellement du mandat du syndic ou des membres du conseil syndical.
              En outre, la loi exige que l’assemblée générale qui est amenée à se prononcer sur le budget prévisionnel de l’année future doit se réunir dans les 6 mois suivants la clôture des comptes de l’année précédente (par exemple, le budget prévisionnel de 2014 devra être voté avant le 30 juin 2013 si la copropriété a un exercice comptable allant du 1er janvier au 31 décembre).

              En outre, l’assemblée générale doit se tenir dans la commune où est située la copropriété, sauf si le règlement de copropriété ou une décision d’une précédente assemblée générale en ont décidé autrement.
              Pour les villes comportant des arrondissements (Paris, Lyon, etc.), la réunion peut se tenir dans n’importe lequel de ces arrondissements.

            • L'ordre du jour de l'assemblée générale des copropriétaires



              L’ordre du jour indique les sujets qui seront abordés lors de l’assemblée générale. Il doit être établi par le syndic en concertation avec le conseil syndical.

              Chaque point doit être énoncé de manière claire et précise. Des formules vagues, telles que « problèmes des parties communes », sont à proscrire. Par ailleurs, chaque point ne peut traiter que d’un seul sujet (par exemple, l’approbation des comptes et le quitus ne peuvent faire l’objet d’un seul vote).

              Il n’existe aucune obligation d’indiquer, à coté de chaque point inscrit à l’ordre du jour, la majorité requise même si cela se fait en pratique et peut s’avérer nécessaire pour inciter les copropriétaires à venir voter (ou tout du moins à donner leur pouvoir de vote).

              S’il est impossible de voter sur un point qui n’est pas inscrit à l’ordre du jour (sous peine de nullité de la décision ainsi prise), rien n’interdit toutefois de débattre de certains sujets dans le cadre des « Questions diverses » (rubrique figurant en général à la fin de l’ordre du jour). Il s’agit d’un échange de point de vue entre copropriétaires ou de questions posées par ces derniers qui ne peuvent donner lieu à un vote.

              Enfin, chaque copropriétaire peut demander au syndic d’inscrire des questions à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. On parle d’ordre du jour complémentaire. Cette faculté doit leur être rappelée lors de l’envoi de chaque appel de fonds. La demande doit parvenir au syndic avant que ce dernier n’ait finalisé l’ordre du jour et n’ait fait partir les convocations (à défaut, il a l’obligation de l’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée suivante).

              Elle doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception et indiquer de manière précise le ou les points à inscrire (il doit s’agir de véritables questions et non d’observations personnelles). Elle doit, en outre, être accompagnée de projets de résolutions et, s’il s’agit d’obtenir l’autorisation de l’assemblée générale d’effectuer des travaux privatifs affectant des parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble, d’un document précisant l’implantation et la consistance de ces travaux.

              Si toutes ces conditions sont réunies, le syndic est tenu de prendre en compte la demande du copropriétaire. Il ne peut se faire juge de l’opportunité d’inscrire ou non les questions souhaitées.

            • Des documents annexes joints à la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires



              Pour pouvoir voter en toute connaissance de cause sur les points inscrits à l’ordre du jour de l’assemblée générale, les copropriétaires ont besoin qu’au préalable certaines informations leur soient communiquées.

              C’est la raison pour laquelle la loi fait obligation au syndic de joindre aux convocations des documents dont la liste en est donnée à l’article 11 du décret du 17 mars 1967 et ce, afin que les copropriétaires puissent les examiner avant la tenue de la réunion (aucune document ne peut être remis aux copropriétaires le jour de l’assemblée générale).
              Cette liste distingue d’une part, ceux qui sont nécessaires à la validité de la décision, en ce sens où leur omission pourrait justifier une demande d’annulation de la décision prise dans de telles conditions et d’autre part, ceux qui sont destinés à l’information des copropriétaires et dont l’absence n’a aucune incidence sur la validité de la décision votée.


              Pour la validité de la décision :
               
               
              • 1°- L’état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l’assemblée générale est appelée à approuver les comptes. Ces documents dont présentés avec le comparatif des comptes de l’exercice précédent approuvé ;

              • 2°- le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l’assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ; La présentation des documents énumérés aux 1° et 2° ci-dessus est conforme aux modèles établis par le décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et ses annexes (NB : il s’agit du décret n°2005-240 du 14 mars 2005).

              • 3°- les condition essentielles du contrat ou, en cas d’appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation travaux ;

              • 4°- le ou les projets du contrat du syndic, lorsque l’assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat ;

              • 5°- le projet de convention, ou la convention, mentionné à l’article 39 outre les projets mentionnés au 4° ci-dessus (NB : il s’agit de la convention entre la copropriété et le syndic, ses préposés, son conjoint, le partenaire lié à lui par un PACS, ses parents ou alliés jusqu’au 3e degré inclus , ou d’un convention entre la copropriété et une entreprise dont ces personnes sont propriétaires ou détiennent une participation dans son capital ou dans laquelle elles exercent des fonction de direction ou de contrôle ou encore dont elles dont salariés ou préposées) ;

              • 6°- le projet de règlement de copropriété, de l’état descriptif de division, de l’état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l’assemblée est appelée, suivant le cas, à établir ou à modifier ces actes ;

              • 7°- le projet de résolution lorsque l’assemblée est appelée à statuer sur l’une des questions mentionnées aux articles 14-1 (2e et 3e alinéas), 14-2 (2e alinéa), 18 (7e alinéa), 24 (alinéas 2 et 3), 25, 26, 30 (alinéas 1er, 2 et 3), 35, 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965 (NB : il s’agit par exemple, pour le vote du budget prévisionnel, de proposer que les appels de fonds ne soient pas appelés par quart le 1er jour de chaque trimestre ; d’autoriser un copropriétaire à effectuer des travaux privatifs affectant des parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble ; d’accepter la réalisation de travaux dits d’amélioration sur les parties communes tels que la création d’un ascenseur, etc) ;

              • 8°- le projet de résolution tendant à autoriser, s’il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ;

              • 9°- les conclusions du rapport de l’administrateur provisoire lorsqu’il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en application des dispositions de l’article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et lorsque l’assemblée est appelée à statuer sur une question dont la mention à l’ordre du jour résulte de ces conclusions (NB : cas des copropriétés en difficulté) ;

              • 10°- les conclusions du mandataire ad hoc lorsqu’il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en vertu de l’article 29-1B de la loi du 10 juillet 1965 et que l’assemblée générale est appelée à statuer sur les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre de ce rapport (NB : cas des copropriétés dont le montant des impayés, lors de la clôture des comptes, atteint au moins 25% des sommes exigibles) ;

              • 11°- les projets de résolution mentionnant, d’une part, la saisie immobilière d’un lot, d’autre part, le montant de la mise à prix, ainsi que le montant des sommes estimées définitivement perdues, lorsque l’assemblée générale est appelée à autoriser le syndic à poursuivre la saisie immobilière d’un lot ;

              • 12°- le projet de convention et l’avis du conseil syndical mentionnés au second alinéa de l’article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965 ou la teneur de la délégation prévue à la deuxième phrase de premier alinéa de ce même article (NB : ce cas vise les résidences-services) ;

              • 13°- la situation financière du ou des services dont la suppression est envisagée en application de l’article 41-4 de la loi du 10 juillet 1965 (NB : ce cas vises les résidences-services).



              Pour l’information des copropriétaires
               
               
              • 1°- les annexes au budget prévisionnel ;

              • 2°- l’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ;

              • 3°- l’avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 (NB : pour les marchés et les contrats, l’assemblée générale doit fixer un seuil de consultation du conseil syndical par le syndic) ;

              • 4°- le compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical prévu au deuxième alinéa de l’article 22 du présent décret et le bilan établi par le conseil syndical en application du second alinéa de l’article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965 ;

              • 5°- en vue de l’approbation des comptes par l’assemblée générale, le projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire.

              La liste donnée par l’article 11 du décret précité de 1967 fait plusieurs fois référence à l’obligation de joindre aux convocations un projet de résolution. Il s’agit d’une phrase (ou de plusieurs phrases) qui anticipe la future décision de l’assemblée générale.

              Par exemple, s’il s’agit d’autoriser un copropriétaire à créer une trémie entre le plancher de son appartement et le plafond de la cave lui appartenant et se trouvant juste au-dessous, le projet de résolution pourrait se libeller de la manière suivante : « L’assemblée générale, après avoir entendu Monsieur Dupond, examiné les plans fournis par ses soins, pris connaissance de l’attestation de son architecte, Monsieur Durant, affirmant que les travaux ne compromettront pas la solidité de l’immeuble, ainsi que du Kbis de l’entreprise en charge des travaux permettant de s’assurer que cette dernière est bien inscrite au registre du commerce et de l’industrie, est détentrice d’une assurance professionnelle responsabilité civile et d’une assurance décennale, autorise Monsieur Dupond à créer une trémie entre le plancher de son appartement (lot n°X) et le plafond de sa cave( lot n°X).
              Mise au vote, la résolution obtient les résultats suivants : Pour......, Contre...., Abstention.... Relevant de la majorité de l’article 25, la résolution est adoptée. »

            • Le rappel de la consultation des documents comptables à l'assemblée générale des copropriétaires


              Lorsque l’assemblée générale a pour objet de se prononcer sur l’approbation des comptes de l’année précédente (exercice clos), la convocation doit rappeler aux copropriétaires qu’ils ont la possibilité de consulter les documents comptables.
              Cette consultation doit obligatoirement se situer entre la date de l’envoi des convocations et celle de la tenue de l’assemblée générale.

              C’est à l’assemblée générale de fixer les modalités de cette consultation (par exemple, sur rendez-vous le lundi 15 avril 2013 de 9h30 à 12h30). A défaut, le syndic aura l’obligation de laisser les copropriétaires accéder aux documents comptables en leur indiquant au moins un jour ouvré.

              L’assemblée générale peut également décider que la consultation aura lieu le même jour que celui où le syndic reçoit le conseil syndical pour la vérification des comptes (le législateur ayant donné cette mission aux membres du conseil syndical qui peuvent donc consulter ces documents tout au long de l’année, à la différence des copropriétaires qui n’en font pas partie).

              Les copropriétaires auront alors l’obligation de se joindre au conseil syndical. Toutefois, tout copropriétaire ayant voté « contre » cette résolution pourra consulter individuellement les documents comptables, le même jour mais à des heures différentes.

              L’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise les documents qui pourront être consultés. Il s’agit des « pièces justificatives des charges, notamment les factures, les contrats de fournitures et d’exploitation en cours et leurs avenants, ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges ».

              L’absence de mention, dans les convocations, de cette faculté de consulter les documents comptables peut justifier une demande d’annulation de la résolution approuvant les comptes de la copropriété.

          • La possibilité de se faire représenter à l'assemblée générale des copropriétaires



            Lorsqu’un copropriétaire ne peut pas être présent physiquement à une assemblée générale, la loi lui donne la possibilité de s’y faire représenter. Bien que la loi ne l’exige pas, la grande majorité des syndics rappellent cette faculté dans les convocations et joignent à ces dernières un pouvoir de vote à remplir (à défaut, il est parfaitement possible de rédiger un pouvoir de vote sur papier libre).

            Le document doit indiquer le nom du mandant (le copropriétaire qui donne son mandat), le nom du mandataire (la personne qui reçoit le mandat), identifier le ou les lots appartenant au mandant avec l’adresse de la copropriété où ils se situent, mentionner les tantièmes attachés à ces lots, la date de l’assemblée générale pour laquelle le mandat est donné, et préciser l’étendue du pourvoir (signer la feuille de présence, participer aux débats, voter sur tous les points inscrits à l’ordre du jour, et signer le procès-verbal si le mandataire est désigné comme président de l’assemblée générale, secrétaire, scrutateur ou assesseur).
            Enfin, le pouvoir de vote doit être signé par le mandant et le mandataire.

            La régularité du mandat est vérifiée par le président de séance de l’assemblée générale avant son annexion à la feuille de présence.
            Si le mandataire se trouve à son tour dans l’impossibilité d’être présent à l’assemblée générale, il peut donner le pouvoir de vote qui lui a été confié à une autre personne (on parle de subdélégation), sauf si le document l’interdit formellement.

            Les copropriétaires peuvent désigner comme mandataire la personne de leur choix, que cette dernière soit ou non copropriétaire, à l’exclusion toutefois du syndic, de son conjoint ou de la personne avec laquelle il est pacsé, ou bien encore de l’un de ses préposés (contrairement à une idée reçue, il est possible de donner un mandat au gardien ou au concierge car ces derniers ne sont pas des préposés du syndic, mais du syndicat).

            L’envoi au syndic de pouvoirs de vote ne comportant pas le nom du mandataire (pratique des pouvoirs en blanc) peut entraîner l’annulation de l’assemblée générale en son entier s’il est démontré qu’il a lui-même désigné comme mandataires des copropriétaires dont il avait l’assurance qu’ils voteraient dans son sens. Par contre, s’il fait savoir aux copropriétaires présents dans la salle qu’il est nécessaire que certains d’entre eux se portent volontaires pour prendre des pouvoir de vote, il n’y a pas d’irrégularité.

            Le pouvoir de vote peut être accompagné de consignes de vote pour tous les points inscrits à l’ordre du jour (ou pour certains d’entre eux). A défaut de les suivre, le mandant ne peut obtenir l’annulation de l’assemblée générale ou de certaines résolutions.
            Il ne pourra qu’engager un procès contre son mandataire en démontrant que le non-respect des consignes de vote lui est préjudiciable.

            Enfin, le nombre de pouvoirs pouvant être détenus par une personne est limité à trois (quels que soient les tantièmes que cela représente).
            Cependant, le législateur autorise une personne à détenir plus de trois pouvoirs (donc au moins quatre) si le total de ses tantièmes (si elle est elle-même copropriétaire) et ceux de ses mandants ne dépassent pas 5% des tantièmes de la copropriété.
            Par exemple, si une copropriété fonctionne sur une base de 1000/1000e, il ne faudra pas dépasser 50/1000e.

            Autre exception prévue par la loi : lorsque le mandataire représente les copropriétaires d’un même syndicat secondaire lors de l’assemblée générale du syndicat principal. Il peut alors détenir plus de trois pouvoirs de vote et ce, sans limitation du nombre de tantièmes que cela représente.
    • Tenue de l'assemblée générale des copropriétaires



      Toute assemblée générale doit se dérouler en respectant un protocole déterminé par le législateur.
      Quant aux points inscrits à l’ordre du jour, ils nécessitent d’être votés selon des règles de majorité qui sont définies et déterminées par la loi du 10 juillet 1965.
      • Comment se déroule une assemblée générale des copropriétaires


        L’assemblée générale a pour objet de réunir les copropriétaires afin de prendre des décisions en commun sur tout ce qui concerne l’administration de la copropriété, ainsi que l’entretien et la conservation des parties communes et éléments d’équipement commun.

        Contrairement à une idée reçue et à ce que peuvent prétendre certains syndics, il n'existe pas, en copropriété, de règle de quorum.
        En d’autres termes, la loi n’exige pas un nombre minimum de participants pour que l’assemblée générale puisse valablement se tenir.
        La présence de deux copropriétaires peut suffire.
        Cette notion de quorum ne doit pas être confondue avec les règles de majorité qui permettent de déterminer si une décision est adoptée ou rejetée.
        • Signature de la feuille de présence à l'assemblée générale des copropriétaires


          Toute assemblée générale commence par la signature d’un document, appelé feuille de présence, par chaque copropriétaire ou chaque mandataire (personne qui a reçu un pouvoir de vote).

          C’est la raison pour laquelle ce document doit indiquer (généralement sous forme de tableau) le nom de chaque copropriétaire, son adresse, le numéro du ou des lots lui appartenant, ainsi que les tantièmes attachés à ces lots (en distinguant, selon le cas de figure, les tantièmes généraux, les tantièmes bâtiments, les tantièmes escaliers, les tantièmes ascenseurs, etc.). Une case est prévue pour la signature du copropriétaire, ainsi que pour celle du mandataire (dans ce dernier cas, il y aura lieu de mentionner son adresse).
          Enfin, la feuille de présence indique le total des tantièmes des copropriétaires présents et représentés à l’assemblée.

          Cette feuille de présence devra également indiquer si un copropriétaire est majoritaire, c’est-à-dire détient à lui seul plus de la moitié des tantièmes de la copropriété.
          Si tel est le cas, et en application de l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, il y aura lieu de réduire ses tantièmes à la somme de ceux appartenant aux autres copropriétaires (par exemple, si un copropriétaire détient 600/1000e, et tous les autres copropriétaires 400/1000e, les voix du copropriétaire majoritaire seront réduites à 400/1000e).

          Elle peut comporter plusieurs feuillets et être tenue sous forme électronique. Devront y être obligatoirement joints les pouvoirs de vote.

          Le but de la feuille de présence est d’identifier les copropriétaires présents à l’assemblée générale, ainsi que ceux qui s’y sont faits représenter, afin de pouvoir comptabiliser, lors du vote de chaque point inscrit à l’ordre du jour, les voix leur appartenant. Ainsi, en fonction du sens du vote exprimé par chacun (pour, contre ou abstention) et de la majorité requise, il est possible d’en déduire si la résolution est adoptée ou non.

          Le contenu de la feuille de présence doit être certifié exact par la personne qui sera désignée comme président de séance. Enfin, la feuille de présence doit être annexée au procès-verbal de l’assemblée générale. Tout copropriétaire pourra, par la suite, demander au syndic à en obtenir une copie sans que celui-ci puisse refuser.
        • Election du bureau de séance à l'assemblée générale de copropriété


          Lorsque le syndic a la certitude que tous les copropriétaires présents et les mandataires de ceux qui n’ont pu venir à l’assemblée générale ont signé la feuille de présence, il propose à ces derniers de procéder au premier vote de l’ordre du jour, à savoir la désignation des membres du bureau de séance. Il s’agit d’une étape obligatoire sans laquelle l’assemblée générale ne peut valablement se tenir (à défaut, tout copropriétaire pourrait en demander l’annulation).

          Ce bureau doit être composé d’un président, d’un secrétaire et, si le règlement de copropriété l’impose, de scrutateurs.

          Un vote distinct doit intervenir sur chacun de ces postes à la majorité dite de l’article 24 (voir ci-dessous).
           
           
           
          • Peut être désigné comme président de séance tout copropriétaire ou toute personne détenant un pouvoir de vote.
            N’est pas valable une clause d’un règlement de copropriété désignant par avance comme président de l’assemblée générale le copropriétaire détenant le plus grand nombre de tantièmes dans la résidence. Le syndic (même bénévole), son conjoint, la personne liée à lui par un PACS ou ses préposés ne peuvent présider l’assemblée générale.

            Le rôle du président de séance est très important car c’est à lui que revient le soin de veiller à la bonne tenue de l’assemblée générale : vérifier les pouvoirs de vote, vérifier que la feuille de présence et le procès-verbal ont été correctement établis, certifier exacts le contenu de ces deux documents en les signant, assurer les pouvoirs de police pendant la réunion, ainsi que faire respecter l’ordre du jour.

          • Le secrétaire de séance est généralement le syndic puisque, selon la loi, ce poste lui revient de droit.
            Toutefois, l’assemblée générale peut désigner à ce poste un copropriétaire qui se porterait cand