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Un contrôle avant l Assemblée Générale des copropriétaires !  avec le logiciel syndic de copropriété
Un contrôle avant l'Assemblée Générale des copropriétaires !

Vous avez des doutes avant de présenter vos comptes aux membres du conseil syndical, faites vous aider pour la vérification de votre comptabilité par les experts VILOGI !

VILOGI en partenariat avec
L

Être adhérent de l’UNIS, c'est bénéficier de nombreux avantages, permettant d'exercer sa profession en ayant la garantie d’être en conformité avec la réglementation, particulièrement complexe et en évolution permanente.

Configurer la messagerie SMTP

Paramétrer facilement votre logiciel de syndic de copropriété


La messagerie du syndic pour l'envoi des messages par mails aux copropriétaires (Avantages)

Le logiciel de gestion de syndic VILOGI (tout comme les autres logiciels immobiliers VILOGI) dispose d'un service de messagerie intégrée, appelé le CENTRE DE DIFFUSION.

 

Cela permet au syndic d'envoyer des messages et tous les documents de gestion aux copropriétaires, aux locataires, aux propriétaires bailleurs et aux fournisseurs/pretataires comme par exemple:

  • Les appels de fonds
  • Les convocations aux AG ou les PV d'AG
  • Les relevés de charges individuels de copropriétaires
  • Les relevés de comptes de chaque copropriétaires
  • Les courriers et publipostages
  • Factures
  • Les quittances de loyer (logiciel gestion locative)
  • Les comptes rendus de gestion (logiciel gestion locative)
  • ...ainsi que la totalité des documents disponibles sur vos logiciels syndic et logiciel gestion locative...

Chaque copropriétaire reçoit son document individuellement par mail (pour cela il est bien sur nécessaire que le syndic collecte les mails de chaque copropriétaire)

Le syndic optimise sa mission par un gain de temps, une plus grande efficacité opérationnelle, la fluidité et la transparence de sa gestion.

Pour bénéficier au mieux de ce service, le gestionnaire sera amené à paramétrer sa messagerie pour l'envoie des messages à partir de la plateforme VILOGI, et plus particulièrement ce qui est appelé le compte SMTP de sa messagerie.

ATTENTION : le paramétrage SMTP sur l'application VILOGI n'est utile uniquement pour les envois de mails (et non pas de les recevoir). Vous devez absolument paramétrer votre compte SMTP afin que vos clients (propriétaires, locataires, bailleur...) puissent recevoir vos emails. Si a configuration de votre compte SMTP n'est pas faite ou est mal configurée, vos emails partirons en SPAM pour destinataires, ou bien ils n'apparaitront pas du tout !
Préalable :

Si le paramétrage est rendu facile grâce à l'interface simplifiée mise à la disposition des gestionnaires d'immeubles, il est souhaitable:

  • De réunir préalablement tous les éléments qui ont servi au responsable de l'agence pour paramétrer sa messagerie.
  • Faire appel à son installateur ou bien son informaticien
messageriesmtplogicielsyndic

La messagerie du syndic pour l'envoi des messages par mails aux copropriétaires (Avantages)

 Si ce paramétrage n'est pas effectué, la messagerie du syndic fonctionnera tout de même parfaitement, le seul inconvénient est que le mail reçu par les copropriétaires indiquera que c'est VILOGI qui a envoyé le message.

Il est donc préférable de parametrer le SMTP du syndic, et cette fois c'est bien le nom de domaine du syndic qui apparaitra sur le mail reçu par les copropriétaires


Comment paramétrer la messagerie du syndic de copropriété ? (Procédure)

A titre d'exemple nous allons prendre l'agence immobilière L'AGENCE DU COIN dont l'adresse de messagerie est : contact@agenceducoin.fr.

Le responsable de l'agence a pris un abonnement chez son fournisseur d'accès internet LAPOSTE.FR

Tutoriel logiciel immobilier pour syndics et administrateurs de biens

Comment paramétrer la messagerie du syndic de copropriété ? (Procédure)

Voici les paramètres donc vous aurez besoin:

  1. Email : contact@agenceducoin.fr
  2. Adresse: laposte.fr
  3. Port: le port d'accès à la messagerie (interrogez votre conseil informatique ou votre installateur)
  4. Type de compte : choix entre SSL ou TLS  (interrogez votre conseil informatique ou votre installateur)
  5. Type de compte : choix entre SSL ou TLS (interrogez votre conseil informatique ou votre installateur)
  6. Login d'authentification : votre login (identifiant de messagerie)
  7. Mot de passe : votre mot de passe de messagerie
  8. ENREGISTRER les paramètres

 

N'hésitez pas à prendre contact avec votre installateur qui vous communiquera les éléments barbares qui vous sont demandés ici.

Cas des syndics qui utilisent un compte de messagerie GMAIL

  • Attention l'utilisation via le SMTP de GMAIL demande une confirmation spéciale depuis votre compte gmail.
  • Vous devez autoriser l’application tierces à se connecter via votre compte GMAIL pour envoyer vos messages.
  • Pour cela, aller ici https://support.google.com/accounts/answer/6010255
  • A titre d'information, cela permet au serveur SMTP sécurisé de VILOGI à passer par votre compte GMAIL pour envoyer vos mails envoyés aux copropriétaires.
  • Une fois configuré, vous n'aurez jamais à revenir dessus!

Modèle de configuration du compte SMTP de messagerie sur le logiciel syndic de copropriété

Voici un modèle à adapter.

Par exemple, si votre fournisseur d'accès est free il faudra indiquer :

  • email : xxxx@free.fr
  • adresse du serveur : smtp.free.fr
  • login : xxxx@free.fr

 

Par exemple, si votre fournisseur d'accès est orange il faudra indiquer :

  • email : xxxx@orange .fr
  • adresse du serveur : smtp.orange .fr
  • login : xxxx@orange .fr

 

Par exemple, si votre fournisseur d'accès est monsyndic.com il faudra indiquer :

  • email : xxxx@monsyndic.com
  • adresse du serveur : smtp.monsyndic.com
  • login : xxxx@monsyndic.com

On remarquera que le nom de domaine est identique sur les 3 rubriques (email, adresse du serveur et le login).

Tutoriel logiciel immobilier pour syndics et administrateurs de biens

Modèle de configuration du compte SMTP de messagerie sur le logiciel syndic de copropriété

SMTP = Simple Mail Transfer Protocol (SMTP, littéralement « protocole simple de transfert de courrier ») est un protocole de communication utilisé pour transférer le courrier électronique (courriel) vers les serveurs de messagerie électronique.
Les avantages des solutions en full web VILOGI

L'externalisation de son back-office pour qui ?


En externalisant votre comptabilité, vous aurez tout le loisir de travailler à fidéliser et améliorer vos relations avec vos clients, tout en gardant un contrôle total sur la gestion de votre portefeuille et sa valorisation.
Vous rencontrez au moins une des problématiques suivantes :

  • Une rentabilité trop faible causée par un nombre de lots insuffisants
  • Des ressources internes inconstantes, insuffisantes voir inexistantes
  • Une expertise métier incomplète pour apporter un service de qualité
  • Un gestionnaire qui souhaite externaliser et faire des économies
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