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- Assurances & Sinistres
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- Banques et finances
- Budgets charges courantes
- Caisse de Garantie
- Carnet d'entretien copropriété
- Centre de diffusion pour le syndic
- Clés de répartition de la copropriété
- Clôture et régularisation des comptes
- Comptabilité et écritures
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- Courrier de la copropriété
- Demandes de devis
- Eau et compteurs
- Ecritures planifiées
- Emprunts et subventions
- Extranet des copropriétaires
- Facturation du syndic
- Fonds travaux (loi ALUR 105000)
- Fournisseurs - Factures
- Gestion des droits et des utilisateurs
- Gestion des évènements du syndic
- Impayés dans la copropriété
- Importer les données d'une copropriété
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- Paramétrage du logiciel syndic
- Prélèvement - SEPA
- Registre des copropriétés
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- Syndic de copropriété
- Travaux - reprise travaux
- Travaux dans la copropriété
- Virement SEPA
- Visite techniques de l'immeuble
- Vos Anomalies en gestion-comptabilité
- Vos astuces du logiciel VILOGI
Envoyer le courrier PAR PUBLIPOSTAGE aux copropriétaires
Créer ses molèles de courrier pour du publipostage avec le logiciel syndic
- Paramétrer l'en tête et le pied de page de vos courriers
- Préparer un envoi de lettre simple du syndic
- Envoyer un courrier recommandé simple
- Envoyer le courrier PAR PUBLIPOSTAGE aux copropriétaires
- Configurer le LOGO du syndic sur les lettres adressées aux copropriétaires
- Filtrer le courrier à envoyer
La communication des informations et des documents (factures, notes et rapports, etc), les échanges entre le syndic de copropriété et les copropriétaires font partie de la vie quotidienne de la gestion des immeubles.
Votre logiciel de gestion de syndic de copropriété dispose d'une fonctionnalité puissante qui permet d'envoyer en quelques clics des documents ou des courriers par publipostage aux copropriétaires.
Pour le courrier à envoyer aux copropriétaires, le syndic pourra préparer ses propres modèles de courrier (qu'il pourra réutiliser quand il le souhaite), et il pourra aussi utiliser les modèles tous prets, mis à sa disposition par VILOGI. Il y a possibilité de créer autant de modèles de courrier que souhaité et de les classer par catégorie.
Pour acccéder à cette fonctionnalité il suffit de se rendre dans le CENTRE DE DIFFUSION situé dans l'onglet COPROPRIETE
Avec votre logiciel de gestion de syndic VILOGI, vous avez la possibilité d'envoyer plusieurs TYPES DE DOCUMENTS :
- des messages d'informations (un simple email par exemple)
- des appels de fonds (envoyer le dernier appel de fonds)
- des relevés de compte et de charges
- des convocations aux assemblées générales
- des procès verbaux d'assemblée générale
- des relances pour les impayés
- des lettres à partir de modèles préparés à l'avance
- des mandats SEPA
- ou simplement des messages aux fournisseurs
- les courriers sont classés par catégories : par exemple, pour envoyer des COURRIERS par publipostage, un menu déroulant proposera des modèles de courrier:
- d'assurance, de sinistre
- d'autorisation copropriétaire (en lettre recommandée électronique)
- de gestion locative
- d'information
- de bienvenue aux nouveaux résidents
Pour les RELANCES (en cas de retard de paiement des copropriétaires) , un menu déroulant propose des modèles de relances :
- 1ère relance
- 2è relance
- Mise en demeure
Pour cela, il suffit de choisir le support de communication approprié, en cochant les PROPRIETAIRES destinataires des documents à envoyer.
Puis, saisir le titre du SUJET.
Ensuite, il est possible de saisir le MESSAGE de votre choix, avec a possibilité d'une mise en forme habituelle au traitement de texte :
- Caractères gras
- Taille de la police
- Alinéas
- Date et heure
- Mise en forme des lettrages
- Données du syndic de copropriété
- Données de la copropriété
- Données du destinataire
- Autres données
Pour valider l'envoi, cliquer sur ENREGISTRER
Aperçu de votre courrier avant envoi aux copropriétaires
Après avoir ENREGISTRER votre lettre, vous choissisez désormais le mode de transmission, soit :
- par envoi postal
- par remise en main propre
- par mail
- par lettre recommandée électronique
Dans la deuxième partie de l'écran (en jaune), s'affiche l'aperçu entier de votre courrier pour permettre une relecture finale avant expédition
Des fonctionnalités puissantes et évolutives pour votre gestion locative digitalisée!
- La comptabilité complète et automatisée, les nombreux rapports, vos données exportables en plusieurs formats.
- La gestion complète incluant en autre:
- Gestion de tous les baux
- Entrée/sortie du locataire avec écritures automatiques
- Révision des loyers synchronisée avec les indices INSEE et les alertes
- Gestion des mono-copropriété avec répartitions des charges
- Bailleurs personnes physique et morales
- La gestion intégrale et automatisée (réédition des comptes, impayés, déclarations fiscales, assurances GLI, PNO, gestion du courrier...)
- Alertes locataires sans assurances/attestations d'entretien...
- ....
- Tous les modes de paiement modernes en masse
- Le lecteur de chèques et le scanner de factures (OCR)
- L'intégration automatisée des données des fichiers de base (propriétaires, locataires, baux, assurances GLI...)
- De nombreux outils de gestion pour piloter votre activité
- Les extranets (bailleur et locataires)
- L'application mobile Etat des Lieux (Smatphone et IPhone) pour effectuer vos EDL sur place synchroisés avec votre logiciel de gestion locative
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- Le module Mise en Location complet incluant par exemple:
- Gestion des biens entrés ou rendus libres suite à la sortie de locatires
- La génération des affiches commerciales personnalisées pour vos vitrines
- Génération des fiches commerciales
- Publication automatisée des annonces immobilières (UBIFLOW, SE LOGER, LE BON COIN....).
- La gestion des candidats et de ses objectifs
- Recherches de biens multicritères
- Gestion des visites et rapports de visites automatisés pour le bailleur
- Facturation du locataire/bailleur pour la mise en location
- La gestion des évènements, des ordres de services, des sinistres et la todo list
- La gestion électronique des documents (GED)
- Un centre de diffusion pour piloter vos communications avec les bailleur et les locataires, incluant une messagerie intégrée
- L’envoie des notifications pas SMS
- Les lettres recommandées électroniques
- Outils dédiés aux controleurs de la caisse de garantie
- Les sauvegardes assurées par VILOGI
- Les mises à jours automatiques
- Les exports de vos données à tout moment
- Outils de pilotage pour l'administrateur de biens mono et multi-agences
- Les API pour développer vos propres applications mobiles
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Le centre de diffusion pour envoyer les courriers par publipostage aux copropriétaires