Envoyer le courrier PAR PUBLIPOSTAGE aux copropriétaires

La communication des informations et des documents (factures, notes et rapports, etc), les échanges entre le syndic de copropriété et les copropriétaires font partie de la vie quotidienne de la gestion des immeubles.

Votre logiciel de gestion de syndic de copropriété dispose d'une fonctionnalité puissante qui permet d'envoyer en quelques clics des documents ou des courriers par publipostage aux copropriétaires.

Pour le courrier à envoyer aux copropriétaires, le syndic pourra préparer ses propres modèles de courrier (qu'il pourra réutiliser quand il le souhaite), et il pourra aussi utiliser les modèles tous prets, mis à sa disposition par VILOGI. Il y a possibilité de créer autant de modèles de courrier que souhaité et de les classer par catégorie.

Pour acccéder à cette fonctionnalité il suffit de se rendre dans le CENTRE DE DIFFUSION situé dans l'onglet COPROPRIETE

Avec votre logiciel de gestion de syndic VILOGI, vous avez la possibilité  d'envoyer plusieurs TYPES DE DOCUMENTS :

• des messages d'informations (un simple email par exemple)
• des appels de fonds (envoyer le dernier appel de fonds)
• des relevés de compte et de charges
• des convocations aux assemblées générales
• des procès verbaux d'assemblée générale
• des relances pour les impayés
• des lettres à partir de modèles préparés à l'avance
• des mandats SEPA
• ou simplement des messages aux fournisseurs

- les courriers sont classés par catégories : par exemple, pour envoyer des  COURRIERS par publipostage, un menu déroulant proposera des modèles de courrier:

• d'assurance, de sinistre
• d'autorisation copropriétaire (en lettre recommandée électronique)
• de gestion locative
• d'information
• de bienvenue aux nouveaux résidents

Pour les  RELANCES (en cas de retard de paiement des copropriétaires) , un menu déroulant propose des modèles de relances :

• 1ère relance
• 2è relance
• Mise en demeure

Pour cela, il suffit de  choisir le support de communication approprié, en cochant les PROPRIETAIRES destinataires des documents à envoyer.

Puis, saisir le titre du SUJET.

Ensuite, il est possible de saisir le MESSAGE de votre choix, avec a possibilité d'une mise en forme habituelle au traitement de texte :

• Caractères gras
• Taille de la police
• Alinéas
• Date et  heure
• Mise en forme des lettrages
• Données du syndic de copropriété
• Données de la copropriété
• Données du destinataire
• Autres données

Pour valider l'envoi, cliquer sur ENREGISTRER

Après avoir ENREGISTRER votre lettre, vous choissisez désormais le mode de transmission, soit :

• par envoi postal
• par remise en main propre
• par mail
• par lettre recommandée électronique

Dans la deuxième partie de l'écran (en jaune), s'affiche l'aperçu entier de votre courrier pour permettre une relecture finale avant expédition