Décret du 27 juin 2019 : Mesures relatives au fonctionnement des copropriétés

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Décret du 27 juin 2019 Mesures relatives au fonctionnement des copropriétés

  • Publics concernés : copropriétaires, membres des conseils syndicaux, syndics, huissiers de justice, clercs assermentés
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  • Objet : participation des copropriétaires aux assemblées générales de copropriétaires par des moyens de visioconférence ou de communication électronique, dématérialisation des avis d'appels de fonds, diverses mesures de simplification relatives au fonctionnement des copropriétés et modalités d'accès des huissiers de justice aux parties communes d'immeubles d'habitation.

  • Entrée en vigueur : le texte entre en vigueur le lendemain de sa publication.

  • Notice : ce décret précise les conditions dans lesquelles les copropriétaires peuvent participer aux assemblées générales de copropriété par visioconférence, audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que les modalités de remise par le syndic des mandats de vote.
    • Il précise également les conditions d'accès des copropriétaires et des membres du conseil syndical à l'espace en ligne sécurisé mis à disposition par le syndic professionnel ainsi que la fréquence de la mise à jour des documents figurant sur cet espace.
    • Il apporte des précisions concernant la consultation des pièces justificatives avant l'assemblée générale et les possibilités pour un copropriétaire de se faire assister par son locataire ou d'autoriser ce dernier à consulter les pièces justificatives de charges récupérables en ses lieu et place.
    • Il restreint aux seuls copropriétaires la possibilité de se prévaloir de l'exception de nullité tirée de l'absence d'habilitation du syndic à agir en justice.
    • Il contient des dispositions concernant la dématérialisation des échanges au sein de la copropriété, en permettant, sous réserve de l'accord exprès du destinataire, l'envoi d'avis d'appels de fonds par courrier électronique ou encore la notification des documents annexés à la convocation à l'assemblée générale par mise à disposition dans l'espace en ligne sécurisé. Les modalités de remise et de retrait de l'accord sont également simplifiées dès lors que le copropriétaire peut donner et retirer son accord en assemblée générale et, à défaut, par tout moyen conférant date certaine.
    • Enfin, le décret contient des dispositions relatives à l'accès aux parties communes des huissiers de justice pour l'exercice de leurs missions de signification et d'exécution.

  • Références : le décret est pris pour l'application, d'une part, des articles 17-1-A et 22 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, dans leur rédaction issue de l'article 211 de la loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l'aménagement et du numérique et, d'autre part, de l'article L. 111-6-6 du code de la construction et de l'habitation. Les textes modifiés par le décret peuvent être consultés, dans leur rédaction issue de ces modifications, sur le site Légifrance (https://www.legifrance.gouv.fr).
Voici une synthese de ce décret qui fait ressortir les principaux éléments qui nous concernent particulierement

Convocation aux assemblées générales modifiée

Le décret du 27 juin 2019 précise que le deuxième alinéa de l’article 9 de la loi du 10 juillet 1965 est complété par les dispositions suivantes :

« Sans que cette formalité soit prescrite à peine d’irrégularité de la convocation, le syndic indique, par voie d’affichage, aux copropriétaires, la date de la prochaine assemblée générale et la possibilité qui leur est offerte de solliciter l’inscription d’une ou plusieurs questions à l’ordre du jour. L’affichage, qui reproduit les dispositions de l’article 10, est réalisé dans un délai raisonnable permettant aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l’ordre du jour. »

Dans son article 4 le décret précise que l’article 9-1 est modifié pour apporter des précisions Il apporte des précisions concernant la consultation des pièces justificatives avant l’assemblée générale et les possibilités pour un copropriétaire de se faire assister.

Ainsi, pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, le copropriétaire peut se faire assister par son locataire ou autoriser ce dernier à consulter en ses lieu et place les pièces justificatives de charges récupérables mentionnées à l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Il peut également toujours se faire assister par un membre du conseil syndical et obtenir une copie des pièces justificatives, à ses frais (Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, art. 9-1).


Assemblée Générale participation par visioconférence

 

Pour application de l’article 17-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, le décret précise que : « L’assemblée générale décide des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que des garanties permettant de s’assurer de l’identité de chaque participant. La décision est prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l’initiative du syndic ou du conseil syndical. Le syndicat des copropriétaires en supporte les coûts. » (Article 13-1 du décret du 17 mars 1967)

« Pour garantir la participation effective des copropriétaires, ces supports doivent, au moins, transmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations. »

De même, le copropriétaire qui souhaite participer à l’assemblée générale « à distance » doit en informer par tout moyen le syndic trois jours au plus tard avant la réunion de l’assemblée générale (Article 13-2 du décret du 17 mars 1967).

La feuille de présence doit comporter plusieurs feuillets indiquant les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé :

  • présent physiquement ou représenté à l'AG;
  • participant à l’assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

L’émargement de la feuille de présence n’est pas requis pour les participants « à distance » mais celle-ci doit être certifiée exacte par le président de séance désigné par l’assemblée générale. Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1366 et 1367 du code civil (Article 14 du décret du 17 mars 1967).

Par ailleurs, si des incidents techniques ont empêché le copropriétaire ou l’associé qui a eu recours à la visioconférence, à l’audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote, ceux-ci doivent être mentionnés dans le procès-verbal, qui est inscrit, à la suite des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet.

Ce registre peut être tenu sous forme électronique dans les conditions définies par l’article 1366 du Code civil. Dans ce cas, la feuille de présence et les procès-verbaux peuvent être établis sous forme électronique et signés dans les conditions prévues au second alinéa de l’article 1367 du Code civil.


Modalités de remise par le syndic des mandats de vote

Après l’article 15, est inséré un article 15-1 du décret du 17 mars 1967 ainsi rédigé :

« Le syndic qui reçoit, en application du troisième alinéa du I de l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, un mandat avec délégation de vote sans indication du nom du mandataire, remet ce mandat en début de réunion au président du conseil syndical afin qu’il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote.

En l’absence du président du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical, le syndic remet aux mêmes fins ce mandat au président de séance désigné par l’assemblée générale. »


Accès à l’extranet sécurisé mis à disposition par le syndic professionnel

Après l’article 33-1, est inséré un article 33-1-1 ainsi rédigé :

« L’espace en ligne sécurisé mentionné au dernier alinéa du I de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 est accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d’un code personnel sécurisé garantissant la fiabilité de l’identification des copropriétaires. Les documents mis à disposition par le syndic dans cet espace sont téléchargeables et imprimables. »

« L’ensemble des documents relatifs à la gestion de l’immeuble et des lots gérés mis à disposition dans cet espace, dont la liste minimale est définie par décret sont, le cas échéant, actualisés au minimum une fois par an par le syndic, dans les trois mois précédant l’assemblée générale annuelle. »


Envoi d’avis d’appels de fonds par courrier électronique

L’avis indiquant le montant de la provision exigible, pour l’exécution du budget prévisionnel, ainsi que celui indiquant le montant de la somme exigible et l’objet de la dépense, pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, peuvent être adressés par le syndic à chaque copropriétaire par lettre simple ou par message électronique, sous réserve de l’accord exprès desdits copropriétaire (article 35-2 du décret du 17 mars 1967).

Rapellons que depuis la loi ALUR (Loi n° 65-557, 10 juillet 1965, art. 42-1), les notifications et mises en demeure, sous réserve de l’accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique.

Le décret du 27 juin 2019 ajoute que cet accord exprès doit préciser s’il porte sur les notifications, les mises en demeure ou les deux. Et il peut ne porter que sur les modalités particulières de notification mentionnées à l’article 64-5 du décret du 17 mars 1967.

Lorsqu’il est formulé lors de l’assemblée générale, cet accord doit être mentionné sur le procès-verbal. Il peut également être adressé à tout moment au syndic par tout moyen conférant date certaine.

Toutefois, le copropriétaire peut à tout moment retirer son accord exprès selon les mêmes formes que celles prévues à l’article 64-1. Si cette décision est formulée lors de l’assemblée générale, le syndic en fait mention sur le procès-verbal.

Cette décision prend effet le lendemain du huitième jour suivant la réception par le syndic de l’information adressée selon les modalités mentionnées au deuxième alinéa de l’article 64-1.

Enfin, le décret du 27 juin indique que lorsque la copropriété est dotée d’un espace en ligne sécurisé, la notification des documents mentionnés à l’article 11 du décret du 17 mars 1967 peut, sous réserve de l’accord exprès du copropriétaire, valablement résulter d’une mise à disposition dans un espace du site dont l’accès est réservé aux copropriétaires.

La convocation mentionnée à l’article 9 du même décret doit préciser expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de la mise à disposition (décret du 17 mars 1965, article 64-5).