Ecritures de reconstitution des factures des fournisseurs travaux

Reprise des travaux lors de la reprise des soldes de la copropriété


Intérêts de reconstituer les factures travaux de la copropriété

Pour faire apparaitre au jour de l'AG sur l'annexe 5 (et par la suite l'annexe 4) l'ensemble des flux mouvementés sur les différents comptes sur les exercices précédents, notamment les comptes des fournisseurs de travaux, nous devons passer quelques écritures qui permettront de reconstituer ces mouvements, et présenter ainsi aux copropriétaires des documents dignes d'une gestion professionnelle de syndic.

  • Nous allons passer pour chacun des fournisseurs concernés deux ecritures distinctes, puis nous supprimerons 2 écritures passées dans la reprise de soldes.
  • Dans l'exemple il n'y en a qu'un seul fournisseur, mais bien souvent il y a plusieurs prestataires concernés et donc plusieurs factures et reglements. Il faudra bien entrendu tenir compte des mouvements de chacun des fournisseurs.
  • A priori ces explications et ce traitement peuvent paraitre complexe dans sa théorie, mais en réalité cela se réalise très facilement si vous suivez strictement ce qui est indiqué dans ce tutoriel, et le résultat en vaut vraiment la chandelle...

 

ATTENTION! Cette écriture à passer par

l'onglet FINANCES

puis le menu AUTRES ECRITURES


1ère écriture : Passer les factures des prestataires travaux (factures enregistrées par l'ancien syndic de copropriété)

Il s'agit d'enregistrer ici la (ou les) factures du fournisseur travaux (il est conseillé de saisir une seule écriture pour toutes les factures d'un même fournisseur)

  • Cette écriture est à renouveler pour chacun des fournisseurs qui auraient facturé des prestations du compte travaux sur les exercices précédents

 

 

15. Onglet FINANCES

16. Rubrique  AUTRES ECRITURES

Reconstituer le budget travaux de logiciel de la copropriété

1ère écriture : Passer les factures des prestataires travaux (factures enregistrées par l'ancien syndic de copropriété)

17. Au DEBIT: Sélectionner le compte 671000xx correspondant au nom du budget travaux (ici Travaux Façade)


18. Au CREDIT: Sélectionner le compte du fournisseur

19. Date de l'écriture : Saisir le même date que celle de la reprise des soldes (souvent le 1er jour de l'exercice repris).

20. Sélectionnez la clé de charges affectée à ces travaux (voir le budget).

21. Saisir un libellé explicite

22. Saisir le montant de la (ou des) facture du fournisseur passées sur le (ou les) exercice précédent.

23. Saisir la TVA (certains copropriétaires ou bailleurs sont amenés à récupérer la TVA sur les travaux).

24. Possibilité de SCANNER et de lier le document numérisé à l'écriture comptable (GED).

25. Ne pas oublier de cliquer sur le bouton pour ENREGISTRER votre travail!


Comment se présente l'annexe 5 relative aux travaux en cours dans la copropriété?

Avant d'apporter les compléments d'informations pour corriger ces manquements (point 10 et 11) nous allons voir comment se présente l'annexe 5 qui devrait faire apparaitre les détails de la situation financière de ce budget travaux .

Les annexes 5 des travaux de la copropriété

Comment se présente l'annexe 5 relative aux travaux en cours dans la copropriété?

11. 13. 14. On remarque dans l'annexe 5 des montants indispensables à une bonne gestion, sont absents...
Nous allons y remédier avec la procédure suivante.


2ème écriture : Enregistrer les paiement des factures des prestataires travaux (paiements enregistrés par l'ancien syndic de copropriété)

Il s'agit maintenant d'enregistrer le (ou les) reglements de factures du fournisseur travaux (Il est conseillé de saisir une seule écriture pour tous les reglements d'un même fournisseur).

  • Cette écriture est à renouveler pour chacun des fournisseurs dont les factures travaux de la copropriété auraient été payées par l'ancien syndic sur les exercices précédents.
  • Bien entendu, si la facture du prestataire n'as pas été payée, il n'y a rien à passer ici

 

Paiement des factures de travaux de la copropriété

2ème écriture : Enregistrer les paiement des factures des prestataires travaux (paiements enregistrés par l'ancien syndic de copropriété)

26. Sélectionner le fournisseur (identique à l'écriture enregistrée ci-dessus).

27. Sélectionner le compte 110000 Report à Nouveau (Soldes créditeurs).

17. Au DEBIT : sélectionner le compte 671000xx correspondant au nom du budget travaux (ici Travaux Façade)

28. Date de l'écriture : saisir le même date que celle de la reprise des soldes (souvent le 1er jour de l'exercice repris).

29. Inutile de saisir une clé

30. Saisir le montant payé par l'ancien syndic. Il peut s'agir d'un montant regroupant l'ensemble des reglements de ce fournisseur pour ces travaux précis.

31. Saisir un libellé explicite

22. Saisir le montant de la (ou des) facture du fournisseur passées sur le (ou les) exercice précédent.

32. Ne pas oublier de cliquer sur le bouton pour ENREGISTRER votre travail!


Suppression des écritures passées dans le tableau de la reprise des soldes de la copropriété

Il s'agit ici de supprimer certaines écritures qui ont été enregistrées dans le tableau de la reprise des soldes et qui viendraient en doublon avec celles que nous venons de passer

  • Ce traitement est à renouveler pour chacun des fournisseurs dont les fatures travaux de la copropriété auraient été enregistrées lors de la reprise des soldes par le nouveau syndic de copropriété

 

Comptabilité des travaux dans la reprise des comptes

Suppression des écritures passées dans le tableau de la reprise des soldes de la copropriété

33. 34. Cliquer sur la croix rouge en face des écritures

 

 


Vérification de l'ensemble des mouvements de ce budget travaux

  • Vérifier que l'ensemble des mouvements de ce budget travaux (non cloturé) gérés par l'ancien syndic ont bien été pris en compte dans le logiciel de gestion de copropriété
  • Verifier les flux financiers dans le suivi du budget travaux
  • Vérifier l'annexe 5 sur laquelle doit figurer le détail des flux financiers des budgets travaux de la copropriété
  • Vérifier le tableau de contrôle de cohérence sur l'écran d'accueil du logiciel syndic VILOGI

 

 

  • Voici la synthèse des flux financiers completée qui apparait maintenant avec les rubriques renseignées
Synthèse des travaux de copropriété

Vérification de l'ensemble des mouvements de ce budget travaux

  • On remarquera toutefois que les éléments de paiement des copropriétaires n'apparaissent pas....
  • Il faudra pour cela effectuer une répartition des budgets travaux par copropriétaire (voir le tutoriel ici)

 


Annexe 5 des travaux reconstituée au 1er jour de l'exercice

Annexe 5 des travaux de la copropriété

Annexe 5 des travaux reconstituée au 1er jour de l'exercice

Voici l'annexe 5 reconstituée au 1er jour de l'exercice faisant apparaitre les éléments financiers des budgets travaux


Voici un extrait du tableau de contrôle de cohérence de l'écran d'accueil

  • Une vérification a faire immédiatement après avoir terminé ces traitements est de se rendre sur l'écran d'accueil du logiciel
  • Le cadre intitulé "contrôles de cohérence" permet de s'assurer que les balances des comptes sont bien équilibrés après ces traitements et que tout est en ordre pour continuer à gérer cette copropriété sereinement
  • Voici les éléments un extrait du tableau de contrôle de cohérence de l'écran d'accueil de votre logiciel de syndic VILOGI
Contrôle de cohérence du logiciel de gestion syndic de copropriété

Voici un extrait du tableau de contrôle de cohérence de l'écran d'accueil

 

Après vérification l'ensemble des mouvements de la reprise travaux s'est terminée avec succès

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
  • Budget travaux modifié en cours de travaux Budget travaux modifié en cours de travaux
  • Echéancier paiement des travaux Echéancier paiement des travaux
  • Travaux copropriété remboursés par assurance avec franchise Travaux copropriété remboursés par assurance avec franchise
  • Travaux à la charge des propriétaires Travaux à la charge des propriétaires
  • Appels de fonds liés à des travaux Appels de fonds liés à des travaux