Ecritures de subvention pour travaux de la copropriété PROCEDURE

Gestion des emprunts et des subventions avec le logiciel syndic de copropriété


Procédure spéciale pour passer les écritures comptables de subvention sur le logiciel syndic VILOGI

Le gestionnaire du syndic devra suivre cette procédure spéciale pour passer les écritures comptables de subvention sur le logiciel de syndic de copropriété.

Ces écritures sont obligatoirement à passer APRES avoir créé le budget travaux qui sera lié à la subvention.

La gestion des subventions passe par 2 statuts distincts:

  1. La subvention à recevoir lorsque celle-ci a été notifiée par l'organisme de l'état.
  2. La subvention reçue lorsque le syndic reçoit le chèque de l'organisme de l'état

Le système calera les documents de synthèse comme l'annexe 4 ou 5 en fonction du statut de la subvention, 

 

Nous allons donc procéder en 2 étapes pour faire évoluer le statut de la subvention:

  1. Enregistrement de la subvention dès que le syndic aura reçu la notification de l'organisme qui accordera la subvention. A ce stade, la subvention aura le statut de SUBVENTION A RECEVOIR.
  2. Enregistrement du reglement de la subvention: cette 2ème étape demande un peu d'attention car il faudra enregitrer successivement deux écritures.  A ce stade, la subvention aura le statut de SUBVENTION REÇUE.

 

Voici comment procéder pour réaliser ces 2 étapes.


Enregistrement de la notification de la subvention par l'organisme d'état

1- Enregistrer l'écriture lorsque la subvention a été notifiée au syndic de copropriété

Ecriture de la subvention reçue par le syndic de copropriété

Enregistrement de la notification de la subvention par l'organisme d'état


Règlement de la subvention 2 écritures à enregistrer sur le logiciel de gestion syndic

1 ère écriture: Enregistrer l'encaissement du chèque de la subvention (ou le virement) à la banque du syndicat de copropriété.

2 ème écriture: Enregistrer cette écriture spéciale qui aura pour effet de supprimer le statut de la subvention à  recevoir. Seule l'écriture n°1 ci-dessus affecte la subvention au statut de subvention reçue.

Paiement de la subvention reçue par le syndic

Règlement de la subvention 2 écritures à enregistrer sur le logiciel de gestion syndic


Création d'un budget de copropriété sans subvention

3- Créer un budget pour les travaux votés par l'assemblée générale sans tenir compte à ce stade de la subvention du montant prévu par ces travaux :

 

Exemple: il a été prévu de refaire l'éclairage de la voirie de la copropriété pour un montant de 80.000€. Le conseil régional à accordé un subvention de 35.000€ à la copropriété.

Le syndic doit donc créer un budget travaux "Travaux subventionnés éclairage voirie" pour un montant de 80.000€ qui servira à calculer les appels de fonds des copropriétaires

 

A ce stade, ne pas tenir compte de la subvention

4 - Modifier l'échéancier des appels de fonds des travaux subventionnés en copropriété

Modifier l échéancier des travaux en copropriété

4 - Modifier l'échéancier des appels de fonds des travaux subventionnés en copropriété


Saisie de la modification de l'échéancier des appels de fonds des travaux subventionnés (suite)

Saisie de la modification de l échéancier

Saisie de la modification de l'échéancier des appels de fonds des travaux subventionnés (suite)

  • On aperçoit ici dans l'échéancier du budget travaux que les 2 appels de fonds prévus s'élèvent à 40.000€ chacun, soit 80.000€ au total
  • L'objectif sera d'appeler uniquement les fonds nécessaire au financement des travaux auprès des copropriétaires, c'est à dire, déduction faite du montant de la subvention de ces travaux
  • C'est à cet endroit que l'on va prendre en compte la subvention, pour en déduire le montant des appels de fonds restants à échoir comme indiqué sur l'écran ci-dessous
Ce traitement n'est a réaliser seulement si la copropriété a encaissé les fonds de la subvention

5- Echéancier des appels de fonds des travaux subventionnés avant modification

Modification de l échéancier travaux en copropriété

5- Echéancier des appels de fonds des travaux subventionnés avant modification


5- Echéancier des appels de fonds des travaux subventionnés avant modification (suite)

  • Modifier le montant des appels de fonds :
    Le montant total des appels de fonds correspond maintenant au montant du budget (déduction faite du montant de la subvention)
    -  soit 65.000€
    - correspondant au montant total du budget de 80.000€ moins les 15.000€ de subvention..
     
    Le premier appel de fonds travaux a déja été appelé, il n'est donc pas possible de modifier ce montant
Saisie de la modification

5- Echéancier des appels de fonds des travaux subventionnés avant modification (suite)

  • Nous pouvons déduire au regard de l'écran ci-dessous que le montant total du premier appel de fonds pour les travaux, appelé auprès des copropriétaires s'élève à 40.000€, alors que le second s'élève à 25.000€
  • Passer maintenant une écriture spéciale pour IMPUTER le montant de la subvention au compte 711000 du budget travauX
Ce traitement n'est a réaliser seulement si la copropriété a encaissé les fonds de la subvention

Passer une écriture spéciale pour imputer le montant de la subvention des travaux en copropriété

  • Passer maintenant une écriture spéciale pour imputer le montant de la subvention au compte 711000 du budget travaux
Imputation subvention travaux

Passer une écriture spéciale pour imputer le montant de la subvention des travaux en copropriété

  • Après que ces traitements effectués, il suffira de continuer à effectuer les appels de fonds ainsi que la procédure de suivi du budget travaux au même titre que les autres travaux non subventionnés
  • Les copropriétaires ne seront appelés que du montant du budget travaux hors subvention

 

La clôture des travaux sera effectuée comme d'habitude, la régularisation portera sur le montant total des travaux dépensés et payés ainsi que sur les montants appelés incluant la subvention.