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Assistance comptable pour syndic de copropriété !  avec le logiciel syndic de copropriété
Assistance comptable pour syndic de copropriété !

L'externalisation de la comptabilité « mandant » de votre cabinet auprès de VILOGI est rendue très pratique grâce à la plateforme de gestion immobilière en mode full web!

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Faire le relevé des compteurs d'eau dans la copropriété

Création des compteurs, saisie des index et facturation des consommations individuelles des copropriétaires


Accès à la saisie des relevés des compteurs d'eau dans la copropriété

Il y a 3 méthodes pour effectuer la saisir des relevés de compteurs sur le logiciel syndic de copropriété en full web VILOGI:

  • saisie manuelle, compteur par compteur
  • saisie par importation d'un fichier excel pré-rempli (voir le tutoriel ici)
  • saisie par importation à partir d'un fichier d'autres sources (prestataires d'eau par exemple)

Bien que la première méthode soit laborieuse et que nous conseillons la seconde voire la troisième, nous allons découvrir ici la prémière méthode qui a un avantage pédagogique certain, vu que nous allons entrer dans le détail de la mamchine...

 

 

  • Après avoir créé les compteurs dans la copropriété, nous allons apprendre à facturer l'eau consommée à chaque copropriétaire à partir des relevés de compteurs d'eau réalisés dans la copropriété
  • C'est l'exemple de la consommation de l'eau froide qui est présenté ici; cependant le logiciel de syndic permet aussi la facturation d'autres fluides tels que l'eau chaude, l'électricité le gaz ou autres.
  • Pour les autres fluides, la démarche sera identique au processus de la facturation d'eau froide tel qu'il est présenté dans ce tutoriel
  • Pour effectuer cette partie du traitement, vous devez avoir créé les compteurs ici : cliquer ici
  • A chaque étape, vous avez la possibilité de revenir en arrière, de modifier ou encore de supprimer le traitement de la facturation de l'eau
  • Compteurs cummuns et généraux : il n'y a pas lieu de saisir les compteurs généraux ou les compteurs indépendants liés aux robinets communs.

La différence entre le total des consommations individuelles et de la facture du prestataire d'eau sera obligatoirement répartie auprès des copropriétaires en fonction de la clé de charges sélectionnée lors de l'enregistrement des factures d'eau.

De ce fait, les consommations relatives à l'eau des parties communes sont bien réparties auprès des copropriétaires (sans intervention de votre part), il n'y a donc pas lieu de saisir les index des compteurs sur les partie communes.

Saisie des releves des compteurs d eau dans la copropriete

Accès à la saisie des relevés des compteurs d'eau dans la copropriété

  • Onglet COPROPRIETE
  • Rubrique SAISIE DES CONSOMMATIONS

Ecran de saisie des relevés des index de compteurs d'eau dans la copropriété

liste des relevé des index de compteur d eau de la copropriété

Ecran de saisie des relevés des index de compteurs d'eau dans la copropriété

  • Zone de saisie détaillée des relevés de compteurs.
  • Sélectionner l'exercice comptable sur lequel sera l'eau sera facturée
  • Liste détaillée des anciens relevés de compteurs

Les dates de début de période de consommation de l'eau dans la copropriété sont automatiques

Les dates de consommation de l eau dans la copropriété sont automatiques

Les dates de début de période de consommation de l'eau dans la copropriété sont automatiques

  • Les dates de période de consommation entre les relevés sont automatiquement mises à jour
  • C'est à dire que la période d'une consommation commence à la date de fin du relevé précédent
  • Ce qui permet d'éviter une saisie et surtout les confusions entre les dates et périodes de relevés...

Détail de la saisie du relevé des compteurs d'eau dans la copropriété

Détail du relevé des compteurs d eau dans la copropriété

Détail de la saisie du relevé des compteurs d'eau dans la copropriété

  • Saisir (à l'aide du calendrier) la date du relevé qui correspond ici à la date de fin (fin de période de la consommation).
  • Saisir l'index du relevé de compteur (pour faciliter la saisie, prendre le chiffre arrondi au m3 supérieur).
  • La consommation est calculée automatiquement (calcul entre l'index de début et l'index de fin).
  • ATTENTION:  l'index de fin doit être supérieur à l'index de début, sinon il y aura un résultat et dont une facturation négative de l'eau au copropriétaire !
Astuces pour saisir la date des relevés des compteurs d'eau dans la copropriété

 

A l'ouverture de cet écran, apparait dans la colonne DATE FIN, une date en grisé, qui correspond à la date de fin de l'exercice sur lequel vous êtes en train de travailler et qui fera l'objet de la facturatiion des consommations que vous êtes en train de saisir.

  • Cela a pour effet de vous alerter sur l'exercice sur lequel la facturation sera effectuée.
  • Si l'exercice ne correspond pas à ce que vous souhaitez, vous devez ABSOLUMENT en changer avant de continuer.
  • Lors de la saisie de la date des relevés d'index, la zone grisée disparait.
  • La saisie de la date (surtout si c'est la même) à chacune des lignes de relevé de compteur n'est pas nécessaire

 

En effet, si vous saisissez une première fois dans la case "DATE",  la date de relevé des index , c'est cette même date qui s'affichera automatiquement sur les autres lignes lors de la saisie de l'index.

  • Il vous suffit de saisir le chiffre de l'index du compteur et la date s'affichera automatiquement
  • Si vous avez saisi une date différente, c'est cette date qui sera pris en compte automatiquement sur les lignes suivantes

ESTIMATION si le copropriétaire absent n'a pas relevé son compteurs d'eau

estimation des relevés de compteurs des copropriétaires absents

ESTIMATION si le copropriétaire absent n'a pas relevé son compteurs d'eau

  • Cocher la case ESTIMATION et saisir un index de relevé afin de facturer une consommation d'eau estimée au copropriétaire.
  • L'indication qui précise qu'il s'agit de l'estimation du relevé de l'index du compteur sera conservée sur le relevé des compteurs et sur l'appel de fonds correspondant à la facturation réelle de l'eau au copropriétaire (nous verrons cela par la suite).
  • Procéder ainsi pour l'ensemble des compteurs de la copropriété

Il n'y a pas lieu d'enregistrer la saisie, car l'enregistrement est réalisé au fur et à mesure que vous effectuez une saisie.


Pour imprimer le relevé des compteurs de la copropriété

Pour imprimer le relevé des compteurs de la copropriété

Pour imprimer le relevé des compteurs de la copropriété

Pour imprimer le relevé des compteurs de votre copropriété, (document au format PDF) cliquer sur le lien comme indiqué ci-dessus

 

 

 

 

 

 

 

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
  • Facturer le chauffage aux copropriétaires Facturer le chauffage aux copropriétaires
  • Explication consommation l Explication consommation l'eau relevé de charges
  • Consommation d Consommation d'eau facturée dans la copropriété et dépenses liées
  • Budget eau calculé sur la consommation réelle des copropriétaires Budget eau calculé sur la consommation réelle des copropriétaires
  • Régularisation d Régularisation d'eau lors d'une mutation
Les avantages des solutions en full web VILOGI

L'externalisation de son back-office pour qui ?


En externalisant votre comptabilité, vous aurez tout le loisir de travailler à fidéliser et améliorer vos relations avec vos clients, tout en gardant un contrôle total sur la gestion de votre portefeuille et sa valorisation.
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  • Une rentabilité trop faible causée par un nombre de lots insuffisants
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  • Un gestionnaire qui souhaite externaliser et faire des économies