Organisation du conseil syndical

Le conseil syndical avec le logiciel syndic de copropriété

Les membres du conseil syndical de copropriété sont-ils rémunérés

Les fonctions de membre du conseil ne sont pas rémunérées (article 27 du décret du 17 mars 1967).
Cependant, les membres seront remboursés par le syndic des frais qu’ils engagent pour remplir leur mission : téléphone, achat de livres… Ces dépenses nécessitées par l’exécution de la mission du conseil syndical sont imputées dans les charges au titre des dépenses courantes d’administration réparties aux millièmes. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic.

Bien que cela soit rare, il faut prévoir que certains pourraient abuser.
Dans ce cas, l’assemblée s’en prémunira en votant une enveloppe financière raisonnable. Elle jugera ensuite si le conseil en a fait un bon usage. Prendre régulièrement un taxi pour se rendre chez le syndic, acheter de multiples ouvrages sur un même thème, dépenser sans compter en fournitures pourrait être jugé excessif.

À l’inverse, et c’est sans doute la situation la plus courante, les conseillers en sont souvent «de leur poche» pour avoir omis de noter au fur et à mesure leurs petites dépenses. À la fin de l’année, les sommes ne sont plus négligeables et il serait inéquitable qu’en plus du temps qu’il a donné, un conseiller subisse une perte financière importante.


Quels sont les moyens du conseil syndical pour l'accès aux pièces et aux documents de la copropriété

Quels sont les moyens du conseil syndical?


L’accès aux pièces et aux documents

En principe, un ou plusieurs membres du conseil syndical peuvent prendre connaissance, et obtenir copie, à leur demande et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété.

Pendant la période s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître les comptes et la tenue de celle-ci le syndic doit tenir à la disposition de tous les copropriétaires et pas seulement aux membres du conseil syndical, au moins pendant un jour ouvré, les pièces justificatives des charges (article 18-1 de la loi de 1965).

Cependant, l’accès des copropriétaires à ces documents est limité.
En effet, ils peuvent les consulter sur place dans les conditions déterminées par l’assemblée générale et rappelées dans la convocation, mais n’ont pas toujours la possibilité de réaliser des copies. Cette question a fait l’objet d’une réponse du ministère du logement7 : «[…]

La consultation des pièces peut avoir lieu le jour où le syndic reçoit le conseil syndical pour l’examen de ces pièces.Dans ce cas, le copropriétaire intéressé se joint au conseil syndical. Lorsqu’un copropriétaire intéressé s’est opposé à cette procédure en assemblée générale, il peut consulter individuellement les pièces le même jour. Si tout copropriétaire peut demander copie des factures au syndic, aucun texte ne prévoit en revanche d’obligation pour le syndic de délivrer ces copies au copropriétaire demandeur,même aux frais de ce dernier.

Néanmoins, le conseil syndical qui assiste et contrôle le syndic dans sa gestion, peut, après avis donné au syndic, obtenir copie de tout document relatif à la gestion du syndic et à l’administration de la copropriété et, notamment, des factures.Dans ces conditions, l’information des copropriétaires est suffisamment assurée et il n’est pas prévu de rendre obligatoire la délivrance par le syndic de copies des factures aux copropriétaires demandeurs. »

Le copropriétaire qui a besoin d’une information ou d’un document peut s’adresser d’abord au conseil syndical avant de solliciter le syndic : à moins d’une mauvaise entente entre l’intéressé et le conseil, c’est la démarche la plus rapide. Les membres du conseil ont accès à tous les documents détenus par le syndic, ils ont donc plus de facilités que les autres copropriétaires pour se faire communiquer une pièce ou une information.

À qui doivent être adressées les communications?
Le décret du 20 avril 2010 l’a précisé. «Lorsqu’une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu’il en a été désigné un ou, à défaut, à chacun de ses membres. Lorsque la communication est demandée par le conseil syndical, elle est faite à chacun de ses membres. »

Le cas particulier des archives. Le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peuvent agir contre l’ancien syndic pour obtenir la remise des pièces du syndicat (article 18-2, alinéa 3, de la loi du 10 juillet 1965). Cette possibilité n’exclut pas celle du syndicat des copropriétaires, qui a qualité à agir en tant que propriétaire desdits documents dont, en application de l’article 33 du décret du 17 mars 1967, le syndic n’est que détenteur (CA Paris, 23e ch. B, 27 avril 2007 : JurisData no 2007-340420).


Les missions du conseil syndical de copropriété

Le rôle du conseil est d’assister le syndic et de contrôler sa gestion.

Il peut également recevoir des missions particulières par délégation de l’assemblée.
Il a en effet, parfois, plus de légitimité que le syndic à intervenir dans les orientations données à certains dossiers.
Mais il doit le faire avec tact, et dans le respect des responsabilités assumées par le syndic.

C’est souvent par manque d’information sur ce qui se passe dans l’immeuble entre deux assemblées que les copropriétaires finissent par s’en désintéresser. En tenant ces derniers informés tout au long de l’année de l’avancée des projets ou des incidents survenus, le conseil assure la transparence de la gestion et permet de maintenir la cohésion dans le syndicat.

Le conseil syndical est ainsi chargé de trois missions principales décrites par les articles 21 de la loi de 1965 et 26 du décret de 1967 :

  • contrôler la gestion du syndic,
  • l’assister,
  • être l’intermédiaire entre le syndic et les copropriétaires

Le contrôle du conseil syndical de copropriété

Le conseil est chargé de suivre l’application par le syndic des résolutions votées par l’assemblée. Il faut du doigté pour éviter les crises de susceptibilité, mais aussi de la fermeté pour ne pas être mené en bateau par le syndic.

a) Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic Cela passe notamment par la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution (article 26 du décret de 1967).

Le contrôle des comptes se fait en fin d’exercice, mais il est pratiquement impossible de faire toutes les vérifications nécessaires en quelques heures : l’idéal est de suivre les devis et les factures au fur et à mesure, tout au long de l’année.
Il ne restera plus ensuite qu’à vérifier la répartition des dépenses. Certains comptables qui avaient l’habitude des contrôles trimestriels des comptes envoient toujours au conseil un relevé trimestriel des dépenses. Cette pratique permet de suivre le budget voté et de rectifier rapidement d’éventuelles erreurs.

En suivant l’évolution des charges, le conseil peut réagir et s’interroger sur des augmentations anormales.
Pour les factures d’eau, la cause peut être une fuite éventuelle. Pour les contrats annuels d’assurance ou d’entretien, le conseil pourra, après une enquête et une étude des contrats, suggérer une renégociation des contrats au syndic ou à l’assemblée.
En l’absence de spécialistes sur tous les sujets – voire d’aucun –, le conseil ne pourra sans doute pas prendre tous les dossiers en même temps. Suivant ses compétences, son temps disponible ou l’urgence, il étudiera alors un ou deux dossiers à fond pour vérifier le prix, les clauses du contrat annuel quant à la révision du prix ou aux conditions de résiliation, la qualité de la prestation, etc.

À cette occasion, nous pouvons rappeler que la réunion du conseil syndical précédant l’assemblée générale constitue une tâche de gestion courante, conformément à l’arrêté du 19 mars 2010 modifiant l’arrêté du 2 décembre 1986 relatif aux mesures de publicité des prix applicables dans certains secteurs professionnels.

b) Pour des travaux
Le conseil participera à l’appel d’offres des entreprises ou recherchera de son côté des entreprises concurrentes de celles qu’aura sélectionnées le syndic.


L'assistance du syndic de copropriété envers le conseil syndical

Au-delà de la mission de contrôle du syndic et outre les délégations que peut recevoir le conseil syndical de l’assemblée, le conseil donne son avis au syndic et à l’assemblée sur toutes les questions qui concernent le syndicat, soit de sa propre initiative, soit lorsqu’il est consulté (article 21 de la loi de 1965). L’idéal – dans l’intérêt du syndicat et du syndic – est une collaboration étroite, sans alourdir le travail du syndic.a)

Les délégations de l’assemblée

L’assemblée peut confier une mission précise au syndic, mais également au conseil syndical en vue de la conclusion d’un contrat, du lancement d’un appel d’offres, de l’étude de devis de travaux, du suivi d’un chantier. En pratique, l’assemblée votera préalablement une résolution sur le principe et le montant d’une dépense, mais il lui manque des éléments pour boucler complètement le projet. Elle délègue le conseil ou l’un de ses membres pour parfaire la préparation du dossier en lui fixant une mission précise. Le conseil rendra compte à l’assemblée suivante.


Le choix du conseil s’impose au syndic lorsqu’il agit sur délégation de l’assemblée. La délégation permet ainsi au syndic ou au conseil syndical d’engager des études ou des expertises sur des projets qui seront soumis plus tard aux copropriétaires. Pour ne pas «court-circuiter » l’assemblée et afin d’éviter les dérapages dans les dépenses, la somme votée sera raisonnable, et calculée à partir de prévisions réalistes.

Il faut faire attention à ne pas outrepasser les pouvoirs donnés par l’assemblée, sinon celle-là pourrait refuser la dépense a posteriori ; ce qui serait très embarrassant. Attention aux conditions de validité :

  • La délégation peut autoriser son bénéficiaire à décider de dépenses dont elle détermine l’objet et fixe le montant maximum. Par exemple, l’assemblée générale peut donner mandat au conseil syndical ou, à défaut, au syndic pour conduire, dans la limite d’un montant de dépenses, les modifications nécessitées par l’arrêt de la télévision analogique ou lors des changements des fréquences d’émission des services de télévision par voie hertzienne terrestre en mode numérique (article 24-3 de la loi de 1965).
  • Autre exemple : l’assemblée générale peut également déléguer au conseil syndical la possibilité d’étudier trois devis de réfection de plomberie et d’électricité et de choisir l’entrepreneur chargé des travaux. En effet, les travaux de réfection de plomberie et d’électricité sont assimilables à des travaux d’entretien relevant de la majorité de l’article 24, et non à des travaux d’amélioration relevant de celle de l’article 26 (CA Paris, pôle 4, ch. 2, février 2010, no 09/06825 : JurisData no 2010-001433; Loyers et copr. 2010, comm. 211, obs. G. Vigneron).
  • La délégation est votée à la majorité de l’article 25. Un projet de résolution doit être joint à l’ordre du jour de l’assemblée générale.
    Par exemple : en donnant une délégation de pouvoirs au conseil syndical pour finaliser la réalisation des travaux de réfection des cages d’escalier avec l’entreprise de son choix, l’assemblée générale a statué sur une question qui n’était pas prévue à l’ordre du jour, puisque ce dernier ne comportait que la seule réfection des cages d’escalier (CA Paris, 23e ch. B, 9 septembre 2009 : JurisData no 2009-379177; Loyers et copr. 2010, comm. 112, obs. G. Vigneron).De plus, une décision qui a été votée conformément à l’ordre du jour ne peut être complétée par une décision qui n’y était pas inscrite (Cass. civ. 3, 7 novembre 2007, no 06-18882, Juris- Data no 2007-041250). Cet arrêt vient contredire certaines décisions de la cour d’appel de Paris (CA Paris, 15 février 1994 et CA Paris, 14 octobre 1985), qui avait introduit un assouplissement dans l’application de l’article 13 du décret selon lequel un vote ne peut intervenir sur une question non inscrite à l’ordre du jour mais qui est complémentaire ou connexe de la question effectivement inscrite.
  • La délégation ne peut, en aucun cas, priver l’assemblée générale de son pouvoir de contrôle sur l’administration de l’immeuble et la gestion du syndic.
  • Le délégataire rend compte à l’assemblée de l’exécution de la délégation. b) La consultation obligatoire du conseil
    La loi prévoit trois situations où la consultation du conseil syndical est obligatoire.
  • L’assemblée peut autoriser le syndic à engager certaines dépenses jusqu’à un montant plafonné. Cette délégation est généralement donnée au syndic, mais l’assemblée peut, en outre, exiger que le conseil soit consulté. Cette disposition sert à encadrer le pouvoir de gestion du syndic pour conclure seul certains contrats (entretien, assurance). Le conseil fera ses remarques à l’assemblée, à moins qu’il ne préfère communiquer préalablement son avis par affichage ou par courrier, ou en pièce jointe à la convocation de l’assemblée. Suite au Grenelle de l’environnement : avant de souscrire un contrat de performance énergétique, le syndic procède à une mise en concurrence de plusieurs prestataires et recueille l’avis du conseil syndical avant de le soumettre au vote de l’assemblée générale (article 24-4 de la loi de 1965).
  • Le syndic est quelquefois conduit à intervenir dans l’urgence pour arrêter ou prévenir un sinistre. L’article 37 du décret de 1967 prévoit alors une procédure particulière : lorsqu’en cas d’urgence le syndic fait procéder, de sa propre initiative, à l’exécution des travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, il en informe les copropriétaires et convoque immédiatement l’assemblée générale. Il a ainsi été jugé que le syndic a pu, sans faute, engager des travaux, dont l’urgence était établie, par la réunion du conseil syndical et l’envoi d’un courrier par ce dernier aux copropriétaires pour leur faire part de la nécessité de remettre le mur en l’état et annoncer un appel de fonds hors budget (Cass. civ. 3, 30 mars 2010, no 09-65542, AJDI 2010, page 391).À noter! La procédure relative aux provisions demandées pour des travaux urgents a été modifiée par le décret du 20 avril 2010. À titre exceptionnel, le syndic peut, en vue de l’ouverture du chantier et de son premier approvisionnement, demander, sans délibération préalable de l’assemblée générale mais après avoir pris l’avis du conseil syndical, le versement d’une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux. Le nouvel article 37 du décret de 1967 prévoit que le syndic doit désormais soumettre toute autre demande de provisions à l’obtention d’une décision de l’assemblée générale, qu’il doit convoquer immédiatement.
  • Dans les copropriétés en difficulté : le conseil doit être obligatoirement consulté lorsque le syndic demande la nomination d’un administrateur provisoire (article 62-2 du décret de 1967). Dans sa recommandation no 13 bis en date du 5 janvier 2011 relative au conseil syndical, la Commission relative à la copropriété recommande que le conseil syndical ait un rôle actif lorsque la copropriété est en difficulté. Son rôle est également réaffirmé dans la procédure d’alerte : depuis le décret du 20 avril 2010, le président du tribunal de grande instance peut également entendre tout membre du conseil avant de statuer aux fins de désigner un mandataire ad hoc. c) Les avis du conseil syndical de sa propre initiative Dans certaines situations, le syndic est obligé de consulter le conseil. Mais ce dernier n’a pas besoin d’attendre que le syndic le sollicite puisqu’il a la liberté de se saisir de toute question intéressant le syndicat pour donner son avis.

Le relais du conseil syndical avec les copropriétaires au moment de l’assemblée générale et le conseil syndical lors de l'assemblée générale

Le relais avec les copropriétaires au moment de l’assemblée générale

La convocation de l’assemblée
Selon l’article 8 du décret de 1967, la convocation de l’assemblée est de droit lorsqu’elle est demandée au syndic soit par le conseil syndical, s’il en existe un, soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un nombre inférieur de voix. La demande, qui est notifiée au syndic, précise les questions dont l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée est demandée.

Puis, l’assemblée générale des copropriétaires est valablement convoquée par le président du conseil syndical, s’il en existe un, après mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours.


Les copropriétaires et le conseil syndical lors de la préparation de l’ordre du jour de l'assemblée générale des copropriétaires

Depuis le décret de 2010, l’ordre du jour de l’assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical.

Le rôle d’intermédiaire du conseil syndical entre les copropriétaires et le syndic se trouve consacré.
Il vérifiera alors la rédaction des résolutions, les règles de vote, la présence des pièces qui seront annexées à la convocation.

Nouveau! Le décret modifie également la liste des documents à joindre à l’ordre du jour pour la seule information des copropriétaires. Doivent être ainsi notamment transmis (article 11, 9°, du 1 du décret de 1967) le compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical, et le bilan du conseil syndical sur le fonctionnement des services en résidence services.

Le conseil syndical, comme tout copropriétaire, peut également demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour. La cour d’appel de Versailles est venue préciser8 en 2010 que le syndic est tenu de donner suite à une demande du conseil syndical d’un additif à l’ordre du jour sans se faire juge de l’opportunité. Désormais, le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l’inscription d’une question à l’ordre du jour doivent accompagner leur demande au syndic des documents suivants (article 10 du décret de 1967) :

  • un projet de résolution lorsque cette notification est requise (par exemple, sur les modalités de versement des provisions, des dépenses pour travaux, l’ouverture d’un compte bancaire ou postal séparé, des travaux d’accessibilité aux personnes handicapées ou à mobilité réduite… article 11, I, alinéas 7° et 8° du décret de 1967) ;
  • un document précisant l’implantation et la consistance des travaux, lorsque le projet de résolution porte sur l’autorisation donnée à certains copropriétaires d’effectuer des travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble.

À l’occasion de chaque appel de fonds qu’il adresse aux copropriétaires, le syndic rappelle ces éléments.


Les interventions du conseil syndical auprès des copropriétaires

Comment le conseil syndical peut utiliser le logiciel syndic de copropriété. Le Conseil syndical de copropriété!Les interventions auprès des copropriétaires : il arrive que le conseil trouve plus opportun de se charger des manquements au règlement que de les confier au syndic, soit parce qu’il est sur place et qu’il considère qu’une affiche ou un mot laissé à l’occupant suffira; soit parce qu’il pense avoir plus de poids ou de diplomatie que le syndic, ou qu’il juge qu’une intervention de ce dernier serait plus mal reçue que celle du conseil. Ce n’est pas sans risque pour celui qui se dévoue.
Il vaut mieux y penser avant de remplir cette tâche ingrate pour ne pas être « blessé » si la mission échoue ou si le «contrevenant» se retourne contre le «messager».
Le conseil a toujours la ressource de changer d’interlocuteur si cela se passe mal.


Les rencontres et les réunions du conseil syndical avec les copropriétaires

Les réunions : quand la copropriété dispose d’un local, la réunion des copropriétaires d’une façon informelle est intéressante pour préparer une assemblée. À deux titres. D’abord, lorsque les copropriétaires reçoivent la convocation pour l’assemblée, ils n’ont que quinze jours pour se faire une opinion ou chercher des informations; ce qui est trop court. Ensuite, ce genre de réunion permet de sonder les copropriétaires sur un projet et de le réorienter éventuellement avant l’assemblée.

Le souci de bien représenter le syndicat peut prendre la forme de comptes rendus des séances du conseil affichés ou distribués dans les boîtes aux lettres. Tout cela est affaire de temps et de moyens.