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Syndic préparez-vous à l audit de votre caisse de garantie !  avec le logiciel syndic de copropriété
Syndic préparez-vous à l'audit de votre caisse de garantie !

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Paramétrer un modèle d'évènements

Gestionnaire des tâches de l'administrateur de biens


Les modèles d'événements paramétrables

Votre logiciel vous permet de créer et d'organiser vos événements à votre convenance.

Par exemple, un évènement peut consister à réaliser une ou plusieurs actions après avoir reçu un appel téléphonique pour une demande de dépannage en provenance d'un copropriétaire.

Le paramétrage de la gestion des événements de votre cabinet, consiste à créer vos modèles d'événements dans lesquels vous pourrez intégrer des actions à mener chronologiquement.
Puis les gestionnaires du cabinet pourront sélectionner un modèle d'événement (prédéfini ou personnalisé) pour voir défiler les actions à y mener chronologiquement: l'action suivante ne pouvant être executée que lorsque la précédante est terminée.
Lorsque toutes les actions sont exécutées, l'événement pourra être à sont tour clôturé.

Pour gérer vos évènements vous devez auparavant créer vos modèles d'événements. Chaque modèle d'événement est composé d'une ou plusieurs actions chronologiques que vous pouvez ordonner à votre convenance.

VILOGI met à votre disposition des modèles d'évènements prédéfinis avec des actions inétégrés que vous pourrez utiliser tels quels.

Vous pouvez créer vos propres modèles d'événements (les événements personnalisés) et y inclure des actions.

Pour paramétrer vos modèles d'événements, aller dans le menu PARAMETRAGE en haut à droite de chaque écran.

Puis cliquer dans le menu GESTION DES EVENEMENTS

Paramétrage des modèles d événements logiciel syndic copropriété

Les modèles d'événements paramétrables

L'interface de création des modèles d'événements est très simple et propose:

  1. soit de sélectionner un modèle d'évènement existant (modèles prédéfinis par VILOGI) dans une liste de choix
  2. soit de créer un nouveau modèle d'évènement à votre convenance

2 groupes de modèle d'événements disponibles

En cliquant sur la flèche à droite de la liste de choix vous apercevrez les 2 groupes d'événements disponibles:

1 - les événements personnalisés créés par le cabinet (vous pouvez créer autant de modèles d'événements que vous souhaitez)

  • Mise en demeure
  • Remise en service chauffage
  • Rendez-vous technique
  • Réunion du conseil syndical

2 - les événements prédéfinis par l'équipe VILOGI (vous ne pouvez pas modifier ces évènements). Nous avons ici l'essentiel des événements, bien que la liste ne soit pas exhaustive car elle évoluera au fur et à mesure des besoins que vous pourrez exprimer.

  • AG convocation
  • Contentieux et Litiges
  • Correspondances
  • Envoi d'un courrier
  • Facture
  • Ordre de service
  • Rendez-vous
  • Sinistre dégât des eaux
  • Visite technique de copropriété
Les groupes d événements sur le logiciel syndic de copropriété

2 groupes de modèle d'événements disponibles

Dans chacun de ces évènements (personnalisés ou prédéfinis) figurent un certains nombres d'actions (non visibles ici)

Découverte des modèles d'événement avec le logiciel syndic de copropriété

Nous allons ici décortiquer un évènement existant qui a été personnalisé par le cabinet du syndic:

  1. Sélectionner l'évènement nommé REMISE EN SERVICE DU CHAUFFAGE dans le groupe Mes Evénements dans la liste de choix (nous avons sélectionné ici Remise en service du chauffage)
  2. Le titre du modèle d'évènement que vous pouvez modifier ou supprimer
  3. Le bouton pour ajouter une nouvelle action à votre modèle événement (vous pourrez modifier l'ordre de ces actions à tout moment)
  4. Bouton pour copier un évènement et l'adapter selon vos souhaits
  5. Lorsque l'action a été ajoutée, vous apercevrez une liste de choix à sélectionner (ici nous avons sélectionné ACTION SIMPLE et CONFIRMATION)
  6. L'icône bleu pour saisir le titre de votre action (la corbeille ici pour supprimer l'action le cas échéant)
  7. Aperçu de l'ordre chronologique de vos actions (vous pouvez modifier cet ordre en passant votre souris au dessus de la ligne de l'action pour la déplacer à l'endroi de votre choix)
  8. Bouton pour Enregistrez votre évènement
Evénements et actions pour le syndic de copropriété

Découverte des modèles d'événement avec le logiciel syndic de copropriété


Voir les actions disponibles pour les modèles d'évènements

Pour voir les actions disponibles à insérer dans vos modèles d'événements cliquez sur la liste de choix des actions:

  1. Action simple
  2. Envoi d'email
  3. Envoie courrier
  4. Correspondance
  5. Demande de devis
  6. Reception de devis
  7. Acceptation de devis
  8. Ordre de service
  9. Rendez-vous
  10. Confirmation
  11. Déclaration de sinistre
  12. Demande d'intervention fournisseur
  13. Intervention fournisseur finie
  14. Edition d'un document
  15. Entrée locataire (pour le logiciel de gestion locative)
  16. Sortie locataire (pour le logiciel de gestion locative)
Cette liste d'actions est amenée à évoluer en fonction de vos besoins. Des mises à jours sont donc attendues.
Actions dispobibles pour le syndic de copropriété

Voir les actions disponibles pour les modèles d'évènements

Chacune des actions à un rôle prédéfini.

Ce rôle consiste à vous guider dans les actions à mener.

Par exemple l'action ORDRE DE SERVICE qui sera inséré dans un modèle d'événement ORDRE DE SERVICE est une action qui vous dirigera vers le centre de diffusion pour l'envoi d'un ordre de service, soit par email, par SMS soit par courrier. Une fois cette action déclenchée, vous pourrez envoyer le courrier et les informations de cette instruction seront affichées sur l'interface du fournisseur.

Ainsi le logiciel syndic et le logiciel gestion locative conserve une trace des évènements et actions sur les écrans de tous les tiers concernés

 


Comment déplacer l'ordre chronologique d'une action dans un modèle d'événement

Pour modifier l'ordre chronologique d'une action, il suffit de cliquer avec la souris sur l'action, tout en laissant votre doigt gauche enfoncé et en déplaçant la souris.

Le cadre contenant l'action suivra le mouvement de la souris.

Déplacer l'action vers le haut ou le bas puis lacher la souris.

Déplacer une action dans un modèle d événement

Comment déplacer l'ordre chronologique d'une action dans un modèle d'événement

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