Payer les charges de copropriété avec le logiciel syndic

La gestion des charges de la copropriété avec le logiciel de syndic de copropriété

Tout savoir sur le paiement des charges de copropriété par les copropriétaires

Comment payer les charges de copropriété
  • Comment identifier les personnes qui sont tenues de payer les appels de fonds ?


    Une des difficultés rencontrées par les syndics est de réussir à identifier la ou les personnes qui sont réellement redevables du paiement des charges afin de savoir à qui adresser les appels de fonds.
    Pour leur faciliter la tâche et éviter ainsi toute erreur, les copropriétaires (ou leur notaire) sont tenus d’informer le gestionnaire de la situation juridique de leur(s) lot(s) ou de tout changement intervenu.
     
     
     
     
    • Absence de nouvelles d’un copropriétaire

      Lorsqu’un copropriétaire a « cessé de paraître au lieu de son domicile ou de sa résidence sans que l’on ait de ses nouvelles » (article 112 du Code civil), on parle de « présomption d’absence ». Le syndic doit alors, après avoir tout tenté pour retrouver la trace du copropriétaire, saisir le tribunal d’instance pour faire nommer un administrateur (il peut s’agir d’un parent, d’un allié ou de toute autre personne). Ce dernier aura pour mission d’exercer les droits et les obligations du copropriétaire « absent », notamment en matière de paiement des charges de son lot.
    • Décès d’un copropriétaire

      Lorsqu’un copropriétaire est décédé, et pendant toute la durée de la procédure de succession, le syndic est en droit de demander le paiement des charges relatives à son lot à ses héritiers qui en sont devenus propriétaires en indivision (voir le point 6).
      Si le défunt était marié, une convention peut prévoir que son conjoint par exemple bénéficiera de l’usufruit ou de la nue-propriété du lot (s’appliqueront les règles vues au point 10).

      A l’issue de la procédure de succession, il se peut que cette dernière ne soit acceptée par le ou les héritiers qu’à concurrence de l’actif net (anciennement appelée le bénéfice d’inventaire).
      Dans ce cas, les héritiers ne seront tenus de payer les charges non réglées par le défunt que jusqu'à concurrence de la valeur des biens qu’ils ont recueillis (article 791 du Code civil).
      S’ils renoncent à la succession, ils ne sont pas tenus de régler les charges impayées.

      Si la succession est vacante (il n’y a pas d’héritiers connus), le syndic devra saisir le tribunal afin de faire nommer « l’Administration des domaines » comme curateur (article 809-1 du Code civil).
      Il devra lui adresser les appels de fonds correspondant au lot du copropriétaire décédé, qui seront alors payés en puisant sur l’actif du défunt.
      Si cet actif n’est pas suffisant, seul le curateur peut procéder à la vente du lot afin de dégager de la liquidité pour payer les charges impayées.
    • Lot appartenant à un propriétaire et au titulaire d’un droit d’usage et d’habitation

      Ce sont les mêmes règles que pour l’usufruit et la nue-propriété qui s’appliquent, sauf convention contraire entre les parties. Ainsi, les dépenses liées à la jouissance du lot incombent au titulaire du droit d’usage et d’habitation, alors que celles qualifiées de grosses réparations seront supportées par le propriétaire du lot.

      Il peut en être différemment si le règlement de copropriété a prévu une clause de solidarité entre le propriétaire et le titulaire du droit d’usage et d’habitation, le syndic pouvant alors exiger le paiement de l’intégralité des charges à l’un ou l’autre quelque soit la nature de la dépense.
    • Lot de la copropriété appartenant à des époux

      Lorsque des époux sont propriétaires en commun d’un lot de copropriété, le syndic peut demander le paiement des charges indifféremment au mari ou à son épouse.
      Dans le cas où ils viendraient à se séparer, et jusqu'à ce que le jugement définitif prononçant le divorce ait été publié et notifié par lettre recommandée avec accusé de réception au syndic, les appels de fonds peuvent continuer d’être adressés au mari ou à sa femme.
      Ce principe s’applique même lorsque la jouissance du lot a été attribuée à l’épouse pendant toute la durée de la procédure de divorce.

      Lorsque seul un des époux est propriétaire d’un lot de copropriété, le syndic ne peut demander le paiement des charges qu’à ce dernier.
      Cependant, si ce lot constitue le logement de la famille, les charges y afférentes peuvent être considérées comme des dettes ménagères dont les époux sont solidairement responsables (article 220 du Code civil). Ainsi, dans le cas où l’époux propriétaire ne règle pas les charges demandées par le syndic, ce dernier peut en réclamer le paiement à l’autre époux.
    • Lot de la copropriété appartenant à un Etat étranger

      Lorsqu’un lot appartient à un Etat étranger et que ce dernier ne paye pas ses charges de copropriété, le syndic doit en informer le ministère des affaires étrangères afin que ce dernier intervienne auprès de l’ambassade de l’Etat propriétaire du lot (selon une réponse ministérielle n°40703 publiée au Journal officiel le 20 mars 2000).
    • Lot de la copropriété appartenant à des indivisaires

      Lorsqu’un lot est en indivision, cela signifie que plusieurs personnes, appelées co-indivisaires, en sont propriétaires mais dans des proportions différentes (exemple : un appartement peut appartenir à trois personnes dont la première détient 20% des droits de propriété, la seconde 15% et la dernière 65%).
      Dans une telle hypothèse, la loi fait obligation au syndic, pour le paiement d’une somme donnée, d’adresser un appel de fonds distinct à chaque co-indivisaire, en indiquant à chacun d’eux le montant dû en fonction de ses droits dans l’indivision. Il en sera autrement si le règlement de copropriété contient une clause créant une solidarité de paiement entre les co-indivisaires : le syndic peut alors légalement demander à l’un quelconque d’entre eux le paiement de la totalité des charges correspondant au lot.
      Enfin, si le syndic n’a pas été informé de l’existence de l’indivision, il est en droit de réclamer l’intégralité du paiement des charges au propriétaire apparent (en général, la personne qui occupe le lot).
    • Lot appartenant à des personnes « pacsées »

      Le principe du Pacte Civil de Solidarité (PACS) est simple : permettre à deux personnes non mariées de décider de soumettre au régime de l’indivision des biens qu’ils vont acquérir ensemble ou séparément. Cela étant, et en ce qui concerne les charges de copropriété, l’article 515-4 alinéa 2 du Code civil prévoit que « Les partenaires sont tenus solidairement à l’égard des tiers des dettes contractées par l’un d’eux pour les besoins de la vie courante ». Le syndic peut donc demander leur paiement à l’un ou à l’autre des deux partenaires.
    • Redressement judiciaire d’un copropriétaire

      Un copropriétaire peut être mis en redressement judiciaire lorsqu’il exerce une activité commerciale ou artisanale qui ne fonctionne pas.
      Dans une telle hypothèse, un mandataire est désigné par le tribunal de commerce.
      Le syndic doit lui déclarer le montant des charges dont le paiement n’a pas été effectué par le copropriétaire avant l’ouverture de la procédure de redressement judiciaire et ce, dans un délai maximum de deux mois suivant la publication du jugement d’ouverture de la procédure.
      Doivent aussi être déclarées les créances du syndicat nées avant le jugement d’ouverture mais dont une partie peut être exigible après (exemple d’une assemblée générale ayant voté des travaux avant le jugement mais avec des appels de fonds étalés sur plusieurs mois).

      A défaut de déclaration dans les délais impartis, la copropriété ne peut plus réclamer le paiement des charges impayées au mandataire, sauf si elle démontre que cette défaillance n’est pas de son fait. Dans ce cas, elle pourra bénéficier d’un relevé de forclusion.

      Pour les dépenses décidées par la copropriété après le jugement d’ouverture de la procédure, le mandataire devra les payer au syndic à leur date d’exigibilité si le copropriétaire continue d’occuper son lot et d’y exercer son activité.
      Dans le cas contraire, elles seront réglées après les créances de salaires (si le copropriétaire a des salariés) et après celles d’un établissement bancaire auprès duquel le copropriétaire aurait contracté un emprunt (article L 622-17 du Code du commerce).
    • Lot de la copropriété appartenant à une société

      De manière générale, lorsqu’un lot de copropriété appartient à une société, le syndic ne peut pas demander le paiement des charges à ses associés car ces derniers n’ont pas la qualité de copropriétaires (c’est la société, personne morale, qui a cette qualité).

      Il doit donc adresser les appels de fonds au représentant statutaire de la société, lequel devra ensuite répartir ces sommes entre les associés en fonction de leurs parts dans le capital.
    • Lot de la copropriété appartenant à un usufruit et à un nu-propriétaire

      En application du Code civil (articles 605 et 606), le nu-propriétaire doit supporter financièrement les « grosses réparations » de la copropriété (réfection de la toiture, remplacement de l’ascenseur, etc.).
      L’usufruitier, quant à lui, doit régler les dépenses relatives à l’administration, la gestion et l’entretien courant de l’immeuble, les primes d’assurance ou les impôts et taxes. Le syndic est donc obliger de ventiler les charges entre eux en fonction de la nature de la dépense dont le paiement est demandé.

      Lorsqu’une clause du règlement de copropriété prévoit une solidarité de paiement entre l’usufruitier et le nu-propriétaire, le syndic peut valablement réclamer le paiement de la totalité de l’appel de fonds à l’un ou à l’autre, indépendamment du fait de savoir si ce dernier concerne des grosses réparations ou des dépenses liées à la jouissance du bien.

      Si le syndic n’a pas été informé de l’existence du démembrement de propriété du lot, il peut demander le paiement des charges à la personne qu’il considère ou qui se comporte comme le propriétaire des lieux.
    • La vente d’un lot dans la copropriété

      Lorsqu’un copropriétaire vend son lot, le syndic en est informé par le notaire du vendeur qui lui adresse alors un état daté (questionnaire de vente).
      Ce document a notamment pour but de permettre au syndic de demander au notaire à ce que soient retenues sur le prix de la vente les sommes restant dues par le copropriétaire vendeur.
      Ces sommes correspondent aux appels de fonds envoyés par le syndic avant la vente et restés sans règlement. Par contre, seront à la charge de l’acquéreur les appels de fonds postérieurs à la vente même s’ils concernent des travaux votés avant la vente.

      Il est important de rappeler que comme il n’y a pas de solidarité entre le vendeur et l’acquéreur d’un lot, le syndic ne peut réclamer le paiement des charges impayées par le vendeur au nouveau propriétaire.
  • Comment sont appelés les fonds nécessaires à régler les dépenses de la copropriété ?

    • Nécessité d’une décision préalable de l’assemblée générale

      Les copropriétaires ne sont tenus de payer les fonds appelés par le syndic que s’ils émanent d’une décision d’assemblée.
      Par exemple, le vote du budget prévisionnel dont l’objet est de « faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble » (assurance de l’immeuble, salaires du gardien, entretien de l’ascenseur ou de la chaudière collective, etc), le vote des budgets travaux (réfection de la toiture, ravalement, etc.), le vote portant sur la création ou l’alimentation d’une avance de trésorerie (dont le montant ne doit pas dépasser 1/6e de celui du budget prévisionnel) ou bien encore le vote d’avances pour travaux futurs dont le but est « de faire face aux travaux d’entretien et de conservation des parties communes et éléments d’équipement commun susceptibles d’être nécessaires dans les trois années à venir ».

      Une seule exception existe toutefois en cas de travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble. Le syndic est alors autorisé par la loi à décider seul de leur réalisation, quel qu’en soit le montant, après en avoir informé le conseil syndical.
      Il ne peut néanmoins appeler que le tiers du devis auprès des copropriétaires, les 2/3 restants ne pouvant être exigés qu’après autorisation de l’assemblée générale réunie dans les plus brefs délais.

      Dans tous les cas de figure, l’assemblée générale doit déterminer la fréquence des appels de fonds correspondants aux sommes votées, ainsi que leur date d’exigibilité. Une particularité existe pour le budget prévisionnel : sauf décision contraire de l’assemblée générale, le quart de ce budget sera automatiquement appelé le premier jour de chaque trimestre (soit, le 1er janvier, le 1er avril, le 1er juillet et le 1er octobre).

    • Quelles informations doivent contenir les appels de fonds ?

      Les appels de fonds qui sont adressés aux copropriétaires doivent comporter un certain nombre d’informations afin de permettre à chacun d’entre eux de vérifier que la nature des sommes réclamées, leur montant et leur date d’exigibilité sont conformes aux décisions de l’assemblée générale et au règlement de copropriété (pour ce qui concerne les clés de répartition et les tantièmes affectés à chaque lot). En cas de doute, il est conseillé de consulter ce dernier document et les procès-verbaux des assemblées concernées.

      La plupart des syndics utilisent des documents standards car il n’existe pas de modèle imposé par le législateur. Habituellement, sont indiqués en haut à gauche, le numéro du ou des lots du copropriétaire avec un bref descriptif (appartement, garage, etc.), ainsi que les tantièmes correspondants à chacun. Suit ensuite un tableau comportant généralement 5 colonnes :
      • première colonne : nature des sommes appelées (charges communes générales, charges bâtiment, charges escalier, etc.) ;
      • seconde colonne (Total à répartir) : montant total à répartir sur l’année pour chacune des sommes appelées et indiquées dans la première colonne ;
      • troisième colonne (Tantièmes individuels): rappel des tantièmes du copropriétaire concerné dans chacun des postes et correspondants aux clés de répartition prévues dans le règlement de copropriété (tantièmes généraux, tantièmes ascenseur, etc.) ;
      • quatrième colonne (Tantièmes totaux): base totale de la clé de répartition retenue (par exemple, 1000/1000e);
      • cinquième colonne (Votre quote-part à régler) : montant que doit régler le copropriétaire concerné dans chaque catégorie de charges.
      La situation du compte du copropriétaire est aussi souvent indiquée, faisant apparaître le débit et le crédit, ainsi que, s’il y a lieu, le montant de l’avance de trésorerie correspondant à sa quote-part.

      La date de paiement est indiquée de manière visible sous le montant total à régler par le copropriétaire ou à la fin du document.
    • Comment doivent être adressés les appels de fonds?

      Les appels de fonds doivent être envoyés aux copropriétaires par lettre simple et avant la date d’exigibilité fixée par la loi ou par l’assemblée générale.

      Par exemple, en vue du paiement du 3e trimestre du budget prévisionnel exigible le 1er juillet 2013 (sauf décision contraire de l’assemblée générale), le syndic peut envoyer le courrier le 15 juin, laissant ainsi à chacun un délai de 15 jours pour payer.

      Cela étant, le législateur n’ayant imposé aucun délai de paiement, ce dernier est laissé à la discrétion du syndic (il peut s’agir de 15 jours comme de 8 ou 10 jours par exemple).
  • Peut-on refuser de payer les charges de copropriété dans certains cas?


    Certains copropriétaires tentent d’échapper au paiement de leurs charges en avançant certains arguments dont la plupart d’entre eux sont, fort heureusement, irrecevables.
  • Le recouvrement des impayés dans la copropriété


    On parle d’impayé lorsqu’un copropriétaire ne paye pas un appel de fonds à la date d’exigibilité indiquée dans le courrier qui lui est adressé. Ce retard peut avoir des causes multiples : un simple oubli, un refus volontaire ou une impossibilité de payer due à des difficultés financières (divorce, perte d’un emploi, vote de travaux onéreux dont le financement n’a pas été anticipé par la copropriété, etc.).

    Pour faire face à une telle situation, les syndics disposent, à coté des procédures spécifiques réservées aux seuls syndicats de copropriétaires, de nombreux moyens d’agir (dont certains sont peu onéreux pour la copropriété).
    En matière de recouvrement des impayés, le syndic, peut engager n’importe quelle action en justice sans aucune autorisation préalable de l’assemblée générale ou du conseil syndical et ce, pendant un délai de 10 ans.

    Mais une chose est sûre : plus vite le syndic agira pour recouvrer les impayés et moins la copropriété aura à pâtir de cette situation car, en effet, plus une résidence est petite, plus la défaillance de certains copropriétaires va avoir un effet désastreux sur la gestion, l’entretien et la conservation des parties communes.
    Et lorsque l’argent vient à manquer (les copropriétaires « solvables » auxquels il est demandé de payer la part des débiteurs n’arrivant plus à leur tour à régler leurs charges), le syndic se trouve alors dans l’impossibilité de payer les factures d’eau ou d’électricité, le salaire du personnel de l’immeuble ou les prestataires de services (ascensoriste, chauffagiste, jardinier...).
    La copropriété devient à son tour débitrice, ce qui peut justifier parfois la nomination d’un mandataire ad hoc ou d’un administrateur provisoire.

    Le traitement des impayés nécessite de la part du syndic une approche psychologique, car l’attitude à adopter et la procédure à engager ne peuvent être identiques face à un copropriétaire qui connaît de véritables difficultés financières ou face à une personne qui refuse sciemment de payer ses charges sans motifs valables.
    • Les procédures de recouvrement offertes à tous les créanciers en cas d'impayés dans la copropriété

      Les procédures qui sont offertes à tout créancier d’une somme d’argent (un particulier ou une personne morale) sont appelées les procédures de droit commun.
      Il est conseillé aux syndics de suivre le protocole de recouvrement suivant:
      • 1/ Première étape pour recouvrir un impayé dans la copropriété :l’envoi d’une lettre simple de rappel

        Parce que l’absence de paiement d’un appel de fonds à sa date d’exigibilité peut être due à un oubli de la part d’un copropriétaire, il est recommandé aux syndics d’envoyer une lettre simple de rappel dans les 8 jours suivant cette date.
        Cette lettre doit rappeler au copropriétaire le montant de la somme à régler, et indiquer une nouvelle date butoir de paiement.

        La pratique montre que c’est généralement à la suite de l’envoi de cette lettre que la somme due est réglée ou que le copropriétaire se rapproche du syndic pour l’informer de ses difficultés financières et tenter de trouver avec lui un accord amiable pour payer ses charges (mise en place d’un échéancier, c’est-à-dire étalement de sa dette sur plusieurs mois).
      • 2/ Seconde étape étape pour recouvrir un impayé dans la copropriété:l’envoi d’une lettre de mise en demeure

        Lorsque l’envoi de la lettre simple de rappel reste sans effet, il est conseillé aux syndics d’adresser au copropriétaire défaillant une mise en demeure par lette recommandée avec accusé de réception.
        Cette dernière doit comprendre un certain nombre d’informations : rappel du montant dû, indication de la nouvelle date d’exigibilité, précision qu’à défaut de paiement à cette date, des intérêts de retard au taux légal en vigueur s’ajouteront à sa dette, et enfin avertissement que des poursuites judiciaires seront engagées à son encontre s’il n’obtempère pas.
      • 3/ Troisième étape pour recouvrir un impayé dans la copropriété : mise en œuvre de procédures simplifiées

        Si, après la mise en demeure, le copropriétaire ne réagit toujours pas, il est vivement recommandé aux syndics de recourir à des procédures dites simplifiées qui se caractérisent par leur simplicité, leur rapidité et leur coût modique (timbre fiscal de 35 euros). Pour ce type de procédures, l’aide d’un avocat n’est pas nécessaire, d’où une économie non négligeable pour la copropriété.

Pour le syndic, il s’agit tout simplement de remplir un formulaire (type cerfa) avant de le déposer au greffe du tribunal compétent du lieu de situation de l’immeuble, accompagné de certains documents.

 

 

        • L’injonction de payer pour recouvrir les impayés dans la copropriété

          Cette procédure peut être mise en œuvre soit devant le tribunal d’instance si le montant de la dette du copropriétaire est compris entre 4001 euros et 10 000 euros, soit devant le tribunal de grande instance si le montant est supérieur à 10 000 euros (depuis le 1er janvier 2013, article 4 de la loi n°2011-1862 du 13 décembre 2011).

          Il s’agit d’une procédure écrite et non contradictoire. Comme le juge n’entend ni le syndic, ni le débiteur, il se forge une opinion uniquement sur la base du dossier qui lui a été remis, ce qui peut s’avérer handicapant s’il se pose des questions, si le dossier est mal rempli ou s’il manque des pièces (dans ces cas, la demande du syndic est rejetée).
          Néanmoins, lorsque le juge fait droit à la demande de paiement, il rend une décision (appelée ordonnance) qui devra être remise au copropriétaire débiteur par un huissier dans un délai de 6 mois. Si le copropriétaire ne s’oppose pas à la décision du juge mais ne règle pas pour autant sa dette dans le mois suivant cette signification, le syndic doit demander au juge d’apposer sur l’ordonnance une formule exécutoire permettant ainsi à la copropriété d’opérer des saisies sur les biens du débiteur (mobiliers, véhicule ...) ou sur ses revenus (salaire ou loyers perçus s’il est bailleur).

          Si, en revanche, le copropriétaire s’oppose à la décision du juge, il devra le lui faire savoir par lettre recommandée avec accusé de réception dans le mois suivant la remise de l’ordonnance par l’huissier. Le syndic et le copropriétaire seront alors convoqués par le juge qui les entendra lors d’une audience à l’issue de laquelle un jugement sera rendu.

        • La déclaration au greffe pour recouvrir les impayés de la copropriété

          Elle poursuit le même but que la procédure de l’injonction de payer, mais elle ne peut être mise en œuvre que pour les dettes d’un montant inférieur à 4000 euros.
          Contrairement à l’injonction de payer, la déclaration au greffe est une procédure orale et contradictoire qui se déroule uniquement devant le juge de proximité : une fois que le dossier a été déposé au greffe du tribunal d’instance, le juge convoque le syndic et le copropriétaire débiteur par lettre recommandée avec accusé de réception, doublée d’une lettre simple.
          Si le copropriétaire ne se présente pas à l’audience, le jugement sera rendu au vu des seules indications fournies par le syndic.
          Après avoir entendues les parties, le juge rendra une décision exécutoire qui sera remise au débiteur par voie d’huissier. Cette décision n’est pas susceptible de faire l’objet d’une voie de recours devant la cour d’appel.

          Ici encore, le syndic pourra procéder à des saisies si le copropriétaire ne règle pas sa dette.

          Devant initialement être supprimées à compter du 1er janvier 2013, les juridictions de proximité sont finalement maintenues jusqu’au 31 décembre 2014 (loi n°2012-1414 du 24 décembre 2012).

      • L’assignation au fond pour recouvrir les impayés de la copropriété

        En cas d’échec de la phase amiable et des procédures simplifiées, le syndic pourra assigner en justice le copropriétaire débiteur soit devant le tribunal d’instance si le montant de la dette est inférieur à 10 000 euros, soit, si le montant est supérieur, devant le tribunal de grande instance du lieu de situation de l’immeuble.
        La représentation par un avocat est obligatoire près du tribunal de grande instance mais facultative devant le tribunal d’instance.

        Il faut attendre en moyenne un an et demi, voire deux ans, avant qu’une décision de justice soit rendue. Il faudra aussi prendre en compte le fait que le débiteur peut exercer des voies de recours contre le jugement (appel devant une cour d’appel ou pourvoi devant la Cour de cassation).

        Il faut aussi prendre en considération le fait que si le copropriétaire débiteur vient à gagner le procès l’opposant à la copropriété, il peut être dispensé de « toute participation à la dépense commune des frais de procédure » engagés par le syndicat des copropriétaires (dernier alinéa de l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965).
        En d’autres termes, le copropriétaire est exonéré de contribuer aux frais que la copropriété a dû engager pour défendre ses intérêts (honoraires d’huissier ou d’avocat...) alors même qu’il est membre de ce syndicat et qu’il devrait normalement y participer comme tous les autres copropriétaires au prorata de ses tantièmes, de tels frais constituant des dépenses d’administration. Cette dispense est automatique.

        Par contre, si c’est la copropriété qui gagne le procès et que le copropriétaire est condamné à lui verser des dommages et intérêts, il participera aux frais de procédures de cette dernière alors même qu’il a dû aussi payer ses propres frais.
        Mais en même temps, il bénéficiera, au prorata de ses tantièmes, d’une partie des dommages et intérêts versés par ses soins à la copropriété en sa qualité de membre de cette dernière.
  • Les procédures spécifique aux copropriétés pour recouvrir les impayés dans la copropriété


    Le législateur a souhaité favoriser le recouvrement des sommes correspondant au budget prévisionnel car ce dernier constitue le noyau dur du fonctionnement d’une copropriété et la principale base de son financement.
    Il permet, en effet, de faire face aux dépenses courantes d’entretien, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs. Il apparaissait donc normal de faciliter la mission du syndic pour lui permettre d’obtenir le plus rapidement possible le paiement des fonds sans lesquels une copropriété ne peut pas fonctionner.

    Cette procédure est décrite à l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965. A défaut du versement à sa date d’exigibilité de l’une des provisions du budget prévisionnel de l’année en cours (il faut que ce budget ait été préalablement voté par l’assemblée générale), le syndic doit adresser au copropriétaire débiteur une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception en lui laissant un délai de 30 jours pour payer.
    En l’absence de règlement, le syndic saisira alors le président du tribunal de grande instance qui rendra, à l’issue de la procédure, une décision appelée ordonnance.
    Celle-ci sera assortie de l’exécution provisoire de plein droit, ce qui signifie que le copropriétaire devra verser à la copropriété les sommes d’argent pour lesquelles il est condamné, même s’il entend exercer une voie de recours contre l’ordonnance.

    L’intérêt de la procédure de l’article 19-2 est que le juge va condamner le copropriétaire à régler la (ou les) provision(s) impayée(s), mais également et par avance, toutes celles que le syndic n’a pas encore appelées auprès des copropriétaires et qui correspondent aux trimestres restants de l’année en cours.
    Malgré sa simplicité de mise en œuvre, la pratique montre que les syndics ont peu recours à cette procédure.
  • Garantie et privilèges pour recouvrir les impayés dans la copropriété
    • L'hypothèque légale pour recouvrir les impayés de la copropriété


      L'hypothèque légale:
      La copropriété peut inscrire une hypothèque sur le lot d’un copropriétaire débiteur afin de garantir le paiement de ses créances impayées dès lors que ce dernier fera l’objet d’une vente.
      Elle sera alors certaine de récupérer en priorité, avant tout autre créancier, les charges dont le copropriétaire reste débiteur si certaines conditions sont toutefois remplies.

      La possibilité de recourir à une hypothèque légale est prévue à l’article 19 de la loi de 1965.
      Elle peut être mise en œuvre pour tout type d’impayés : arriérés de charges des années précédentes, provisions du budget prévisionnel de l’année en cours, provisions des budgets travaux, avances pour travaux futurs, etc.
      Mais elle ne peut garantir que les créances de la copropriété qui sont exigibles depuis moins de 5 ans au moment de l’inscription.

      La première étape est l’envoi, à la demande du syndic, d’un commandement de payer qui est remis au copropriétaire débiteur par un huissier de justice.
      Si le copropriétaire ne paye pas avant l’expiration de la date butoir indiquée dans le commandement, le syndic peut alors, avec l’aide d’un avocat, inscrire une hypothèque légale auprès de la Conservation des hypothèques (fichier immobilier).
      Cette inscription est payante, mais la copropriété a le droit d’imputer son coût au débiteur. Une nouvelle inscription est nécessaire chaque fois que le copropriétaire ne règle pas un nouvel appel de fonds.
      Si d’autres créanciers du copropriétaire débiteur ont inscrit une hypothèque avant le syndic, ces derniers seront payés en priorité en cas de vente du bien du débiteur, que la vente soit faite à la demande de la copropriété ou de l’un de ces créanciers.

      Le copropriétaire débiteur peut demander la mainlevée totale ou partielle de l’hypothèque s’il fait une offre de paiement suffisante, s’il consent une hypothèque sur un autre bien lui appartenant, ou s’il offre une caution hypothécaire ou bancaire.
      Le syndic a le pouvoir de faire droit à cette demande sans accord préalable de l’assemblée générale.
    • Le privilège mobilier pour recouvrir les impayés de la copropriété


      Le privilège mobilier, prévu à l’article 19 alinéa 5 de la loi du 10 juillet 1965, permet à une copropriété d’obtenir en priorité le paiement des créances de toute nature dont elle est bénéficiaire en vendant tout ce qui garnit le logement du copropriétaire débiteur (saisie-vente).
      Si le lot est loué par le copropriétaire débiteur, et sous couvert qu’il s’agisse d’une location non meublée, le privilège portera sur le paiement des loyers que le copropriétaire perçoit, lesquels seront alors directement versés par le locataire entre les mains d’un huissier (saisie-attribution).
      La copropriété ne peut bénéficier de ce privilège que si elle est la première à demander la vente des biens mobiliers du copropriétaire débiteur ou la saisie des loyers qu’il perçoit.

      Mais avant de pouvoir opérer des saisies, le syndic doit avoir mis au préalable en demeure le copropriétaire débiteur de régler sa dette avant une date butoir.
      En cas d’échec, une procédure (simplifiée ou non) doit avoir été engagée par le syndic afin d’obtenir une décision de justice.

      Contrairement à l’hypothèque légale, le privilège mobilier ne nécessite pas une inscription à la Conservation des hypothèques pour que la copropriété puisse s’en prévaloir.
    • Le privilège immobilier spécial pour recouvrir les impayés de la copropriété


      L’article 19-1 de la loi du 10 juillet 1965 permet à une copropriété, lors de la vente du lot d’un copropriétaire débiteur, d’exiger d’être payée avant tout autre créancier, que cette vente ait lieu à l’initiative du débiteur, de l’un de ses créanciers ou de la copropriété elle-même. Toutefois, le privilège immobilier ne peut porter que sur les provisions du budget prévisionnel ou hors budget prévisionnel de l’année en cours ou des années précédentes, et les provisions pour travaux d’amélioration (création d’un ascenseur par exemple). Sont donc exclues les avances pour travaux futurs.

      Pour que la copropriété puisse se prévaloir du privilège immobilier, certaines règles doivent être respectées. Le notaire qui est en charge de la vente du bien du copropriétaire débiteur, doit adresser au syndic un état daté (questionnaire de vente), lequel est accompagné d’un document appelé le certificat de l’article 20. Si ce document n’est pas renvoyé par le syndic au notaire, cela signifie que le copropriétaire n’est pas à jour dans le paiement de ses charges. Dans ce cas, le notaire fait parvenir au syndic, dans un second temps, un avis de mutation par lettre recommandée avec accusé de réception, en lui demandant, dans les 15 jours suivant la réception de cette lettre, de faire opposition sur le prix de vente par voie d’huissier. Cela signifie que le syndic doit faire parvenir au notaire un document détaillant pour chaque somme due par le copropriétaire, sa nature (arriéré de charges, provision du budget prévisionnel ou hors budget prévisionnel, avance, etc. ), son montant et son rang (dette de l’année en cours ou des 2 années précédentes par exemple).

      Si toutes ces conditions sont réunies, trois cas de figure se distinguent :
      • la copropriété poursuit le paiement des dettes de l’année en cours et des 2 dernières années échues. Elle sera alors réglée sur le prix de la vente du lot du copropriétaire débiteur avant le vendeur lui-même et avant le prêteur de deniers (si le copropriétaire avait contracté un emprunt auprès d’une banque). On parle alors de super privilège ;
      • la copropriété poursuit aussi le paiement des dettes des années antérieures, à savoir celles de la 4e et 5e années. Elle vient alors en concours avec le vendeur du lot et le prêteur de deniers (sur le prix net de la vente après déduction du super privilège);
      • pour les années plus anciennes, la copropriété ne bénéficie plus d’aucun privilège. Elle devient alors un créancier chirographaire, sauf s’il a éventuellement été le premier à inscrire une hypothèque légale.
      Le privilège immobilier ne doit pas se confondre avec l’hypothèque légale car :
      • il ne porte que sur des créances d’une certaine nature et non sur des créances de toute nature. Il est donc plus restrictif ;
      • il bénéficie à la copropriété dès lors que le copropriétaire vend son lot, tandis que l’hypothèque légale nécessite une inscription préalable à la vente ;
      • il fait de la copropriété un créancier privilégié même si d’autres créanciers ont des créances antérieures à celle du syndicat, alors que l’hypothèque légale ne permet à la copropriété d’être prioritaire que si elle est la première à l’avoir inscrite.
  • Quels documents le syndic doit-il fournir au juge en cas d’impayés dans la copropriété ?


    Lors d’un procès, le syndic ne peut se contenter d’affirmer qu’un copropriétaire est débiteur vis-à-vis de la copropriété d’une certaine somme d’argent. Il doit le prouver en fournissant au juge des documents.
    Le législateur n’ayant donné aucune liste de ces documents, ce sont les décisions de justice rendues en la matière qui permettent de savoir ceux que le gestionnaire devra produire pour que la demande de la copropriété soit jugée recevable.

    Le syndic doit justifier l’identité du copropriétaire poursuivi et démontrer qu’il est bien propriétaire dans l’immeuble de lots.
    Pour ce faire, il doit produire une matrice cadastrale (fiche personnelle) obtenue auprès de la Conservation des hypothèques.

    Pour justifier du droit de la copropriété de poursuivre le copropriétaire pour le montant demandé, le syndic ne peut fournir de simples relevés informatiques qui sont considérés par la jurisprudence comme de simples documents de travail et non comme des justificatifs comptables. Au contraire, il doit produire le procès-verbal de l’assemblée générale ayant voté par exemple le budget prévisionnel ou les travaux, les appels de fonds envoyés au copropriétaire, ainsi que la mise en demeure ou la lettre de rappel. Pour les charges dues au titre des exercices clos, il y aura lieu de joindre au dossier le procès-verbal de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes de ces derniers, ainsi que le relevé individuel du copropriétaire.

    Pour permettre au juge de vérifier l’exactitude du montant demandé, des extraits de l’état descriptif de division et du règlement de copropriété doivent être fournis afin de permettre au juge de vérifier que les fonds ont été appelés auprès du copropriétaire en fonction des tantièmes attachés à son ou ses lots.
  • Le juge peut-il demander aux autres copropriétaires de payer la part du débiteur en cas d'impayés dans la copropriété


    En copropriété, le législateur n’a pas prévu de solidarité entre copropriétaires. Aussi, un syndic ne peut pas, contrairement à ce qui peut parfois être constaté en pratique, envoyer un appel de fonds exceptionnel à l’ensemble des copropriétaires pour combler la dette de l’un d’entre eux.

    Seule une décision de l’assemblée générale peut l’autoriser à procéder de cette manière. Cet appel de fonds est une simple avance que le syndic aura l’obligation de rembourser aux copropriétaires après avoir engager en parallèle les actions nécessaires pour obliger le débiteur à régler ses charges.
  • La copropriété peut-elle imputer au débiteur certains frais qu’elle a du engager pour recouvrir les impayés dans la copropriété ?


    L’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit qu’à compter de la mise en demeure adressée au copropriétaire débiteur, tous les frais nécessaires que la copropriété doit engager pour recouvrer les charges impayées peuvent être imputés à ce dernier.
    Ces frais peuvent notamment comprendre le coût de la mise en demeure elle-même, mais également celui correspondant à la prise d’une hypothèque légale, aux droits et émoluments des actes des huissiers de justice, au droit de recouvrement et d’encaissement, ainsi que celui relatif à l’opposition sur le prix de vente.

    Les honoraires pris par le syndic pour les actions de recouvrement d’impayés ne sont pas considérés par la jurisprudence comme des frais pouvant être imputés au seul copropriétaire débiteur, sauf si le gestionnaire démontre qu’il a du accomplir des actes exceptionnels et inhabituels.
  • Existe t-il des moyens de prévenir les problèmes d’impayés dans la copropriété ?


    Au-delà de la rapidité d’action du syndic, de la mise en œuvre d’actions appropriées et, pour le financement de travaux futurs et onéreux, du vote par l’assemblée générale d’avances d’argent sur plusieurs années, le recours à une procédure particulière est prévu par le législateur pour éviter que les problèmes d’impayés s’aggravent.
    Il s’agit d’une procédure préventive.

    Cette procédure est visée à l’article 29-1 A de la loi du 10 juillet 1965. Elle doit être déclenchée lorsqu’à la clôture des comptes d’un exercice comptable, les impayés atteignent 25% des sommes qui ont été appelées par le syndic au titre soit du budget prévisionnel, soit des travaux hors budget votés par l’assemblée générale.
    Dans ce cas, le syndic doit informer le conseil syndical de cette situation et saisir, dans le mois suivant cette clôture des comptes, le président du tribunal de grande instance. Si le syndic n’agit pas, le juge peut être saisi par des copropriétaires représentant au moins 15% des voix de la copropriété ou par des créanciers de la copropriété (fournisseurs d’eau ou d’énergie, entreprises ayant réalisé des travaux, etc.) qui n’ont pas été payés depuis au moins 6 mois (ils doivent justifier avoir adressé au préalable au syndic un commandement de payer resté infructueux).
    Si c’est le syndic qui initie la procédure, les frais seront partagés entre ce dernier et la copropriété.
    Si le demande émane d’un groupe de copropriétaires, les frais sont partagés entre eux.
    Enfin, si la demande est faite par un créancier de la copropriété, les frais seront supportés par cette seule personne.

    Si le juge estime que la demande est justifiée et que les conditions sont réunies, il pourra décider de nommer un mandataire ad hoc dont il déterminera la mission.
    Dans les trois mois suivants sa nomination, ce mandataire devra remettre au juge un rapport présentant l’analyse de la situation financière de la copropriété et de l’état de l’immeuble, les préconisations faites pour rétablir l’équilibre financier de la copropriété et assurer la sécurité de l’immeuble, ainsi que le résultat des actions de médiation ou de négociation qu’il a menées avec les copropriétaires débiteurs pour régulariser leur situation.

    Ce rapport est ensuite transmis au syndic, au conseil syndical, au maire de la commune où se trouve la copropriété et au préfet par le tribunal lui-même.
    Le syndic doit alors inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale les préconisations formulées par le mandataire ad hoc et nécessaires pour redresser la situation financière de la copropriété.

    Si l’assemblée générale ne vote pas ces préconisations ou si elles ne sont pas respectées par les copropriétaires, la situation financière de la copropriété peut s’empirer et aboutir à la nomination d’un administrateur provisoire.
  • Quand une copropriété est-elle dite en difficulté et doit faire nommer un administrateur provisoire ?


    Lorsque le montant des impayés est tel que le syndic n’arrive plus à faire face, que l’équilibre financier de la copropriété est gravement compromis ou que cette dernière est dans l’impossibilité de pourvoir à la conservation de l’immeuble, le président du tribunal de grande instance doit être saisi par le syndic, des copropriétaires représentant au moins 15% des voix de la copropriété ou le procureur de la République.

    Le juge nomme alors un administrateur provisoire qui se voit doter de tous les pouvoirs du syndic (celui qui était en place est alors démit de ses fonctions sans indemnité), et de tout ou partie des pouvoirs de l’assemblée générale et du conseil syndical.
    En outre, l’administrateur provisoire préside d’office les assemblées générales et les réunions du conseil syndical. La durée de sa mission doit être au minimum de 12 mois.

    Le rôle de l’administrateur est de prendre les mesures nécessaires au rétablissement du fonctionnement de la copropriété.
    Pour ce faire, il peut être autorisé par le juge qui l’a nommé à demander la suspension ou l’interdiction de toute action en justice engagée contre la copropriété par ses créanciers pour obtenir soit sa condamnation à payer une somme d’argent, soit la rupture d’un contrat de fourniture d’eau, de gaz, d’électricité ou de chaleur pour défaut de paiement. Cette suspension ou interdiction peuvent durer au minimum 6 mois, mais ne pourront jamais dépasser 12 mois.

    A l’issue des 6 premiers mois de sa mission, l’administrateur provisoire doit rendre au juge un pré-rapport devant présenter les mesures à adopter pour redresser la situation financière de la copropriété.
    Un rapport final sera rendu à la fin de sa mission. Ce dernier peut notamment préconiser, comme seule solution permettant le rétablissement du fonctionnement normal de la copropriété, la division de la résidence si celle-ci comporte plusieurs bâtiments.

    De plus en plus de copropriétés ont malheureusement recours à un administrateur provisoire compte tenu notamment de l’accroissement constant du montant des charges et de l’absence d’anticipation du financement de travaux onéreux.

 

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
  • Charges exceptionnelles à financer avec les avances de trésorerie Charges exceptionnelles à financer avec les avances de trésorerie
  • Part récupérable et la part déductible des dépenses par le syndic de copropriété Part récupérable et la part déductible des dépenses par le syndic de copropriété
  • Saisie des clés de charges de copropriété Saisie des clés de charges de copropriété
  • Les copropriétaires doivent payer la régularisation de l'appel de fonds Les copropriétaires doivent payer la régularisation de l'appel de fonds