Faire les prélèvements SEPA

Les prélèvements SEPA des appels de fonds des copropriétaires


Le prélèvement bancaire automatique, des avantages précieux pour les coproopriétaires et les syndics de copropriété

Le prélèvement des appels de fonds des copropriétaires est bien pratique pour les syndics de copropriété mais aussi pour les copropriétaires.

Moins de saisie et donc gain de temps et moins de risque d'erreurs,  passage des écritures automatiques, pas de détention de chèques et pas de déplacement aux banques de toutes les copropriétés pour déposer les chèque, moins de relance pour impayés pour les syndics de copropriété.

Etalement possible du paiement des appels de fonds pour les copropriétaires, ce qui limite les oublis et les frais d'impayés...

 

Pour utiliser cette fonctionnalité, il sera nécessaire de paramétrer la banque de la copropriété à partir de laquelle les prélèvements seront lancés.

  • Le syndic devra obtenir une autorisation contratractuelle de la banque pour lancer les prèlèvement à partir du compte bancaire de chaque copropriété. La banque lui fournira le ICS (Identifiant Créancier SEPA) qu'il faudra saisir dans les paramètres de la banque.
  • Obtenir l'accord des copropriétaires pour effectuer les prélèvements (le copropriétaire devra retourner son MANDAT SEPA signé).
  • il faudra ensuite paramétrer la fonctionnalité de prélèvement sur les comptes des copropriétaires (saisie des infos bancaires, périodicité de prélèvement choisie par le copropriétaire, n° de MANDAT SEPA).

Paramétrage de la banque de la copropriété

 Le syndic de copropriété, après avoir paramétré les éléments concernant les banques a la possibilité de paramétrer automatiquement les prélèvements sur les comptes des propriétaires.

  •  En haut à droite, en bordure de votre fenêtre VILOGI, cliquer sur le Menu PARAMETRAGE
  • Sur la colonne de gauche, cliquer sur la rubrique BANQUES.
parametrage prelevement sepa copropriete

Paramétrage de la banque de la copropriété

Saisir les différentes informations de coordonnées bancaires de la banque de la copropriété :
 
  1. Nom de la banque
  2. IBAN
  3. BIC
  4. ICS (cet identifiant appellé Identifiant Créancier SEPA sera fournit par la banque de la copropriété.
  5. Activer ou désactiver le bouton PRELEVEMENT
  6. Activer ou désactiver le bouton BANQUE PAR DEFAUT
  7. Libellé qui apparaitra sur les appels de fonds, cela sert à mettre aux copropriétaires d'inscrire l'ordre sur les chèques.
  8. Cliquer sur ENREGISTRER

Lorsque le bouton BANQUE PAR DEFAUT est activé, apparaitra une icone en forme d'euro . En cliquant sur cette icône vous pourrez accéder à l'édition des MANDATS SEPA des copropriétaires (voir plus de détails ci-dessous),


Modifier la configuration des comptes banque pour le prélèvement SEPA

Sur la liste des banques enregistrées, apparaisssent :

parametrage prelevement sepa copropriete icone bleue

Modifier la configuration des comptes banque pour le prélèvement SEPA

  • Les icônes de modification, de validation et de suppression situées en face de chaque compte enregistré
  • L'icône bleue permet modifier les coordonnées de la banque

 


Préparer les MANDATS SEPA des propriétaires

Pour pouvoir effectuer un prélèvement, le gestionnaire doit s'assurer que les copropriétaires qui le souhaitent lui confit l'autorisation d'effectuer ces prélèvements.

Cette autorisation est matérialisée par un MANDAT SEPA NOMINATIF disponible sur l'application, il faut aller : 

  • Dans le Menu PARAMETRAGE
  • Rubrique BANQUES
  • En cliquant sur l'icône située sur la ligne de la banque de gestion
  • Cocher les copropriétaires souhaités
  • Imprimer les bordereaux pour envoi

 Pour editer les MANDATS de prélèvement SEPA, cliquer sur l'icone en forme d'EURO () devant le nom de la banque.

parametrage prelevement sepa copropriete icone euro

Préparer les MANDATS SEPA des propriétaires

La liste des copropriétaires appataitra.

Cocher la case devant les copropriétaires sélectionner, puis cliquer sur IMPRIMER les MANDATS.

 

 

 


L'édition du bordereau de prélèvement SEPA est prêt à l'impression et à l'envoi

parametrage prelevement sepa copropriete bordereaux sepa

L'édition du bordereau de prélèvement SEPA est prêt à l'impression et à l'envoi

Il est également possible d'envoyer par  email les MANDATS SEPA aux copropriétaires par le centre de diffusion.


Paramétrer le compte d'un copropriétaire pour le prélèvement SEPA

Aller sur l'écran du copropriétaire qui souhaite être prélevé.

 

Paramétrer le compte d'un copropriétaire pour le prélèvement SEPA

  1. Dans le cadre COORDONNEES BANCAIRES, cliquer sur le bouton AJOUTER COORDONNEES
  2. Saisir l'IBAN  (information figurant sur le MANDAT que le copropriétaire vous aura retourné).
  3. Saisir le BIC (information figurant sur le MANDAT que le copropriétaire vous aura retourné).
  4. Sélectionner l'option OUI sur le bouton.
  5. Saisir la date du mandat figurant sur le MANDAT retourné par le copropriétaire.
  6. Saisir le n° de mandat si celui-ci a été communiqué par le copropriétaire, sinon laisser celui-ci généré automatiquement par le logiciel de syndic VILOGI
  7. Saisir la PERIODE DE PRELEVEMENT.  Par défaut, le logiciel propose MENSUEL et TRIMESTRIEL.

Cependant, vous avez la possibilité de saisir le terme que vous souhaitez. Par exemple si vous avez l'habitude de lancer les prélèvements tous les 5 du mois, saisir cette expression " 5 du mois ". Cela aura pour effet de regrouper tous les copropriétaires qui seront prélevés le 5 du mois.

Lors du lancement des prélèvements, vous pourrez sélectionner cette option de regroupement " 5 du mois " pour lancer votre prélèvement, ce qui aura pour effet de lancer les prélèvements de tous les copropriétaires qui auront la PERIODE DE PRELEVEMENT " 5 du mois " .

En lançant les prélèvements des copropriétaires qui sont parametrés en MENSUEL, ce sont les copropriétaires regoupés sur  la PERIODE DE PRELEVEMENT " MENSUEL " qui seront prélevés.

Vous pouvez créer autant de PERIODE DE PRELEVEMENT que souhaité, sachez cependant que cela démultipliera d'autant vos tâches!

 


Comment lancer les prélèvements

  • Sur Onglet FINANCES
  • Rubrique   PRELEVEMENTS SEPA
 Sur le formulaire à remplir, il convient de sélectionner:
 
  1. L'exercice concerné
  2. Le nombre de prélèvements: En ajoutant un nombre de prélèvements, le logiciel proposera des dates de prélèvements différents, et dont le montant sera égal à l'option choisi (appel de fonds ou solde) divisé par le nombre de prélèvements -exemple si les options sont APPELS DE FONDS puis MENSUEL et que vous choisissez de générer 3 prèlèvements, le logiciel préparera 3 prélèvements aux  dates espacées d'un mois (dates que vous pouvez modifier) pour un montant égal à l'appel de fonds ciblé.
  3. La date de prélèvement: c'est la date qui sera prise en compte par la BANQUE  pour effectuer le prélèvement, date qui n'a rien à voir avec la date d'emission du prélèvement. Exemple: nous sommes le 10 du mois, je créé 3 prélèvements espacé d'un mois à la date du 15 de chaque mois. Je peux d'ores et déjà télétransmettre les 3 fichiers de prélèvements la banque aujourd'hui (le 10) . La banque prélèvera les comptes des copropriétaires aux dates que j'aurais précisé (le 15 de chaque mois).
  4. Le type de prélèvement (soit un appel de fonds, soit le solde des copropriétaires)
  5. La période de prélèvement (c'est la périodicité que le gestionnaire a créé sur le parametrage des infos bancaires de chaque copropriétaire prélévé)
  6. L'appel de fonds: cette rubrique n'est rempli que si c'est une appel de fonds qui est sélectionné sur le point x)
  7. La banque du syndic de copropriété
  8.  Cliquer sur ENREGISTRER
prelevements sepa gestion copropriete saisie

Comment lancer les prélèvements

Vous pouvez apercevoir la LISTE DES PRELEVEMENTS lesquels sont classés par :
 
  • Statut
  • Date de prélèvement
  • Banque concernée
  • Nombre de prélèvements
  • Montant
  • Périodicité
  • Objet
Un espace en haut à droit de cette liste vous permet de lancer une RECHERCHE RAPIDE par la saisie des 3 premières lettres du libellé que vous pouvez renseigner lors de la saisie de chaque prélèvement, toujours via l'icône bleue.

Les fichiers de prélèvements sont générés et affichés

Vous pouvez apercevoir la LISTE DES PRELEVEMENTS lesquels sont classés par : 
  • Statut
  • Date de prélèvement
  • Banque concernée
  • Nombre de prélèvements
  • Montant
  • Périodicité
  • Objet
Un espace en haut à droit de cette liste vous permet de lancer une RECHERCHE RAPIDE par la saisie des 3 premières lettres du libellé que vous pouvez renseigner lors de la saisie de chaque prélèvement, toujours via l'icône bleue.
 
  • Icône de la feuille avec croix rouge pour supprimer le prélèvement
  • Icône en forme de fichier PDF pour imprimer  en format papier
prelevements sepa gestion copropriete icones

Les fichiers de prélèvements sont générés et affichés

  • Icône en forme de roues pour VALIDER LE PRE-PRELEVEMENT
  • Icône en forme de disquette s'affiche pour marquer le prélèvement validé
  • Icône bleue pour modifier le prélèvement

Vous vous êtes trompés dans le paramétrage d'un prélèvement SEPA ?

  • Cliquer sur l'icône bleue située en face du prélèvement enregistré
  • Saisir les modifications souhaitées
prelevements sepa gestion copropriete modifier

Vous vous êtes trompés dans le paramétrage d'un prélèvement SEPA ?

  • Cliquer sur ENREGISTRER

 

 

 

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
  • Chèque à faire par les propriétaires est à l'ordre du Syndic Chèque à faire par les propriétaires est à l'ordre du Syndic
  • Compte banque IBAN et BIC pour mon syndic en Belgique Compte banque IBAN et BIC pour mon syndic en Belgique
  • Solde de banque de la copropriété sur les graphiques Solde de banque de la copropriété sur les graphiques
  • Ecart sur le rapprochement bancaire syndic de copropriété Ecart sur le rapprochement bancaire syndic de copropriété
  • Enregistrer la banque avec le code IBAN de la banque à l'Ile Maurice Enregistrer la banque avec le code IBAN de la banque à l'Ile Maurice