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Préparer la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires - partie 1-2

Module complet de gestion des Assemblées Générales des copropriétaires avec le logiciel syndic de copropriété


Préparer la convocation de l'Assemblée générale des copropriétaires

Pour préparer la convocation à l' assemblée générale:

  • Réunir toutes les pièces comptables et financières pour les joindre à la convocation
  • Réunir les pièces administratives et les éventuels devis pour les joindre aux convocations à l'assemblée générale des copropriétaires
  • Préparer les questions qui seront inscrites à l'ordre du jour...
  • Préparer les projets de résolutions à l'assemblée générale des copropriétaires en fonction des différentes majorités requises...
  • Imprimer les convocations et les pièces à joindre, notamment les pouvoirs.


Seront joints à la convocation les documents ci-dessous édités par le logiciel:

  • La convocation à l'assemblée générale des copropriétaires avec les projets de résolutions à l'ordre du jour
  • Les annexes 1 à 5 (obligatoire)
  • Les documents comptables et financiers qui seront sélectionnés
  • Le pouvoir
  • La feuille de présence (à imprimer à part)
  • Les documents et les devis des fournisseurs liés aux projets de résolutions. qui ont été scannés et importés sur le logiciel.

(Voir page précédente pour accéder à la préparation de l'assemblée générale)


A chaque étape, vous avez la possibilité :

  • de revenir en arrière
  • de modifier 
  • de supprimer l'assemblée générale

Accéder au module de gestion des assemblées générales des copropriétaires

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Accéder au module de gestion des assemblées générales des copropriétaires

  •  Aller dans d'onglet COPROPRIETE
    Onglet:  COPROPRIETE
    Menu:  Assemblée

Pour créer une nouvelle AG de cette copropriété cliquer sur le bouton NOUVEAU

cliquer sur le bouton pour la création d une nouvelle AG de la copropriété

Pour créer une nouvelle AG de cette copropriété cliquer sur le bouton NOUVEAU

Aller dans d'onglet COPROPRIETE
Puis cliquer sur le bouton "Nouveau"


Ecran pour la convocation d'une assemblée générale des copropriétaires

  1. Nom que vous donnez à l'assemblée générale
  2. Type d'assemblée générale (liste de choix)
  3. Date de l'AG
  4. Date d'envoi de la convocation -> laisser vide pour le moment -> à remplir dès lors où la convocation est prête à être envoyée
  5. Heure de début de l'AG
  6. Heure de fin prévue de l'AG
  7. Clé utilisée pour le calcul du QUORUM (décompte des présents, représentés et absents au début de l'AG)
  8. Approbation des comptes : sélectionner ici l'exercice comptable qui sera présentée et soumis à l'approbation de l'assemblée des copropriétaires lors de l'AG
  9. Modèles de Résolutions qui seront pré-sélectionnées pour la rédaction de la convocation à l'AG
  10. Références du mandat du syndic (information recuillie à partir du carnet d'entretien)
  11. Nombre de mandats maximum détenus par un copropriétaire au cours de l'AG (ici 5 mandats (pouvoirs) par défaut correspond à la réglementation actuelle)
  12. Nombre de voix maximum (pourcentage) qu'un propriétaire ne peut dépasser (ici 10% par défaut correspond à la réglementation actuelle)
  13. Adresse où se tiendra l'AG
  14. Texte obligatoire pour la consultation des pieces comptables par les copropriétaires -> saisir la date et les horaires prévus
  15. Annexes comptables qui seront jointes obligatoirement pour une AG ordinaire (les cases sont cochées par défaut sans pouvoir les décocher)
  16. Documents comptables copropriété qui peuvent être joints à l'AG (cocher les cases visées)
  17. Document comptables copropriétaires qui peuvent être joints à l'AG (cocher les cases visées)
  18. Documents individuels que vous pouvez joindre à l'AG. Il s'agit de documents personnels de chaque copropriétaire comme le relevé de compte ou le relevé de charges par exemple)
  19. Cliquer sur le bouton ENREGISTRER pour finaliser cette première étape de création d'une convocation à l'AG.

 

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Ecran pour la convocation d'une assemblée générale des copropriétaires

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
  • Réduire les voix en assemblée générale des copropriétaires article 22 Réduire les voix en assemblée générale des copropriétaires article 22
  • Questions libres lors de l Questions libres lors de l'assemblée générale des coproprietaires
  • Utiliser les codes barres pour la liste de présence AG copropriétaires Utiliser les codes barres pour la liste de présence AG copropriétaires
  • Convocation assemblée générale pour un lot en indivision Convocation assemblée générale pour un lot en indivision
  • Feuille de presence à l Feuille de presence à l'AG de ce soir
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    • Le lecteur de chèques et le scanner de factures (OCR)
    • La gestion intégrale et automatisée (réédition des comptes, impayés, mutations , états datés, gestion du courrier...)
    • L'intégration automatisée des données des fichiers de base (copropriétaires, lots, clés, compteurs...)
    • De nombreux outils de gestion pour piloter vos copropriétés
    • Les extranets (copropriétaires, locataires et bailleurs)
    • Le puissant module d'Assemblée Générale automatisant les tâches (mode en ligne ou installé sur pc et synchronisé)
    • L'application mobile VOTE EN AG A DISTANCE (Smatphone et IPhone) pour les votes des copropriétaires à distance en assemblée générale
    • Le carnet d'entretien enrichi fournissant à vos clients un maximum d'informations vous libérant des appels
    • La gestion des évènements, des ordres de services, des sinistres et la todo list
    • La visite technique des immeubles (application sur PC et application mobile sur Smatphone et IPhone)
    • Le carnet numérique du logement
    • La gestion électronique des documents (GED)
    • L'application mobile pour les propriétaires (Smatphone et IPhone)
    • Un centre de diffusion pour piloter vos communications avec les propriétaires, les locataires, les gardiens et les fournisseurs incluant une messagerie intégrée
    • L’envoi des notifications pas SMS
    • La signature électronique de vos contrats
    • Les lettres recommandées électroniques
    • La télétransmission automatisée des données au REGISTRE DES COPROPRIETE
    • Outils dédiés aux controleurs de la caisse de garantie
    • Les sauvegardes assurées par VILOGI
    • Les mises à jours automatiques
    • Les exports de vos données à tout moment
    • Outils de pilotage pour l'administrateur de biens mono et multi-agences
    • Les API pour développer vos propres applications mobiles
    • ....