Reconstituer l avance de trésorerie 1

Logiciel de gestion syndic: comment traiter les avances de trésorerie


Attention! Ne pas créer de compte d'avance de trésorerie par copropriétaire (4503xx) sur le plan comptable!

D'une manière générale, vous n'avez pas à créer de compte de copropriétaire (4500xx), ni de compte avances de trésorerie (4503xx) par copropriétaire :

  • Le système est organisé pour créer les comptes dont il a besoin afin de gérer les mouvements sur les comptes des copropriétaires ainsi que sur les comptes d'avances de trésorerie. , grâce à une procédure qui simplifie grandement le travail des comptables
  • Si vous créez des comptes copropriétaires ou des comptes avances de trésorerie 4503xx, cela créera irrémédiablement des erreurs
  • Au moment de la saisie des reprises des soldes (Reports à Nouveau), le gestionnaire (syndic) qui reprend les comptes, ne dispose pas immédiatement du détail de la répartition des avances de trésorerie qui ont été réalisées dans la copropriété, dans les années précédentes

 

 
  • Le syndic saisit dans un premier temps, le montant total des avances effectuées dans la copropriété les années précédentes.
  • Cette situation n'est pas très confortable car d'une part, les copropriétaires ne connaissent pas leur situation (pour quel montant ont-ils contribué à financer cette avance?) et d'autre part, le syndic devra "rembourser" au vendeur cette avance, lors de la cession d'un lot et "appeler" cette avance auprès de l'acquereur (ceci afin de reconstituer l'avance de trésorerie de la copropriété).
  • Le syndic devra donc un jour ou l'autre reconstituer l'avance de trésorerie de chaque copropriétaire.

 

  • AVANTAGE POUR LES COPROPRIETAIRES :
  • Lorsque la reconstitution de l'avance de trésorerie est réalisée, chaque copropriétaire pourra voir le montant de son avance sur son relevé de compte dans un cadre spécialement étudié par l'équipe VILOGI.
  • Dans ce tutoriel, nous allons apprendre à passer les écritures comptables nécessaires pour mémoriser les avances de trésorerie de chaque copropriétaire

 

  • Le procédé devra suivre le processus suivant: 

- Vérifier le montant de la réserve de la copropriété (compte 103000)

- Collecter le montant de la réserve de chaque copropriétaire pour toute la copropriété

- Passer deux écritures distinctes pour chaque copropriétaire

- Passer une écriture spéciale pour équilibrer le compte 103000

  • Nous aborderons dans un premier temps la partie théorique avec le passage des écritures
  • Puis nous procéderons à la pratique avec le passage de ces écritures sur le logiciel.

Connaitre le montant de l'avance de trésorerie saisie lors de la reprise des soldes (A Nouveau)

  • Onglet PARAMETRAGE
  • Rubrique REPRISE DES SOLDES
Les avances de trésorerie en gestion syndic

Connaitre le montant de l'avance de trésorerie saisie lors de la reprise des soldes (A Nouveau)


Prendre le montant de l'écriture saisie au premier jour de la reprise des comptes avec le logiciel, qui figure au crédit du compte 10310000

 

Dans l'exemple ci-dessus, l'avance de trésorerie s'élève à 2500€.


Détail des avances de trésorerie de chacun des copropriétaires

Les détails de l avance de trésorerie en copropriété

Détail des avances de trésorerie de chacun des copropriétaires

Cet exemple permet de constater que les trois copropriétaires ont un montant d'avance différent

 

 


1ère écriture à passer pour chaque copropriétaire

répartir les avances de trésorerie à chaque copropriétaire

1ère écriture à passer pour chaque copropriétaire

  • Nous avons ici mis au DEBIT du copropriétaire le montant de la réserve
  • Cette réserve avait été financée durant les années antérieures
  • Cette écriture remet donc les comptes en ordre
  • Passer cette écriture pour chaque copropriétaire

2ème écriture à passer pour chaque copropriétaire

les affectations d avances aux copropriétaires

2ème écriture à passer pour chaque copropriétaire

  • Nous avons ici mis au CREDIT du copropriétaire le montant de la réserve qu'il avait financé quelques années auparavant
  • Cette écriture permettra d'identifier chaque copropriétaire et chaque montant de réserve
  • Passer cette écriture pour chaque copropriétaire

Releve compte Avance de trésorerie après passage des écritures de tous les copropriétaires

Reconstitution des avances de trésorerie

Releve compte Avance de trésorerie après passage des écritures de tous les copropriétaires

  • Après passage des écritures décrites plus haut, le compte 103100 fait apparaitre un solde créditeur de 5000€ soit le double du montant saisi lors de la reprise des soldes lors de la reprise des comptes par le syndic
  • Au même titre le compte 119000 Report à Nouveau se trouve avec un doublement de la somme à son débit
    Nous allons remédier à cette anomalie en passant une troisième écriture

Dernière écriture de régularisation des comptes 103100 et 119000

les écritures de régularisation du compte 103 et 119

Dernière écriture de régularisation des comptes 103100 et 119000

  • Cette écriture permet d'équilibrer les comptes 103000 et 119000
  • Après avoir terminé cette procédure, le montant des sommes versées par chaque copropriétaire apparaitra sur son relevé de compte

Les avances de trésorerie apparaissent sur le relevé de compte du copropriétaire

Relevé de compte du copropriétaire édité

Les avances de trésorerie apparaissent sur le relevé de compte du copropriétaire

Nous constatons que les avances de trésorerie du copropriétaire apparaissent maintenant sur son compte :


Reconstituer l'avance de trésorerie en comptabilité de copropriété3 - Le nom du copropriétaire

Reconstituer l'avance de trésorerie en comptabilité de copropriété4 - Les écritures passées pour reprendre les avances

Reconstituer l'avance de trésorerie en comptabilité de copropriété5 - Le cadre spécial sur lequel figure les avances de trésorerie de copropriétaire      

 

 

 

    

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