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Reprise des soldes pour les Syndics de copropriété !  avec le logiciel syndic de copropriété
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VILOGI en partenariat avec
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Être adhérent de l’UNIS, c'est bénéficier de nombreux avantages, permettant d'exercer sa profession en ayant la garantie d’être en conformité avec la réglementation, particulièrement complexe et en évolution permanente.

Signature électronique des procès-verbaux sur VILOGI

Gestion des Signatures électroniques avec Logiciel syndic de copropriété en full web


Signature électronique sur le logiciel de syndic VILOGI

Toujours plus réactif et agile, VILOGI vous propose une solution simple et sécurisée pour envoyer et signer vos documents en ligne, comme des procès-verbaux,  les baux, actes de cautionnements ainsi que vos propres documents en format PDF.

Les signatures électroniques, utilisées sur VILOGI, sont conformes au règlement européen eIDAS. Notre partenaire UNIVERSIGN garantit la sécurité de vos transactions et vous permet de simplifier vos procédures de contractualisation et comme résultat, de diminuer vos coûts.

 

La signature électronique, ou e-signature, offre de nombreux avantages et est adaptée pour signer vos documents, y compris vos procès-verbaux, mandats, etc..

  • ne retardez plus la signature de vos mandats
  • solution simple, instantanée, robuste et sécurisée
  • conforme à la réglementation
  • permet à votre cabinet d’accélérer la dématérialisation de vos processus
  • restez plus réactif aujourd'hui et demain grâce à une solution agile

 


Signature électronique des procès-verbaux sur VILOGI

Il existe 2 méthodes de lancement des signatures électroniques sur VILOGI :

1. Directement dans le module "Assemblée Générale", en cliquant sur la petite plume à côté du PV ;

2. Depuis le Centre de Signatures dans l’onglet COPROPRIETE, en cliquant sur « Nouvelle signature »

(Consulter le tutoriel « La gestion des signatures électroniques via le Centre de signatures").

Lancez une procédure de signature électronique en utilisant une de ces méthodes et suivez les étapes suivantes afin de terminer votre procédure d’e-signature.

Comment lancer une signature électronique de votre procès-verbal sur votre logiciel de syndic fell-web

Signature électronique des procès-verbaux sur VILOGI


Ajouter les signataires pour la signature électronique du PV

La deuxième étape vous permet d’ajouter des signataires (président de séance, scrutateur, secrétaire) ainsi que des observateurs. Contrairement aux signataires, les observateurs ne participent pas à la signature électronique, mais ils recevront le document une fois signé par toutes les parties.

Pour saisir les parties concernées, vous pouvez soit remplir les champs manuellement, soit charger des profils existants sur VILOGI.

Commencez par donner un intitulé (titre) à votre signature. L’intitulé représente le nom du document après la signature et vous aidera de le retrouver plus facilement dans le Centre de Signatures.

donner un titre à votre procédure de la signature électronique sur le logiciel de syndic vilogi

Ajouter les signataires pour la signature électronique du PV


Ajouter des signataires du PV d'AG

Saisissez l’information sur les parties concernées (président de séance, scrutateur, secrétaire). Si vous souhaitez supprimer un de ces signataires, vous pouvez supprimer la ligne en cliquant sur « - ». Vous avez également la possibilité d’ajouter plus de signataires / observateurs en cliquant sur « Ajouter ».

saisir les coordonnées de vos signataires sur votre logiciel de syndic full web

Ajouter des signataires du PV d'AG


Authentification du signataire de la signature électronique

Il existe 2 types de signature électronique : simple (il s’agit d’une signature simple horodatée) et avec pièce d’identité. La procédure de la signature électronique avec pièce d’identité exige la présentation d’une pièce d’identité numérisée.

Attention ! Une fois la signature électronique avec pièce d’identité faite, un certificat unique sera associé aux mail et numéro de téléphone du signataire. Ce certificat permet de réutiliser le même adresse mail & numéro sans devoir fournir de nouveau une pièce d’identité pour des futures procédures de signature.

Si le signataire change son numéro et/ou son adresse mail, il va devoir révoquer son certificat afin de modifier ses coordonnées et obtenir un nouveau certificat.

authentifier vos signataires sur la présentation de pièce didentité sur le logiciel de syndic en ligne

Authentification du signataire de la signature électronique


Valider les signataires de la signature électronique

Dès que tous vos signataires et leurs coordonnées sont saisis, cliquez sur « Valider » pour valider vos signataires et passer à l’étape suivante.

valider les signataires du pv sur VILOGI

Valider les signataires de la signature électronique


Préparation du document pour la signature électronique

Suite à la validation de vos signataires, on passe à l’étape suivante : vérification du document à signer. Après la vérification, avant de lancer votre procédure, vous devez déposer les noms des signataires aux emplacements de signature prévus sur le document à signer.

mettre en place les cases des signatures électroniques sur votre logiciel de syndic full web

Préparation du document pour la signature électronique


Conditions d'acceptation de la signature électronique

Vous pouvez ajouter une ou plusieurs conditions d’acceptation sur votre document à signer : cliquez sur « Ajouter une condition d’acceptation » et ajoutez une ou plusieurs conditions de votre choix. Sachez qu’une condition « J’ai lu et j’accepte le document ci-dessus » est présente par défaut sur tous vos documents à signer. Associez votre condition au(x) signataire(s) de votre choix en cliquant sur leurs noms :

comment ajouter une condition dacceptation sur le PV via votre logiciel de syndic full web

Conditions d'acceptation de la signature électronique


Validation et lancement de la procédure de la signature électronique

En cliquant sur « Lancer », vous validez la procédure et le logiciel s’occupe du reste : les signataires vont automatiquement recevoir un lien de notre partenaire Universign par mail qui les invite à consulter et signer le document.

Les avantages des solutions en full web VILOGI

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Adopter le SaaS c’est avoir son bureau en mobilité avec l’ensemble des fonctionnalités et des archives.

Par ailleurs, le fonctionnement du logiciel est indépendant d’un système d’exploitation et il n’y a pas de contrainte d’équipement.
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