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Assistance comptable pour syndic de copropriété !  avec le logiciel syndic de copropriété
Assistance comptable pour syndic de copropriété !

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Mandat du syndic de copropriété - paramétrage

Gestion des outils du syndic de copropriété avec le logiciel syndic en full web


Le mandat du syndic figure dans la liste des documents à mettre à la disposition des copropriétaires

Il est nécessaire de rappeler les textes qui font références à l'obligation des syndics de donner aux copropriétaires l'accès en ligne aux documents de la copropriété et la liste oblgatoire de ces documents.

La loi du 23 novembre 2018 dite loi Élan indique que le syndic de copropriété doit proposer aux copropriétaires un accès en ligne des documents relatifs à la gestion de la copropriété.

Le décret du 23 mai 2019 détermine la liste minimale des différents documents mis à la dispositions des copropriétaires dans l'espace dématérialisé. Ce texte s'applique à partir du 1er juillet 2020.

 

La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l'immeuble, mis à disposition par le syndic professionnel dans l'espace en ligne sécurisé accessible à l'ensemble des copropriétaires, est la suivante :
1° Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
2° La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965;
3° Le carnet d'entretien de l'immeuble ;
4° Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
5° Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
6° L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
7° Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
8° Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
Le contrat de syndic en cours.

Accès en ligne aux documents de la copropriété

3 févr. 2020

La loi du 23 novembre 2018 dite loi Élan indique que le syndic de copropriété doit proposer aux copropriétaires un accès en ligne des documents relatifs à la gestion de la copropriété.


Le numéro des mandats du syndic sur le logiciel syndic

Le logiciel syndic de copropropriété permet de générer des numéros de mandat automatiquement.

Ces numéros de mandats sont configurés de manière à pouvoir l'identifier chronologiquement.

Dans l'exemple ci-dessous, on aperçoit le numéro du mandat M-04-2020-000001

Caractère 1 : une lettre au choix du syndic, ici nous avons la lettre M pour Mandat

Caractère 2 : le tiret qui sépare chacune des zones

Caractère 3 à 4 : le mois de génération du numéro de mandat

Caractère 5 : le tiret qui sépare chacune des zones

Caractère 6 à 9  : l'année de génération du numéro de mandat

Caractère 10 : le tiret qui sépare chacune des zones

Caractère 11 à 16 : le nméro chronologique du mandat (la largeur de cette zone peut être réduite)

Ce numéro par défaut a été mis en place avec le concours de syndics professionnels, mais il peut s'adapter en fonction des besoins du syndic.
Paramétrer le numéro des mandats du syndic

Le numéro des mandats du syndic sur le logiciel syndic


Paramétrer le numéro des mandats du syndic

  1. Aller dans le menu PARAMETRAGE en haut à droite de chaque écran
  2. Cliquer sur le menu SEQUENCES

 

Pamétrer le numéro des mandats du syndic de copropriété

Paramétrer le numéro des mandats du syndic

Apparaissent les 2 types de mandat à paramétrer

  1. Le n° Mandat du Syndic
  2. Le n° Mandat pour les prélèvements
  3. Le libellé correspondant au format du numéro de mandat
  4. Un exemple du format tel qu'il appraitra lorsque le syndic enregistrera un nouveau mandat
  5. Cliquer sur l'icône bleu pour modifier le paramétrage du numéro de mandat du syndic

Le format de vos numéros de mandat de syndic de copropriété

On retrouve ici les différents champs qui permettent de paramétrer le format de vos mandats de syndic de copropriété

Ce qui est important de noter c'est le champs n° 4 dans l'image qui correspond à la longueur en chiffre du numéro chronologique qui s'incrémenteta automatiquement par le logiciel lorsque le syndic de copropriété enregistrera un mandat (figurant dans le carnet d'entretien de la copropriété).

Le format de vos numéros de mandat de syndic de copropriété

Le format de vos numéros de mandat de syndic de copropriété

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    • La visite technique des immeubles (application sur PC et application mobile sur Smatphone et IPhone)
    • Le carnet numérique du logement
    • La gestion électronique des documents (GED)
    • L'application mobile pour les propriétaires (Smatphone et IPhone)
    • Un centre de diffusion pour piloter vos communications avec les propriétaires, incluant une messagerie intégrée
    • L’envoie des notifications pas SMS
    • Les lettres recommandées électroniques
    • La télétransmission automatisée des données au REGISTRE DES COPROPRIETE
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    • Les sauvegardes assurées par VILOGI
    • Les mises à jours automatiques
    • Les exports de vos données à tout moment
    • Outils de pilotage pour l'administrateur de biens mono et multi-agences
    • Les API pour développer vos propres applications mobiles
    • ....
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