Reprise des comptes de travaux par le nouveau syndic

Reprise des travaux lors de la reprise des soldes de la copropriété


La reprise des comptes travaux en copropriété nécessite une attention particulière

  • En effet, il est fort probable qu'avant la reprise des comptes par le nouveau syndic (au premier jour de l'exercice repris), des travaux ont été votés, budgetés, appelés, facturés et payés par l'ancien syndic sur les exercices précédents et que ces travaux soient toujours en cours d'exécution, et ne soient pas cloturés

 

  • Il faut garder à l'esprit que la reprise des comptes par le nouveau syndic doit intervenir au premier jour de l'exercice repris.

Exemple: pour une copropriété dont l'exercice couvre du 01/01 au 31/12, le nouveau syndic reprend la gestion des comptes de la copropriété le 22 juin 2012, il devra reprendre les soldes au 01/01/2012 et reconstituer toutes les écritures comptables passées par l'ancien syndic depuis le 01/01/2012.

OBJECTIF: Reconstituer l'annexe 5 relative au suivi des travaux en cours (travaux non cloturés)


Il y a lieu de reconstituer l'historique des traitements relatifs à ces travaux effectués par l'ancien syndic, de manière à:

  • Affecter à chaque copropriétaire le montant qu'il aura été appelé pour chaque budget travaux en cours (non cloturés)
  • Disposer d'une situation financière précise de chacun des travaux entrepris par l'ancien syndic
  • Reconstituer l'annexe 5 relative au suivi des travaux en cours (non cloturés)
  • Pourvoir présenter aux copropriétaires aux AG les annexes financières 4 et 5 fidèles à la réalité.
Procédure pour la reprise des compte travaux dans une copropriété

Cette procédure est indispensable afin de reconstituer les écritures à la date de la reprise et de restituer aux copropriétaires des comptes précis lors de la régularisation qui intervient au moment de la cloture de ces travaux.

Préalable : Pour reconstituer les compte des travaux en cours (non-clôturés) à la date de la reprise, le nouveau syndic devra collecter les données relatives aux travaux pour pouvoir répondre aux questions élémentaires suivantes:

 

  1. Quels sont les budgets TRAVAUX ET OPERATIONS EXCEPTIONNELLES non cloturés qui ont été entrepris par l'ancien syndic ?
    • Reconstituer les différents budgets travaux en cours
    • Repérer les differents types de travaux décidés :
      • Travaux décidé en AG reconnaissables par la nomenclature des comptes (10210xxx, 70210xx et 67110xx)
      • Travaux urgents reconnaissables par la nomenclature des comptes (10220xxx, 70220xx et 67120xx)
      • Etudes techniques/diagnostics/consultations reconnaissables par la nomenclature des comptes (10230xxx, 70230xx et 67130xx)
      Les lettres xx ci-dessus correspondent aux différents budgets travaux et seront générés par le logiciel lors de la création des budget travaux.
  2. Quels sont les montants des appels de fonds TRAVAUX ET OPERATIONS EXCEPTIONNELLES qui ont été appelés auprès des copropriétaires par l'ancien syndic pour les différents travaux en cours ?
    • Recenser les montants appelés à partir des comptes 10200xx ou 70200xx en fonction des logiciels utilisés par l'ancien syndic.
  3. Quels sont les montants facturés par les prestataires qui ont réalisés les travaux ?
    • Recenser les montants facturés par les prestataires qui figurent sur les comptes 6710xxx de la copropriété.
  4. Quels sont les montants des factures travaux payées aux prestataires qui ont réalisés les travaux dans la copropriété?
    • Recenser les montants payées par le syndic aux prestataires qui ont réalisés les travaux.
    • Recenser les montants restant à payer aux prestataires au jour de la reprise.

    L'ensemble de ces information figure obligatoirement sur l'annexe V qui récapitule les informations relatives aux travaux en cours dans la copropriété (et donc non cloturés).


Une fois ces éléments collectés, il sera possible de saisir la reprise des comptes travaux comme ci-dessous:

 

  • Dans la reprise des soldes de la balance de l'ancien syndic (au 1er jour de l'exercice), saisir les comptes "globaux" des comptes de travaux. (compte 1020xx/70200xx sans tenir du détail par copropriétaire) et 67100xx.


Saisir bien entendu les autres comptes de reprises (dettes des copropriétaires, sommes dues aux fournisseurs, compte banque....)

 

  • Lorsque la saisie est terminée, vérifier que le total de la colonne DEBIT est égal au total de la colonne CREDIT:

Ceci est crucial pour la suite de la gestion de la copropriété.

Une balance de reprise des soldes NON EQUILIBREE entrainera une dégradation de la qualité du travail du gestionnaire qu'il sera difficile de redresser par la suite

 



Exemple pour une reprise des comptes au 01/01/2012:


Le compte travaux repris d'une copropropriété fait ressortir pour les travaux de façade
Pour éclairer la procédure nous prenons pour exemple une copropriété consitué de 2 lots (2 copropriétaires).
  • Le montant du budget est de 20.000€.
  • Le montant appelé auprès des copropriétaires sur les execices précédents s'élèvent à 15.000€
  • Le montant facturé par le prestataire sur les exercices précédents s'élève à 9385.00€
  • Le solde du compte du prestataire s'élève à 5615€ au jour de la reprise des comptes, ce qui veut dire que les factures ont été payés à hauteur de 3770€ (9385€-5615€)

La reprise des comptes travaux en copropriété nécessite une attention particulière


Saisie des Anouveaux (reprises des soldes des comptes au dernier jour de l'exercice précédent le 31/12/2011)

 

 Ecran de saisie de la reprise des soldes de la copropriété

 

ATTENTION!
  • Ne pas passer les écritures entourées par un cadre vert dans l'image ci-dessous
  • Ces écritures sont passées automatiquement par le logiciel lorsque vous saisirez un montant dans le compte 671000. (voir les explications plus bas).
Reprise des soldes des comptes travaux de la copropriete

Saisie des Anouveaux (reprises des soldes des comptes au dernier jour de l'exercice précédent le 31/12/2011)

4.  On aperçoit ici le montant total des appels de fonds travaux (15.000€) appelés auprès des copropriétaires durant les exercices précédents (avant la date de la reprise)


Attention! c'est le montant total des appels de fonds, qui ne peut couvrir qu'un seul budget travaux!


Au cas ou le syndic est confronté à plusieurs reprises de compte travaux, il faudra bien entendu créer autant de budget travaux que nécessaire, puis passer une écriture du compte appel travaux 102000xx correspondant.


Le logiciel créera automatiquement autant de compte travaux (10200001, 102000002, 10200003....)
que vous aurez créé de budget travaux et portent le même libellé que le budget travaux.

 


  Cette écriture de reprise des appels de fond travaux est à passer au crédit !

 

5. Ici les écritures relatives à la facturation des travaux par le fournisseur pour 9385,00€


Lorsque la première écriture (compte 671000) est saisie (pour le montant des factures enrtegistrées (et pas forcément payées), le logiciel passe autopmatiquement la seconde (102000xx à 702000xx en vert sur l'image). Vous n'avez donc pas à passer cette seconde écriture, elle apparaitra automatiquement.

 


Cette écriture de reprise du compte des factures du (ou des) prestataire est à passer au débit !

Les comptes 671000xx sont toujours débiteurs.
Rappelons que les comptes 671000xx sont créés automatiquement par le logiciel à la création des budgets travaux, et portent le même libellé que le budget travaux.


En cas d'erreur, il n'est pas possible de modifier cette écriture, (le logiciel vous le rejettera), vous devrez donc la supprimer, ce qui entrainera la suppression automatique de la seconde écriture.
Puis vous la ressaisirez sans erreur cette fois !!!

 

6. Ici, c'est le solde du compte du fournisseur de travaux qui apparait :

Dans notre exemple, le montant du budget des travaux décidés est de 20.000€, et la 1ère facture du fournisseur s'élève à 9385,00€, il reste donc du au prestataire 5615.00€.
On ne se préoccupe pas ici du montant payé, qui est la différence entre le montant des factures et le solde du au fournisseur.

 

7. Comme toujours, les montants des colonnes débit et crédit doivent OBLIGATOIREMENT être égaux!!!

 

A ce stade nous pouvons vérifier les éléments financier du budget travaux. 

 

 


Point de la situation des documents après cette première étape de reprise des comptes travaux.

situation financière des travaux fait par le syndic de copropriete

Point de la situation des documents après cette première étape de reprise des comptes travaux.

 

 ETAT FINANCIER DES TRAVAUX : ce document est disponible tout en bas de l'écran du budget travaux

 

8. On reconnait ici le montant des appels de fonds travaux appelés par l'ancien syndic, montant saisi dans la reprise des soldes (compte 102000xx).

 

9. Le montant des factures du fournisseur des travaux, enregistrées par l'ancien syndic apparait bien pour le montant saisi dans la reprise de soldes.
Jusque là tout est correct...

 

10. Le montant payé par les copropriétaires n'apparait pas. Ce qui est bien ennuyeux car le nouveau syndic doit pouvoir disposer de cette donnée.

 

11. Le montant des factures payées aux fournisseurs au titre de ces travaux n'apparait pas non plus...

 


Voici les éléments un extrait du tableau de contrôle de cohérence de l'écran d'accueil

Une vérification a faire immédiatement après avoir terminé ces traitements est de se rendre sur l'écran d'accueil du logiciel.

Le cadre intitulé "contrôles de cohérence" permet de s'assurer que les balances des comptes sont bien équilibrés après ces traitements et que tout est en ordre pour continuer à gérer cette copropriété sereinement.

Voici les éléments un extrait du tableau de contrôle de cohérence de l'écran d'accueil de votre logiciel de syndic VILOGI.

Vérification de l

Voici les éléments un extrait du tableau de contrôle de cohérence de l'écran d'accueil

 

Après vérification l'ensemble des mouvements de la reprise travaux s'est terminée avec succès.

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
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