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Assistance comptable pour syndic de copropriété !  avec le logiciel syndic de copropriété
Assistance comptable pour syndic de copropriété !

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Utiliser l avance de trésorerie pour financer les travaux

Logiciel de gestion syndic: comment traiter les avances de trésorerie


Financer les travaux avec les avances de trésorerie de la copropriété

RAPPEL : ne jamais passer d'écritures sur les comptes d'avances de trésorerie (103000xx)! 
Voici les étapes à suivre pour restituer les avances de trésorerie aux copropriétaires pour financer les travaux avec le logiciel de syndic VILOGI
  1. Créer un budget AVANCES de TRESORERIE en NEGATIF
  2. Lancer les appels de fonds correspondant à ce budget AVANCES de TRESORERIE en NEGATIF cela aura pour conséquence de restituer les avances de trésorerie sur le compte "courant" de chaque copropriétaire.
  3. Créer le budget travaux s'il n'a pas encore été fait sur l'application
  4. Lancer les appels de fonds pour travaux à partir du budget travaux souhaité
Après ces traitements les copropriétaires seront appelés des appels de fonds TRAVAUX d'une part (un montant à payer) et d'autre part il leur sera restituer le montant des avances.


Explications :

Les propriétaires ont constitué au fil des années une avance de trésorerie. :

  • Cette avance de trésorerie, les copropriété l'ont réalisée en vue de travaux futurs, sans en connaitre la nature exacte au moment de cette constitution
  • Il arrive un moment où, à l'occasion du lancement de travaux, les copropriétaires décident de "piocher" dans cette réserve pour financer les travaux
Ce tutoriel a donc pour objet de transférer l'avance de trésorerie sur le compte courant de chaque copropriétaire

Pourquoi transférer l'avance de trésorerie sur le compte courant des copropriétaires ?

Le but ici est de faire financer les travaux (en totalité ou partiellement) par les avances de trésorerie constituées par les copropriétaires :

  • Les avances de trésorerie sont comptabilisées pour chaque copropriétaire dans un compte particulier (103000xx)
  • Le compte "courant" utilisé habituellement pour gérer le compte des copropriétaires est le compte (450000xx)
  • Ces 2 comptes sont donc gerés indépendamment 


Le traitement que nous allons faire ici, va consister à transferer une partie du compte «avances de trésorerie» vers le compte courant de chaque copropriétaire.

Ainsi le compte courant des copropriétaires sera "gonflé" par ce transfert d'avances de trésorerie : A l'inverse le compte avances de trésorerie de chaque copropriétaire sera réduit d'autant. De même le compte avances de trésorerie de la copropriété se verra réduit de la somme totale transferée vers les comptes des copropriétaires.

  • Juste après avoir réalisé ce premier traitement, le gestionnaire pourra lancer un appel de fonds pour les travaux en question
  • En appelant des fonds, les comptes des copropriétaires seront crédités (dégonflés) ce qui annulera le transfert d'avance effectué précédemment
  • En conséquence, dans un premier temps le gestionnaire ajoute des fonds sur les comptes des copropriétaires, puis retire ces fonds par la génération d'appels de fonds pour travaux
Bien entendu, il est nécessaire et indispensable que le budget travaux ait été préalablement créé, pour pouvoir lancer les appels de fonds conséquents.

Pour chacun des traitement, le logiciel se charge de passer toutes les écritures automatiquement :  après ces traitements, figureront sur le compte des copropriétaires, les 2 écritures correspondantes:

  • Restitution de l'avance de trésorerie
  • Appel de fonds travaux

Exemple concret de pour financer les travaux de la copropriété avec les avances de trésorerie

Rappelons que les avances de trésorerie sont comptabilisées dans les comptes :

  • 103100 Avances de trésorerie
  • 103200 Avances dépense et travaux non encore votés Article 18§ 5
  • 103300 Autres avances

Nota: Le compte 103000 comptabilise le montant total de l'avance de la copropriété alors que le détail des avances de trésorerie par copropriétaire apparait sur le relevé de compte de chaque copropriétaire.

Dans l'exemple qui suit :

        • Une copropriété a constitué une avance de trésorerie (compte103100) pour un montant de 3000€
        • Cette avance a été appelée et payée par les 3 copropriétaires

Voici le relevé de compte d'un des copropriétaires, Monsieur LEBLANC Antonin

Utiliser les fonds de l avances de trésorerie de la copropriété pour financer les travaux

Exemple concret de pour financer les travaux de la copropriété avec les avances de trésorerie

  • Le relevé de compte du copropriétaire LEBLAN Antonin fait apparaitre un solde d'avance de trésorerie de 1245€
  • Ce montant est celui qu'il a réellement payé lors de la constitution de cette avance en 2012
  • En 2013 l'AG a décidé de piocher dans cette avance et d'utiliser 2000€ (sur les 3000€)


La solution consistera à créer un nouveau budget sur avances qui aura la particularité de saisir le montant de ce budget en NEGATIF de manière à appeler un montant fictif et négatif.


Pour faire un budget sur avances, reportez-vous au tutoriel
Faire les appels de fonds avances de trésorerie en copropriété 

Faire un Budget sur Avances en NEGATIF

Faire un Budget sur Avances en NEGATIF

Utiliser les avances de trésorerie des copropriétaires avec le logiciel syndic VILOGI

Faire un Budget sur Avances en NEGATIF

  • Après avoir enregistré, lancer l'appel de fonds, le logiciel passe toutes les écritures concernant les comptes d'avances de chaque copropriétaire au prorata des lots et des clés de répartition.
  • Vous n'avez aucune écriture à passer! Le logiciel est prévu pour ça...

Relevé de compte du copropriétaire après avoir lancé l'appel de fonds en NEGATIF

1 - Le logiciel a passé automatiquement l'écriture au crédit du compte courant du copropriétaire  :  cette écriture consiste à déduire le montant de l'avance à utiliser pour chaque copropriétaire

Dans cet exemple, le montant initial de l'avance global de la copropriété s'élevait à 3000€ :

  • L'avance à utiliser pour financer les travaux sont de 2000€.
  • L'avance figurant sur le compte du copropriétaire LEBLANC Antonin s'élevait à 1245€
  • Lors du lancement des appels de fonds des avances (en négatif), le logiciel à calculé que la part du copropriétaire LEBLANC Antonin s'élève à 880€
utiliser les avances de tresorerie après appel de coproprietaire

Relevé de compte du copropriétaire après avoir lancé l'appel de fonds en NEGATIF

2 - Le solde de son compte est maintenant créditeur, ce qui veut dire qu'il dispose de ce montant (880€) sur son compte courant pour payer les appels de fonds pour travaux (appels de fonds qui seront lancés prochainement pour financer les travaux).

3 -  Le compte d'avance du copropriétaire s'élève maintenant à 365.00€ correspondant au montant initial (1245.00€) moins les 880.00€ de restitution de l'avance sur son compte courant.

 

Vous n'avez aucune écriture à passer !

 


Situation comptable copropriété du Compte 103000 avances de trésorerie après transfert

4 - Le compte 103000 avances de trésorerie présentait à l'origine un solde (créditeur) de 3000€

5 - On voit ici les montants correspondants aux appels de fonds pour la reprise des avances (ecritures passées automatiquement par le logiciel de syndic de copropriété)

  • Les 880€ de LEBLANC Antonin apparaissent sur la première ligne au débit du compte
  • Le montant total des reprises des comptes des 3 copropriétaires s'élève bien à 2000€ (880€ + 720€ + 400€)
Compte 103000 avances de trésorerie après transfert

Situation comptable copropriété du Compte 103000 avances de trésorerie après transfert


6 - Le solde après reprise des avances de trésorerie s'élève maintenant à 1000€ (3000€ - 2000€)

 

  • Vous n'avez aucune écriture à passer!

 


Reste maintenant à lancer les appels de fonds travaux de la copropriété

Après avoir lancer l'appel de fonds pour avances de trésorerie en NEGATIF :

  •  Il restera à lancer l'appel de fonds pour travaux (voir à ce propos le tutoriel pour la gestion des travaux en copropriété)
  • En lançant les appels de fonds travaux, les copropriétaires auront normalement à payer ces appels de fonds
  • Si préalablement, les appels d'avances en négatif ont été passés, cela viendra diminuer d'autant les appels de fonds pour travaux

RAPPEL :

Surtout ne passer aucune écriture sur les comptes d'avances (103000xx) ni sur les comptes 105000xx (avances ALUR fonds de travaux)

  • ni sur les comptes travaux (102000xx)
  • et encore moins sur les comptes 110000 et 119000!

Ces comptes sont réservés au système qui passe les écritures automatiquement, sans intervention de votre part!!!

 

 

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
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