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Quand le montant du budget est différent du montant des appels de fonds

Causes principales d'anomalies comptables


Anomalie sur les montants budget/appels de fonds?

Cette anomalie apparait lorsqu'un message d'alerte apparait sur l'écran d'accueil dans le cadre intitulé "Contrôle de cohérence"

 

Le tableau de contrôle de cohérence est un guide qui présente les éventuelles anomalies décelées dans les comptes de la copropriété, notamment lorsque les comptes sont cloturés.

 

Lorsque le gestionnaire clôture un exercice, le logiciel effectue préalablement la reddition des comptes (appellée aussi "régularisation des comptes") puis solde les comptes de l'exercice clôturé pour les transferer sur l'exercice suivant.

 

Lors de la régularisation des comptes, le logiciel effectue de nombreux calculs concernant l'exercice clôturé:
  • Calcul du montant des appels de fonds appelés par copropriétaires sur l'exercice
  • Restitution de ces appels de fonds 
  • Calcul des dépenses réelles par lots/tantième/copropriétaire
  • Imputation du résultat (différence entre les appels de fonds et les dépenses réelles) sur les comptes de chacun des copropriétaires
Si le montant des appels de fonds appelés par l'ancien syndic + ceux appelés par le nouveau syndic--> total des comptes 7010000) ne correspond pas au montant du budget voté par l'AG (figurant dans le budget sur le logiciel), le logiciel fait ressortir cette différence avec la notification qui alertera le gestionnaire sur l'écran d'accueil.

 

Deceler une anomalie sur la difference entre les montants budget appels de fonds

Anomalie sur les montants budget/appels de fonds?

Pourquoi une telle anomalie ?

 

Cette anomalie est typique des reprises de soldes (reprise des comptes par un nouveau syndic).

Lors d'une reprise de soldes,  il est fréquent d'observer une différence entre le montant des appels de fonds appelés par l'ancien syndic et le montant du budget voté par l'AG.

 Lorsque le nouveau syndic reprend les comptes:

  • Il ressaisit les montants figurant dans les comptes de l'ancien syndic (reprise des soldes, puis reconstitution des comptes entre le 1er jour de l'exercice et le jour du changement de gestionnaire).
  • Puis il continue la gestion de la copropriété, notamment en appelant des appels de fonds calculé sur la base du budget voté.

C'est à ce niveau que cela commence diverger, car les appels de fonds générés par l'ancien syndic, ne correspondent pas avec ceux appelés par le nouveau syndic avec le logiciel VILOGI.

 


Comment traiter cette anomalie dans les comptes

 Le traitement va donc consister à adapter les comptes de manière à ce que le montant des appels de fonds de l'exercice correspondent au montant du budget

 

Ce traitement se fera en "extra comptable" c'est à dire:

  • sans modifier les comptes de la reprises (dont les soldes débit et crédit doivent bien sûr être équilibrés),
  • sans modifier le compte des copropriétaires
  • sans passer d'écritures

Voici les différentes étapes de ce traitement:

  1. déclôturer l'exercice qui présente l'anomalie (le permier exercice cloturé par le nouveau syndic)
  2. relever le montant ressorti dans l'alerte
  3. relever le montant des appels de fonds appelés auprès de l'ensemble des copropriétaires par l'ancien syndic
  4. relever le montant des appels de fonds appelés par le nouveau syndic
  5. créer une nouvelle clé de répartition dont le total des tantièmes sera égal au montant des appels de fonds appellés par l'ancien syndic
  6. créer un nouvelle ligne au budget égale au montant de la différence entre les appels de fonds appellés par l'ancien et le nouveau syndic
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