Votes par correspondance saisis via extranet

Suite à cette nouvelle fonctionnalité de VILOGI, votre logiciel de gestion syndic en ligne, vos copropriétaires ont la possibilité d’enregistrer leurs votes par correspondance via leur espace extranet directement.

Plus de perte de temps pour saisir les votes par correspondance à la main, vous pourrez récupérer les votes saisis via extranet automatiquement !

Dans ce tutoriel, nous allons voir comment cela doit être paramétré et comme ça se passe du côté des propriétaires.

Tout d’abord, vous devez créer votre assemblée sur le logiciel pour la rendre disponible sur l’extranet. Voici le tutoriel qui explique comment créer son assemblée sur VILOGI :

https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/preparer-la-convocation-de-l-assemblee-generale-des-coproprietaires-partie-1-2_28-291-1-0-1.php

Pour que les propriétaires aient l’accès à cette assemblée, vous devez renseigner la date d’envoi de convocation comme ci-dessous :

Si vous avez bien renseigné la date d’envoi de convocation dans l’assemblée, les propriétaires pourront la consulter dans le menu « Mes assemblées générales » à gauche de leur écran.

En cliquant sur ce menu, ils auront l’accès à toutes les AG de leur immeuble que vous avez rendues visibles sur l’extranet. Les propriétaires doivent cliquer sur la ligne « Votes par correspondance » pour pouvoir voter en ligne.

Après avoir cliqué sur « Votes par correspondance » de l’assemblée à venir, les propriétaires auront l’accès à toutes les résolutions et pourront enregistrer leurs votes, comme ci-dessous.

Une fois les votes saisis, il faut cliquer sur le bouton « Valider »

Suite à la validation de ses votes, le propriétaire va devoir mettre sa signature (en utilisant sa souris ou son doigt si connecté via une tablette) qu’il pourra effacer et recommencer si besoin.

A la validation de sa signature, un message automatique ressortira sur son écran : « Cette action est irréversible !! Etes-vous sûre de vouloir continuer ? » pour éviter toute erreur de saisie des votes avant de les valider.

Une fois les votes validés, le propriétaire aura le PDF des votes par correspondance rempli et signé sur chaque page.

Le syndic va aussitôt recevoir un mail automatique de validation des votes par correspondance de ce propriétaire. En p.j de ce mail, vous trouverez le document rempli et signé. Le propriétaire concerné sera en copie de ce mail pour avoir la confirmation de la bonne réception de ses votes par correspondance.

Après la réception du courriel, allez dans votre assemblée et descendrez tout en bas au niveau des propriétaires présents. Cliquez sur le nom du propriétaire concerné et mettez la date correspondante à la date de réception du mail. Suite à la saisie de date, le logiciel va récupérer tous les votes de correspondance du propriétaire. Il vous suffit juste de cliquer sur « Valider » pour enregistrer.